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Juin 2017

S. Charron

Avantages d'une solution d'affaires bâtie sur Office 365

Ces avantages sont classés en cinq catégories :

  1. Lieu de travail d'équipe,

  2. Lieu de stockage des contenus d'affaires,

  3. Administration, fiabilité et sécurité,

  4. Suite Office en ligne et sur postes locaux,

  5. Messagerie et communications unifiées.

Le but de ce recueil exhaustif est d'y repérer une dizaine de caractéristiques et avantages significatifs pour accélérer votre entreprise: utiles pour justifier votre projet de mise en place. Brisons la glace, avec la vidéo de 2m12 ci-contre qui présente la transformation numérique telle que vue par Microsoft en 2014. Imaginez aujourd'hui !

1. Lieu de travail d'équipe : collègues, clients & fournisseurs

Collection hiérarchique de sites :

  • Collections de sites bien modélisées,

  • Sites complets d'équipe pour débuter,

  • Droits spécifiques d'accès, d'édition et d'extension,

  • Contenus en français,

  • Identité visuelle des sites,

  • Gabarits de sites, de listes et de bibliothèques,

  • Adhésion aux standards modernes de navigation.

Avantage: Portail et extranets prêts à être personnalisés

  • Adapté aux activités de gestion, de marketing, de ventes, de RH, d'admin et de projets,

  • Règles d'utilisation et droits d'accès établis,

  • Expansions et adaptations simples,

  • Adhésion facilitée de tout le personnel,

  • Apprentissage au moment opportun dans un contexte d'affaires.

Gestion moderne des contenus d'affaires :

  • Édition multiusager en simultanée,

  • Contrôle de versions: majeures (et brouillons),

  • Suivi et notification spécifique,

  • Approbation sur place si nécessaire,

  • Édition et publication séparée si nécessaire,

  • Vues filtrées et personnelles,

  • Conversion de format,

  • Accès via le web ou par logiciels locaux,

  • Recherche avec filtres avancés,

  • Flux d'actualités par site.

Avantage: Facilite le travail d'équipe performant

  • Gain de confiance entre collègues,

  • Personnel proactif à partager les contenus,

  • Plus simple de déléguer,

  • Mieux traiter les urgences d'affaires et changements à la planification,

  • Personnel plus efficace, plus méthodique et plus précis,

  • Personnel mieux organisé et mieux guidé dans ses tâches,

  • Personnel informé sans effort des nouveaux contenus et des mises à jour de leurs collègues,

  • Approbations simplifiées + publications/distributions,

  • Regroupement et partage des contenus selon les priorités du moment,

  • Toujours accès à la bonne version,

  • Plus simple de se tenir au courant, de trouver rapidement le bon document, d'éviter certaines tâches et le dépassement des échéances.

Synchronisation des contenus d'équipes et individuels :

  • Effective sur postes de travail mobiles ou fixes,

  • Contenus individuels privés ou publiques au choix,

  • Sauvegardes locales suivi de la synchronisation,

  • Contenus disponibles sur poste locaux.

Avantage: Fichiers à jour sur tous vos appareils

  • Contenus accessibles de partout,

  • Élimination des tâches manuelles de synchronisation,

  • Nul besoin d'importer/exporter pour partager ou d'être connecté pour accéder aux documents,

  • Sauvegarde rapide des gros fichiers,

  • Fini les backups de vos fichiers personnels.

Extranets sans frais pour clients et fournisseurs :

  • Sites de travail d'équipe avec les clients et fournisseurs;

  • Site de publication commun à tous les clients,

  • Site de publication commun à tous les fournisseurs.

Avantage: Implications directes avec les clients et fournisseurs

  • Planification et suivi de projets en collaboration,

  • Travaux et documents personnalisés par client,

  • Tenue à jour et diffusion facilitées des documents,

  • Réduction des délais de révision, d'approbation...

  • Conseils plus adaptés et mieux diffusés,

  • Plus réceptif aux changements demandés,

  • Favorise la participation et la fidélisation de la clientèle,

  • Contenus privés sur les produits et services destinés aux clients et aux fournisseurs: actualités, formations, FAQ, documents/photos...

