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Bibliothèques et listes SharePoint Online : 28 trucs

Voici douze trucs de création, onze trucs d'édition et cinq trucs affichage pour faciliter votre travail quotidien avec les bibliothèques et les listes classiques. Ces trucs enrichissent les usages des documents personnels et d'équipe.

Note: En 2016, Microsoft a lancé des affichages (que l'on nomme modernes) des bibliothèques, des listes et des pages de site. Beaucoup d'encre a coulé sur le sujet. En 2017, il s'est ajoutés des collections de site à un site et des hub sites dont je suis loin d'être un fan. Toutefois, en 2018, Microsoft à suffisamment perfectionné ces affichages modernes pour atteindre une valeur ajoutée intéressante. Aujourd'hui, vous pouvez avoir à la fois le meilleur du classique et du moderne. La solution réside dans une configuration adaptée. En plus des trucs ci-dessous, je vous recommande de joindre le réseau Yammer Office 365experts pour vous tenir au courant de l'UX moderne de SharePoint Online.

Création
Création de bibliothèques/listes

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  • Dans une bibliothèque à l'ajout d'une colonne, si celle-ci est obligatoire, donnez-lui toujours une valeur par défaut. Si aucune valeur par défaut ne vous semble pertinente, inscrivez en une qui sera facile à trier ou filtrer, telle que À classer, -9999 ou 9/9/1999.  Cette valeur par défaut évitera à un fichier qui est glissé-déposé dans la bibliothèque d'être considéré comme un brouillon incomplet par SharePoint.

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  • J'emploie fréquemment les colonnes suivantes de métadonnées gérées: Code client, État courant, Type de projet, Catégorie et Année,  tous connectées à ma banque de termes. J'ajoute toujours un lien direct vers la banque de termes dans mes favoris de mon navigateur et même dans ma barre de tâches de Windows.

Banque de termes

  • J'active toujours au minimum les versions principales (Paramètres > Paramètres de contrôle de version > Créer des versions principales > OK ) et j'ajoute la colonne Version à au moins un des affichages (en général sur celui par défaut).

  • Lorsque chaque fichier ou élément ne doit être vu que par son auteur et les personnes ayant un droit d'approbation, sur la page Paramètres de contrôle de version, j'active l'approbation et les versions, suivi du choix Uniquement les utilisateurs pouvant approuver... Utile pour gérer des demandes individuelles de membres tout en les gardant confidentielles (il suffit de n'approuver aucune demande).

  • Si je suis le propriétaire d'un site, j'active toujours la fonctionnalité de site Navigation et filtrage de métadonnées (Paramètre du site > Gérer les fonctionnalités du site > Navigation et filtrage de métadonnées: Activer) et je défini des métadonnées (ex: catégorie, type de projet...) en tant que paramètres pour filtrer chaque bibliothèque/liste (Paramètres > Paramètres de navigation par métadonnées > Configurer les filtres clés > Ajouter les filtres > OK ). La boite de vos filtres s'affichera alors sous le menu de gauche.

  • Si le quota d'espace de votre portail est presque atteint, vous pouvez l'augmenter pour environ 3$ / an / GOctet ou partager un répertoire de votre bibliothèque OneDrive pour y transférer des fichiers volumineux qui ne nécessite pas de métadonnées. C'est souvent le cas d'album de centaines d'images. Voici comment en 1m21.

  • Voici en 2m01 comment insérer une colonne de site existante dans une bibliothèque. Les colonnes de site sont utiles pour fin de réutilisation lorsque les propriétés sont immuables entre bibliothèques.

  • Voici en 1m32 comment inclure des liens internes ou externes en tant que documents d'une bibliothèque ou en tant qu'indirections vers des liens externes.

