Blocs-notes OneNote en équipe

Les  blocs-notes OneNote sont des lieux servant  à se rapprocher de l'entreprise sans-papier. Le sans papier contribue fortement à créer un environnement de travail mobile et virtuel où le partage d’informations est fluidifié.

 

Nous verrons ci-dessous que les usages en équipe de OneNote demandent d'appliquer quelques règles à élever en habitudes personnelles.

Les  blocs-notes sont des lieux vivants de travail. Ils acquièrent une belle puissance lorsqu'ils sont partagés entre collègues, clients et partenaires externes. Tel est le cas d'un bloc-note servant de cahier de projet d'équipe ou qui recueille en continu les expériences vécues, les bonnes pratiques et les astuces d'un département.

OneNote complète très bien la suite Office et répond à un besoin spécifique mal desservi par Word (rapport, offres de service, CVs, lettres), Outlook (notifications, communications générales) et Yammer (discussions, opinions, idées, aide directe). De plus, le contenu d'une page OneNote demeure facile à copier dans ces autres logiciels et vice-versa.

Vous pouvez imprimer un fichier .pdf dans OneNote pour ensuite l'annoter, le surligner ou ne garder que les pages intéressantes. En un clic, vous pouvez aussi exporter en partie ou en totalité un bloc-note dans un fichier ,pdf pour fin de publication externe.

 

Avec l'habitude, l'usage de OneNote sera aussi naturel que de marcher et aussi pratique qu'un stylo: en tout lieu, en tout temps. Même s'il fait partie de la suite Office 2016, OneNote est un logiciel gratuit. Il suffit de le télécharger. OneNote est disponible sur toutes les plateformes matérielles: mobiles ou non. C'est sur Windows qu'il possède le plus de fonctionnalités. Toutefois, celles sur téléphone mobile ciblent très bien les tâches de prise de notes rapides et de saisie de photos et de vidéos. De son coté, le OneNote pour tablette tactile permet de dessiner des schémas et de prendre des notes manuscrites.

​Pas seulement utile pour classer ses recettes ou planifier ses voyages  sur tous vos appareils  (vidéo 1m24)

 

L'enjeu est donc de créer l'habitude d'utiliser OneNote dans votre entreprise. L'idéal serait que tous ouvrent OneNote au moment qu'ils ouvrent leur Outlook et gardent les deux logiciels ouverts EN TOUT TEMPS.

 

Si vous connaissez Outlook, vous êtes déjà familier avec OneNote.

 

La figure ci-dessous illustre les similitudes entre OneNote et Outlook.

Les contenus de OneNote sont sauvegardés dans des pages regroupées par sections. Il y est permis de créer des sous-pages, tandis que dans Outlook il est permis de créer des sous- dossiers.  Nous verrons que Microsoft a bien intégré les deux logiciels en particulier pour faciliter la création, la sauvegarde et la transmission de compte-rendus de réunion; et transmettre des courriels directement dans une page OneNote et vice-versa.

Voici  un exemple de l'interface visuelle d'un bloc-note nommé Projets Marketing  sur Windows. On remarque que les sections sont à la fois affichées sous le nom du bloc-note (similaire aux comptes/dossiers d'Outlook) et sous la forme d'onglets dans le haut de la fenêtre. Les noms des pages sont affichés à droite, mais il est facile de les  afficher à gauche (Fichier > Options > Affichage > La barre de navigation apparaît à gauche ) et ainsi obtenir le même agencement que sur le web.

Chaque élément du menu horizontal possède son ruban de commandes que nous verrons dans les vidéos ci-dessous. Nous verrons aussi comment utiliser les groupes de sections, l'engin de recherche et d'autres fonctionnalités utiles de OneNote.

Rien de compliqué !  L'objectif de la suite de cette page est de vous rendre expert de OneNote en commençant par votre autoformation de quelques minutes suivi ou non de l'assistance directe du(des) technophile(s) de votre entreprise. Vous apprendrez à :

  1. Créer votre bloc-note dans le bon lieu de partage (ou demander de le créer pour vous);

  2. Configurer le bloc-note, ce qui consiste à structurer ses sections et ses modèles de pages, à préciser ses règles d'usages et à lister les membres qui pourront y contribuer.

  3. Contribuer aux contenus (texte, image, voix, vidéo,...), de chaque page existante et créer de nouvelles pages. À l'occasion, cette contribution s'accompagne d'une révision des contenus existants pour éviter que ne s'encrasse  le bloc-note.

Si vous ne prévoyez pas créer de blocs-notes, sautez tout droit à la section #2 ci-dessous.

