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Bienvenue aux courriels tout en gardant le contrôle
Des trucs avec les courriels, il y en a des dizaines. En voici 77 sur une seule page, rien de moins. Ils sont pertinents et vous en avez sûrement déjà adoptés plusieurs.
Ci-dessous, je vous propose de contourner les conventions, les pointilleux et les statistiques !
Ouvrez votre boite de réception de courriels
Ouvrez la toute grande, laissez entrer la lumière. Bien sûr, la pluie s'invitera aussi. Rendez lui l'accès difficile, mais gardez vos portes ouvertes. Je suis abonné à des centaines d'infolettres et je ne ressens aucun malaise. Le danger avec les courriels ce n'est pas d'en recevoir des centaines / jour, c'est de perdre du temps à les gérer ou les relire.
Voici mes pièges pour contrer la pluie
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Mon 1er piège contre la pluie est tout simplement d'utiliser un service de messagerie qui offre une bonne protection contre le courrier indésirable et les programmes malveillants. C'est le cas de Microsoft Exchange Online. En 5 ans : aucun virus ni courriel débile.
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Mon 2ème piège est de me pourvoir d'une liste d'alias à mon adresse principale. J'en ai une bonne dizaine. C'est gratuit. Ce sont très souvent ces alias que j'utilise pour m'abonner ou acheter en ligne. Je nomme ces alias par catégorie (voyages, loisir, tennis, achat1, achat2, achat3) ou par nom d'un site spécifique (google, youtube, pinterest, clarity, facebook, amazon). Aussitôt l'alias créé, je crée aussi une règle de redirection dans Outlook qui pointe vers un répertoire tel que À lire ou plus spécifique tel que LinkedIn :
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Mon 3ème piège est évidemment de prendre quelques secondes pour me désabonner, changer les paramètres de notifications de l'émetteur ou ultimement supprimer l'alias s'il a été pollué. C'est un petit prix à payer pour être informé.
Autre protection importante: la gestion de vos notifications automatiques telles que celles de Yammer. À titre d'exemple voici comment sont configurés mes notifications.
Place à la récompense maintenant
"L'effort doit être moins important que ses bénéfices"
Je ne parcours mes répertoires d'infolettres que lorsque ça m'amuse et avec du temps devant moi. C'est un peu comme lire un journal ou un magazine ! Dans Outlook, j'emploie la barre d'espacement pour me déplacer dans un courriel et entre les courriels.
C'est très rapide. Je clique que sur les liens qui m'intéressent. Pour les liens sans intérêt, je les ferme aussitôt. Je parcours les autres et la plupart du temps je les ferme, satisfait de ma lecture. De temps en temps, je choisi de les garder dans mes favoris ou je prends quelques secondes pour enrichir un de mes blocs-notes OneNote. Parcourir tous ces courriels, surtout ceux de sujets hors-spécialités, me sert aussi à enrichir mes pensées latérales.
À la fin, je détruis tous les courriels que j'ai parcourus, en un seul clic. Eh oui, je considère que ces courriels ne méritent pas de s'y attarder plus d'une fois.
Pour ce qui est des courriels d'affaires avec les clients et partenaires les règles de redirection sont là pour vous aider. Ça prend 5 secondes à créer une fois que l'on reçoit le 1er courriel d'une personne. Vous avez droit à 300 règles avec Office 365. Il y a bien sûr des trucs très simples pour ne pas dépasser cette limite.
Pour terminer, je ne saurais passer sous silence ce merveilleux truc de glisser-déposer un courriel dans un de vos calendriers pour y créer une tâche future, un rendez-vous ou une réunion Skype. Tellement pratique !
Juin 2017