  • Formatter l'affichage d'une colonne à partir de celles existantes s'avère souvent utile. Par exemple, la formule suivante crée un lien hypertexte vers un site en combinant les colonnes Dossier et Titre  de la même liste:

="<div style='text-align:left'><a title='Vers le sous-site "&Dossier&"'
     href='/sites/portail/dossiers/"&Dossier&"'>"&Titre&"</a></div>"

 

Cette autre formule se sert des colonnes Actif , Nom du projet  et Année  pour filtrer une liste ou une bibliothèque en fonction de la colonne Actif  de type Oui/Non:

=SI(Actif;[Nom du projet]&" - "&Année;"")

Remarquez que ce sont des  ;  qui séparent les énoncés de la condition Si  plutôt que des virgules. Si vous utilisez la version anglaise, ce seront alors des virgules.

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La syntaxe des colonnes de type Valeur Calculée  n'est pas des plus limpide. Petit truc, construisez votre colonne par étapes dans un fichier Notepad.

 

Voici deux références pour maîtriser les valeurs calculées qui souffrent de plusieurs limites par rapport à celles d'un chiffrier. Bonnes découvertes dans votre site de tests.

  - Formules courantes en français

  - Calculs de données

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  • Voici comment  interdire l'entrée de caractère d'espacement au début de la colonne de texte Nom du projet. C'est très utile pour créer par la suite un filtre qui n'affiche que les éléments dont la colonne contient au moins un caractère valide.

Eh oui ! Vous avez bien lu. C'est bien un point d'exclamation qui est utilisé, puisque le caractère [blank] n'est pas permis pour filtrer.

  • Voici un truc en 2m13 (eng) où tous les éléments d'une liste sont créés d'avance pour ne permettre que leurs édition sans en permettre l'ajout.

Édition
Édition de bibliothèques/listes

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  • J'édite plusieurs colonnes simultanément dans une vue Mode feuille de données sans oublier de cliquer sur le bouton Arrêter pour sauvegarder mes changements.

  • Je préfère une Boite de dialogue pour éditer les propriétés plutôt que d'afficher une nouvelle page. Si tel est votre cas, suivez cette séquence de clics: Paramètres > Paramètres avancés > Boites de dialogue : Oui.

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  • Ma 1ère colonne d'une vue est Modifier. Pour l'afficher, éditez la vue et  spécifiez la colonne Modifier (lien vers l'élément modifié)  en 1ère position.

  • De votre explorateur Windows, ajoutez ou supprimez directement des images sauvegardées dans une bibliothèques d'images de votre portail. Voici comment en 1m10. Souvenez-vous qu'après une suppression d'une image ou d'un répertoire, la corbeille à éventuellement utiliser est celle du site et non celle de Windows.

  • Voici en 2m36 comment déplacer des fichiers de votre portail Office 365 vers Outlook et vice versa. En prérequis, il faut créer un emplacement réseau pour chacune de vos bibliothèques à l'aide de votre explorateur local de fichiers.

  • Je suis certain que vous utilisez souvent un document existant pour en créer un nouveau. Si ce nouveau document est destiné à votre portail, vous devrez lui assigner de nouvelles métadonnées. Voici comment en 1m22 les définir sans perdre de temps avec PowerPoint. C'est le même truc avec Word et Excel.

  • Voici comment copier des fichiers entre bibliothèques avec Internet Explorer (pour déplacer : supprimez les fichiers de la bibliothèque d'origine après la copie)

  1. Dans le Ruban d'Internet Explorer, cliquez sur l'onglet Bibliothèque, puis cliquez sur Ouvrir avec l'Explorateur : Une fenêtre de l'Explorateur Windows s'ouvrira.

  2. Dans votre navigateur, accédez à la bibliothèque où copier les fichiers.

  3. Dans la fenêtre de l'Explorateur Windows ouverte à l'étape 1, sélectionnez les fichiers à copier puis glissez-déposez les au-dessus de la bibliothèque du navigateur de l'étape 2.

  4. Attendez que la copie se termine. Sachez toutefois que les fichiers sont copiés sans leurs métadonnées, que vous devrez spécifier de nouveau.