 
1. Créer un bloc-note

Pour être partageable, un bloc-note est créé dans une bibliothèque OneDrive de l'un des membres d'Office 365, dans le portail ou dans un extranet SharePoint. Les blocs-notes peuvent être tous listés dans le menu de gauche ci-dessus. Donnez un nom différent à chacun: utilisez un suffixe associé au nom du site ou au nom du projet et le tour est joué.

Un OneDrive par membre avec une licence

Un portail par entreprise

Un ou plusieurs extranets par entreprise

Un bloc-note sauvegardé dans le portail ou l'extranet hérite avantageusement de leurs droits d'accès, ce qui en facilite la gestion par rapport à une sauvegarde dans OneDrive où le partage doit être explicite.

Précisez toujours clairement l'usage d'un bloc-note lorsqu'il est prévu de collecter en continue du contenu utile à plus d'une personne.

Suite à la mise en place d'Office 365, les blocs-notes de votre entreprise seront déjà créés pour vous dans votre portail.

 

Ci-contre, un exemple >

Il vous suffira de les afficher dans le menu de gauche de votre OneNote.

Ici, il y a 9 blocs-notes. Toutefois, ceux de Marketing, RH et Finances n'ont souvent pas les mêmes membres. ce qui réduit souvent à 5 le nombre de blocs-notes permanents. Ensuite, vous ajouterez les blocs-notes de vos projets en cours et ceux de vos extranets.

 

Truc: Si vous réalisez 50 projets par an, nul besoin de créer 50 blocs-notes. Pour réduire ce nombre, regroupez les blocs-notes par type de projet. Le regroupement par type de projets est d'ailleurs recommandé pour les sites d'un portail.

Gardez vos blocs-notes actifs à 15 ou moins (une dizaine est souvent l'idéal), puisque ce sont des lieux où vous contribuerez spontanément. Plus de 15 et une sensation de malaise s'installe. Rappelez-vous qu'un bloc-note est vivant  et est en quelque sorte l'équivalent d'un petit site web dynamique. En comparaison, un document Word équivaut à une page du site web. Où vous auriez créé 50 documents Word, il n'y aurait qu'un seul bloc-note. C'est d'ailleurs pourquoi un seul bloc-note est requis pour réaliser un grand projet d'équipe ou pour compiler en continu les meilleures pratiques d'un département.

 

Ne diluez pas vos blocs-notes

Voici en 3m46 comment créer un bloc-note dans SharePoint ainsi que dans OneDrive et tous les afficher dans le menu de gauche de OneNote sous Windows. Le partage d'un bloc-note dans OneDrive est aussi démontré dans les dernières 45s  du vidéo.

Avertissements :

  • Suite à un déplacement ou un changement du nom d'un bloc-note dans SharePoint ou OneDrive,  il est nécessaire de mettre à jour sa synchronisation : Fermez le bloc-note (clic-droit sur le bloc-note > Fermer ce bloc-note) sur tous vos postes locaux et ouvrez-le à nouveau en appliquant la technique démontrée dans la vidéo ci-dessus.

  • Créer des blocs-notes dans d'autres lieux que ceux mentionnés ci-dessus n'est pas une bonne idée. Vous aurez de la difficulté à les partager ou à les protéger. C'est entre autres le cas du bloc-note créé automatiquement avec chaque groupe d'Outlook qui  loge dans la même collection de sites créée avec le groupe. Entre autres, si vous détruisez le groupe, le bloc-note aussi est supprimé: Aucun moyen de le récupérer !

 
2. Configurer un bloc-note

Configurer un bloc-note consiste à le préparer pour qu'il sauvegarde des contenus d'affaires de formats variés, mis à jour et enrichis fréquemment par plusieurs personnes. En plus de créer d'avance des sections, il est important d'en préciser des règles d'usages les plus naturelles possibles. Par exemple, voici six sections thématiques d'un cahier de projet d'équipe avec l'entête de leurs pages.

  1. Gestion: Résumé, objectifs, présentation, portée et livrables, rôles et responsabilités, ressources, risques, nouvelles et changements, rapports d'avancement, post-mortem

  2. Étapes : Méthode et jalons, étapes (conception, construction/fabrication/dév/..., revues/tests, installation, formation) avec tâches courante et notes de travail

  3. Réunions * : lancement, comptes rendus et tableaux blancs

  4. Correspondances : copies des courriels importants et autres correspondances (ex: lettres numérisées)

  5. Finances ** : budget et suivi, flux de trésorerie, dépenses (achats, transport, repas, honoraires), correspondances spécifiques

  6. Références : tutoriels, culture d'équipe, cartes/plans, termes techniques, projets similaires...

Partager un bloc-note vide est l'égal d'un site web vide où tous sont invités à y remplir les pages:  Échec garanti !