Réseau social d'entreprise Yammer :

  • Groupes publics ou privés,

  • Réseaux interne ou externe,

  • Sondages express,

  • Annonces et compliments,

  • Engin de recherche,

  • Notifications,

  • Disponible sur tout appareil.

Avantage: Entreprise plus agile et à l'écoute

  • Réponses et aides ad-hoc plus rapides,

  • Sens de l'appartenance plus développé,

  • Échanges directs d'idées, de trucs et astuces, d'histoires...

  • Interactions privées avec ses clients pour mieux les comprendre, les renseigner et les fidéliser,

  • Innovations encouragées en rapprochant tout le monde de l'action.  

Avantage: Accélère l'adoption par tous

  • Intégration rapide des nouveaux employés,

  • Moins de dépendance envers les super-utilisateurs,

  • Tient compte des disponibilités et des habilités du personnel.

Formations de PMEnuage :

  • Présent guide disponible en tout temps,

  • Présente guide tenu à jour quotidiennement,

  • Collection de sites dédiés à l'autoformation du personnel,

  • Exercices proposés dans les différentes pages du guide.

2. Lieu de stockage des contenus d'affaires

Stockage de contenus sur documents, images, vidéos, pages wiki interreliées, notes, calendriers, contacts, actualités, sondages et listes diverses (tâches, catalogues, statistiques, données, …) :

  • Modèles de documents et types de contenus,

  • Classements variés,

  • Archive et récupération,

  • Capacité immense de stockage,

  • Stockage individuel et d'équipe,

  • Portail de vidéos à la Youtube,

  • Réseau social d'entreprise,

  • Service anti-virus en tout temps et toujours à jour.

Avantage: Capacité de stocker, réutiliser, partager et transmettre les contenus d'affaires

  • Correspondances, mémos, compte-rendu, rapports, manuels, articles, propositions, CV, pamphlets, albums d'images/vidéos...

  • Moins de classeurs de papiers,

  • Moins de duplications,

  • Respect des exigences de sécurité et de conformité de l'entreprise,

  • Meilleures pratiques d'affaires et plus faciles à tenir à jour,

  • Enrichissement d'expertise, à la fois tacite et formelle,

  • Plus grande capacité d'innover,

  • Conseils basés sur le savoir-faire, les actualités, les discussions...

  • Intégration plus rapide du personnel,

  • Partage d'informations recueillies à des évènements externes.

Banque centralisée des termes de l'entreprise :

  • Hiérarchiques et multilingues,

  • Support de synonymes et de branches réutilisables

  • Droits d'édition par groupe de métadonnées,

  • Démotion de termes sans devoir les supprimer.

Avantage: Noms universels des catégories, des produits, des tâches, des clients, des mots-clefs...

  • Classification simplifiée tout en étant plus formelle,

  • Recherche plus précise à travers le portail,

  • Mise à jour centralisée et sécuritaire de ces noms.

3. Administration, fiabilité et sécurité

Administration et support qui facilitent la gouvernance:

  • Console riche et simple d'administration,

  • Mises à jour automatiques de Microsoft,

  • Support technique 24/7/365 de Sherweb au Québec,

  • Communauté d'utilisateurs francophones,

  • Deux corbeilles : utilisateur & administrateur de 90 jours,

  • Abonnement par utilisateur, paiement mensuel,

  • Abonnements avec différentes licences / compte,

  • Transfert permis de licences entre membres.

Avantage: Tâches d'administration simplifiées et coûts réduits des TI

  • Installation, monitoring et entretien des logiciels et équipements simplifiés ou éliminés,

  • La technologie la plus récente en tout temps,

  • Support francophone 24/7/365,

  • Une suppression par erreur d'un document, d'une liste ou d'une bibliothèque est vite récupérée,

  • Aucune capitalisation, ni frais fixe,

  • Abonnement à moins de 2 minutes de paie par jour,

  • Coût s'ajustant avec le nombre réel de membres.

Sécurité omniprésente et adaptable:

  • Droits d'accès granulaires aux sites, listes, bibliothèques, dossiers et documents/éléments,

  • Combinaison flexible de 33 niveaux d'autorisations,

  • Politique de confidentialité,

  • Droits d'accès assignés à des groupes réutilisables.

Avantage: Contenus bien protégés

  • Aucun secret éventé,

  • Décentralisation possible du contrôle des droits d'accès,

  • Gestion simple des droits d'accès,

  • Gestion simple des mots de passe.