  5. Fermez la fenêtre de l'explorateur Windows ouverte à l'étape 1.

  • ​Voici comment copier/déplacer des éléments entre listes existantes

  1. Accédez au site de 1er niveau de la collection de sites.

  2. Accédez aux Paramètres du site > Contenu et structure.

  3. Dans le menu de gauche, cliquez le site de la liste à copier suivi de son nom.

  4. Dans la liste de droite qui s'affichera, sélectionnez les éléments à copier.

  5. Dans la barre horizontale de menu, cliquez :

    • Actions > Copier... pour copier,

    • Actions > Déplacer... pour déplacer.

  6. Dans la boite de dialogue qui s'affichera, choisissez la liste destinataire + OK

  7. Attendez quelques secondes que la copie de termine: la liste destinataire s'affichera à la fin de la copie.

    • Si nécessaire, des colonnes seront ajoutées pour permettre de tout copier.

    • Un élément à copier qui ne respecterait pas une contrainte d'unicité d'une des colonnes réceptrices, ne serait tout simplement pas copié (notez qu'aucun message d'avertissement ni d'erreur n'est toutefois affiché). Dans tous les autres cas, l'élément est toujours copié même s'il entraine une duplication. 

  8. Cliquez Paramètres du site dans le menu horizontal pour afficher de nouveau le site

  • Voici comment en 47s restaurer une ancienne version d'un élément d'une liste ou d'un fichier d'une bibliothèque. Dans les deux cas il est nécessaire que la gestion des versions ait été activée.

  • Il existe des situations où l'on désire verrouiller un document pour pouvoir l'éditer entièrement seul. Pendant ce verrouillage, qui se nomme une extraction, personne d'autres ne peut éditer le document. Quand l'édition est terminée, il est possible de déverrouiller le document, c'est ce qu'on appelle l'archiver. Voici comment en 1m19.

  • Créer des alertes pour être notifier des nouveautés demeure intéressant même si Delve offre une autre façon de se tenir au courant. Une alerte peut être créée pour tous les documents d'une bibliothèque ou un seul document. Voici les 1ers clics pour une bibliothèque (c'est identique pour une liste) suivi d'une vidéo détaillée de 17m13.

Affichage
Affichage (vue) de bibliothèques et de listes

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  • Voici des petits trucs de recherche en 1m16 qui filtre les documents d'une bibliothèque à l'aide de mots clefs de recherche. C'est également utile pour savoir si un mot est utilisé ou non dans un document sans avoir à ouvrir le document.

  • J'affiche souvent le nombre total de données d'une colonne lorsqu'une vue n'a aucun regroupement. Pour obtenir avec certitude le nombre total d'éléments de la liste ou de fichiers de la bibliothèque, choisissez toujours d'afficher les totaux d'une colonne obligatoire (à moins que vous vouliez savoir combien d'éléments non-nuls sont inscrits dans une colonne).

  • Je crée une vue personnelle quand celle-ci est de nature temporaire ou très personnelle (ci-dessous en 1m02). Seulement vous pourrez y accéder et l'afficher. N'hésitez pas à en créer plusieurs. J'aime bien en créer une qui je nomme Filtre pour filtrer les éléments à mon goût du jour + tri + regroupement + colonnes...

 

Petit bémol. Une vue personnelle ne peut être votre vue par défaut. Pour contourner cette limite, le plus simple est d'ajouter en un clic l'adresse de la page dans les favoris de votre navigateur.

  • J'emploie souvent deux vues pour regrouper par catégories les fichiers/éléments nombreux. La 1ère affiche tout et l'autre n'affiche que les catégories (on clique alors sur chaque catégorie pour voir les fichiers/éléments qu'elle possède).

  • Voici comment en 9m13 renommer la colonne Title ou la rendre cachée.

Avez-vous d'autres trucs ? Je vous invite à les partager sur le réseau Yammer Office365experts.

Commentaires

Juin 2018

S. Charron

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