Note:

Le classement est ici thématique plutôt que chronologique. Par exemple: les phases du projet sont regroupés à l'intérieur de pages qui recoupent toutes les phases.

S'ajoute les groupes de sections pour fin d'archive et de sections personnelles facultatives.

* En 13m22, la checklist de préparation de réunion B.O.R.O.M.I.R. (Background, Objet, Résultats, Objectifs, Méthode, Invitation, Réservations) mérite le détour. Décider des résultats visés d'une réunion en est le cœur (i.e. informer, former/expliquer, réfléchir, choisir, arbitrer, convaincre, organiser, planifier, motiver, décider) dans le but d'atteindre des objectifs plus larges.

** La section Finances  peut être combinée à la section Gestion, être gérée d'un chiffrier ou être déplacée dans un autre bloc-note pour fin de confidentialité.

Cette vidéo de 3m31 illustre la configuration du bloc-note de projet ci-dessus.

À ce projet, sont associés des courriels, un calendrier de projet et des contacts accessibles via Outlook. Un des sites de projet du portail est aussi mis à profit. Prenez note qu'un bloc-note est parfaitement adapté aux projets réalisés par itérations ou par phases, ce qui est très fréquent de nos jours.

 

Lors du lancement d'un projet, montrez l'exemple en le présentant avec du contenu initial (en particulier dans la section Gestion ci-dessus). Donnez du style à votre bloc-note avec un logo, de belles couleurs et un motif de fond. Formez les participants.

 
3. Contribuer aux contenus d'un bloc-note

Une fois créé un bloc-note sert de cahier de projet, de recueil d'expériences vécues, de bonnes pratiques, d'astuces et de lieux de travail aux activités départementales. Ce ne sont là que quelques uns des usages possibles. Ils demandent tous d'appliquer quelques règles et techniques d'édition simples que nous verrons ci-dessous.

Ce sont dans les pages d'un bloc-note que sont créées les notes. Chaque note peut inclure un mélange de texte, de tableaux, d'images, de vidéos, de pièces jointes, etc.

En général on évite de mélanger les types de contenus dans une note pour en faciliter la mise à jour. La mise en page consiste à élargir les notes et à les déplacer entre elles sur la page ou entre les pages. Il n'y a ni largeur, ni hauteur maximale de page. Les notes peuvent aussi se superposer. Le 1er bouton du ruban Insérer un espace  est pratique pour ajouter ou retrancher de l'espace horizontal sur la page.

N'hésitez pas à ajouter sur les pages des capsules-vidéos des sources suivantes : Dailymotion, Office Mix, Sway, Vimeo, Vine et YouTube. Pour celles de votre portail vidéo (/portals/hub/) affichez d'abord la vidéo dans le portail, copiez son adresse https:// et collez la dans la boite ci-contre. Vous pouvez agrandir la vidéo par la suite en l'étirant par les coins. Le lien qui s'affichera au dessus de la vidéo sert de repère mais peut-être retiré à votre guise.

Une bonne pratique à appliquer est de garder les contenus pertinents et à jour dans les sections par défaut du bloc-note. Quand le nombre de pages d'une section devient trop grand, il est suggéré de déplacer les pages en fin de vie  dans la bas de la section en tant que sous-pages d'une autre page, telle que Archives ou Historique. Vous pourriez aussi déplacer une section complète dans un groupe de sections que vous nommeriez Archives.

Le but de ces déplacements est de garder évident l'accès aux contenus pertinents, tellement évident qu'on ne pourra s'en passer, ce qui créera l'habitude recherchée.

Gardez vos bloc-notes vivants en évitant qu'ils ne s'encrassent.

Cette vidéo de 6m présente les principales techniques d'édition pour devenir un expert. La configuration de la barre d'accès rapide et l'engin de recherche à l'intérieur des blocs-notes sont également démontrés. Cet engin est puissant. Entre autres, il recherche dans le texte inséré dans les images des blocs-notes.

Je ne serais passer sous silence l'importance de présenter aux participants d'une équipe l'onglet Historique  et en particulier les boutons :

  • Masquer les auteurs: qui affiche ou non les auteurs de chaque note avec ses initiales. Vos initiales sont éditables dans le formulaire: Fichier > Options > Général.

  • Versions de page: qui affiche  les versions de la page courante dans le menu de gauche. D'un clic-droit vous pourrez récupérer une ancienne version. Avertissement: Ces versions sont éphémères. Elles sont supprimées après un certain temps. La technique d'archivages mentionnée ci-dessus est celle à appliquer pour sauvegarder des versions d'une page ou d'une section.

