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Banque (ou magasin) de termes centralisés

Tous les sites de votre environnement Office 365 partagent la même banque de termes présentée sur la page Sites et OneDrive. Celui-ci regroupe des listes hiérarchiques de termes, où chacune se nomme un ensemble de termes.

Banque de termes

Cette banque est très pratique. Le plus long sera de lister vos termes spécialisés. Bonne nouvelle ! Une banque de départ est incluse avec ÉcoSphère. De plus, en tant qu'administrateur Office 365, vous pouvez déléguer la mise à jour des ensembles de termes aux personnes autorisées. C'est très utile en autant que ces personnes aient été correctement formées. En effet, la banque de termes ne possède pas de corbeille de récupération et l'erreur est humaine !

Banque de termes et magasin de termes sont synonymes. Cette vidéo de 2m04 présente des exemples d'ensembles de termes et dévoile leurs nombreuses qualités d'affaires.

 

Les ensembles de termes servent à regrouper les choix disponibles pour les colonnes Métadonnées gérées  de vos listes et bibliothèques. Il est facile de garder les métadonnées à jour. Par exemple, si vous renommez un terme dans la banque de termes, le nouveau nom s'affichera aussitôt dans toutes les listes et bibliothèques où il est utilisé. De plus, l'engin de recherche est sensible aux métadonnées et leurs synonymes/acronymes (alias). Vous pouvez aussi créer des ensembles de termes bilingues et l'engin de recherche retrouvera les bons contenus quelque soit la langue des mots clefs de recherche.

Voici une vidéo de 4m51 qui détaille comment éditer la banque de termes. C'est un peu technique à prime abord, n'hésitez pas à la visionner de nouveau si nécessaire.

 

Important, pour pouvoir éditer les termes d'un groupe, il faut être l'un des responsables du groupe, un collaborateur ou l'administrateur de la banque de termes.

Pour terminer, voici une vidéo de 2m33 qui précise comment créer une colonne de métadonnées gérées et comment un utilisateur sélectionne une métadonnée dans un formulaire de saisie.

Je m'en voudrais de passer sous silence deux excellents articles du sympathique Greg Zelfond  publié le 5 juin 2016 :

Voici comment importer un ensemble de termes inscrits dans un chiffrier Excel. Le chiffrier étant plutôt fastidieux à créer, cette technique est surtout utile pour les ensembles de termes de centaines d'éléments.

 

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