Fiabilité et performance digne de confiance :

  • Disponibilité du service en 2015 à 99.98 % : c'est 24/7 moins une dizaine de minutes par mois,

  • Centralisation des contenus d'affaires sur des serveurs redondants au Canada : surveillés 24h/24h par une équipe d'experts de Microsoft.

Avantages: Plus fiable et performant que sur une réseau local

  • À toute fin pratique, disponible en tout temps,

  • Excellent temps de réponse en tout temps,

  • Reprise simplifiée en cas de vols, d'une défectuosité d'équipement local ou d'un sinistre majeur.

4. Suite bureautique en ligne et sur postes locaux/mobiles

Office Online et les logiciels d'Office 2016 sur postes locaux :

  • Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Sway,

  • Outlook, Skype Entreprise, OneDrive Entreprise,

  • Accès natif aux contenus Office,

  • Disponible sur PC/Mac, iPad, tablette ou téléphone,

  • Tenu à jour en continue par Microsoft.

Avantage: Bâti sur des logiciels familiers connus de tous

  • Pas de formation supplémentaire nécessaire,

  • Simple d'emploi,

  • Jusqu'à 5 postes pat licence Office 365 au bureau, à la maison ou sur la route,

  • Édition de partout du web ou localement,

  • Édition gardant toujours 100% de fidélité du formatage sur le web ou sur poste local,

  • Tout le personnel emploie la même version et c'est toujours la plus récente version.

5. Messagerie et communications unifiées

Messagerie professionnelle et mature:

  • Adresses multiples par membre: internes et externes

  • Boites aux lettres partagées, de site et connectées,

  • Règles et réponses automatiques,

  • Groupes de distribution,

  • Signatures diverses,

  • Stratégie de rétention et filtres de blocage,

  • Ajout permis d'Apps commerciaux,

  • Service anti-spam en tout temps et toujours à jour,

  • Service anti-virus en tout temps et toujours à jour,

  • Stockage de grande capacité.

Avantage: Communications par courriels dignes de confiance

  • Courriels accessibles de partout sur tout appareil,

  • Accès familiers via Outlook,

  • Adresse de messagerie professionnelle avec le nom de votre entreprise,

  • Accès à ses courriels hors connexion,

  • Aucune publicité intrusive.

Fiches de contacts  par listes partageables:

  • Contacts inscrits dans diverses listes,

  • Configuration des champs d'une fiche-contact,

  • Liste privée ou partagée,

  • Contacts partagés et sécurisés via les sites,

  • Navigation intuitive.

Avantage: Classement divers et partage des contacts

  • Partage simplifiée des contacts d'affaires,

  • Publipostage personnalisé avec Outlook,

  • Accès aux contacts hors connexion.

Calendriers divers et faciles à partager:

  • Calendriers des ressources partageables,

  • Gestionnaire de tâches,

  • Affichages horaire, journalier, hebdo ou mensuel,

  • Calendriers partagés et sécurisés via les sites,

  • Calendriers privés et partagés,

  • Navigation intuitive.

Avantages: Plus simple de gérer son temps, ses rendez-vous et travailler en équipe

  • Plus facile de gérer les conflits d'horaires,

  • Gestion simple des salles et des équipements pouvant être réservés par le personnel,

  • Accés aux calendriers hors connexion.

Réunion en ligne simplifiée :

  • Avec plusieurs centaines de personnes simultanément,

  • Participants internes ou externes,

  • Vidéo-conférence HD,

  • Participants avec photos,

  • Partage d'écran en un clic,

  • Prise de notes avec OneNote,

  • Navigation intuitive,

  • Messagerie instantanée,

  • Indicateurs de présence,

Avantage: Comme si vous travailliez ensemble en face à face

  • Réunion improvisée ou rejoindre une réunion en cours,

  • Ne manquez aucune réunion qui vous intéresse,

  • Participez à des réunions où que vous soyez,

  • Coût et délai de transport évités,

  • Respect des budgets et du planning,

  • Accroît l'esprit d'équipe,

  • Pour rapidement interagir avec ses collègues quelque soit la distance : Pour poser une simple question, Pour communiquer une information, Connaître la disponibilité de vos collègues.
 
 
 
 
 
 

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