  • Corbeille du bloc-notes : qui permet de récupérer les pages et les sections (et non les notes: utilisez alors la touche CTRL-Z ou le bouton Versions de page ). Pour les récupérer il faut toutefois les déplacer manuellement: Pour récupérer une page, le plus simple est d'utiliser la touche CTRL-X suivi de la touche CTRL-V dans la section originale. Pour récupérer une section, cliquez-droit sur l'onglet de la section suivi du choix Déplacer ou copier..., cliquez l'emplacement original suivi du bouton Déplacer.

Voici un truc très utile: Utilisez une page du bloc-note comme tableau blanc  lors de vos réunions. Ensuite joignez la au compte-rendu qui est lui aussi saisi sur une autre page. À ce sujet l'application gratuite Office Lens est utile pour capturer une photo d'un tableau blanc physique et la joindre à un compte rendu. Le calendrier d'Outlook est à privilégier pour débuter la prise de notes d'une réunion et en faciliter la diffusion sans effort. Cette vidéo résume le tout en 1m10.

Cette vidéo de 1m41 présente les techniques utiles d'importation et d'exportation du contenu d'un bloc-note ainsi que son impression dans un fichier .pdf (Exemple: page  créée en écoutant un récent webinaire sur les outils collaboratifs d'Office 365 et exportée en un document .pdf de 1.4 MOctets en 1-clic). Rappelons que toute édition d'un bloc-note est sauvegardée automatiquement. Ne cherchez pas le bouton "Enregistrer", il n'existe pas.

Pour terminer cette longue page, voici un exercice à réaliser dans votre site de tests avec le corrigé en 3m09 pour vous entraîner :

  • Créer un bloc-note OneNote dans la bibliothèque Pièces jointes.

  • Amusez vous un peu.

  • Créer un lien vers ce bloc-note dans le menu de gauche.

  • Dans OneDrive créez un bloc note et ajoutez-y quelques sections et pages.

 

Voici quelques références utiles pour vous encourager à utiliser OneNote :

 

Addins et applications gratuites :

  • Addin OneTastic de Microsoft sous Windows :

    • Visionnez cette vidéo de bienvenue ainsi que cette démonstration de 15m (eng),

    • Fermez OneNote sur votre poste et téléchargez OneTastic ici,

    • Choisissez la bonne version (32 ou 64 its) et acceptez la licence,

    • Double-cliquez le fichier OneTasticInstaller.zip,

    • Cliquez le bouton Continuer  suivi du bouton Démarrer OneNote,

    • Cliquez Paramètres > Afficher dans un autre onglet  pour créer l'onglet Macros,

    • Cliquez-droit Toutes les macros Autres et choisissez Ajoutez à la barre d'outils Accès rapide.

    • Cliquez le bouton Télécharger des macros et téléchargez une par une chaque macro requise!

    • Voici mes 6 macros préférées (après 6, il faudra défrayer 15 $ US pour en ajouter d'autres):

      1. Find > Search & replace: pour remplacer un texte,

      2. TOC: Table des matières de la section,

      3. Date/time: Date en français,

      4. Embedded files : liste toutes les pièces jointes du bloc-note,

      5. Font >Increase font size  &

      6. Decrease font size : + ou - toutes les polices de la page.

    • Pour supprimer une macro, cliquez le bouton Modifier les macros, cliquez la macro, cliquez le bouton Delete (en bas à droite) et confirmez.

  • Application Office Lens de Microsoft sous tous les appareils (difficile de s'en passer) :

    • Visionner la démonstration de 4m09 de Microsoft sur iPhone,

    • Télécharger Office Lens ici sur votre poste Windows 10 ou sur votre mobile.

  • Outils pédagogiques (Learning Tools) pour augmenter l'accessibilité visuelle des notes et prendre des notes écrites en les dictant à voix haute.

    • Visitez la page d'accueil ainsi que cette démonstration de 3m10 (eng),

    • Fermez OneNote sur votre poste,

    • Téléchargez le addin ici (plus de 60 MOctets),

    • Acceptez la licence et redémarrez OneNote.

    • Cliquez le bouton Lecteur immersif  et adapter la vitesse de lecture.

    • Cliquez Dicter  et vivez l'expérience  de dicter vos notes plutôt que de les taper !

    • Petit truc: Dictez d'abord vos pensées par des phrases courtes ou des séries de mots. Ensuite, dictez de nouveau avec l'aide des pensées affichées à l'écran. 

  • Autres extensions utiles démontrées dans cette vidéo de 13m (eng).

 

Juin 2017

S. Charron