Calendriers et contacts partagés

Place aux calendriers & aux contacts, les vôtres, ceux de vos collègues et ceux à l'échelle de votre entreprise. Ce sont deux services d’Office 365 au cœur de vos activités quotidiennes et qui vous éviteront de nombreux déplacements lorsque combinés aux réunions Skype.

Il existe plusieurs types de calendriers et de contacts:

  • Il y a bien sûr vos calendriers et contacts personnels: rien de plus normal.

  • Il y a les calendriers sur Outlook pour réserver des ressources partagées, telles que les salles de conférence, les rétroprojecteurs portatifs, un kit de conférencier ou une voiture d’appoint.

  • Il y a les calendriers et contacts personnels de personnes qui vous autorisent à les consulter et même à les éditer de Outlook: très utiles.

  • Il y a les calendriers et contacts intégrés aux services Groupes et Planner d'Office 365 et qui a fait l'objet de cette page.

  • Il y a les calendriers et contacts du portail qui sont aussi disponibles sur Outlook en les synchronisant: les plus fréquents sont ceux illustrés sur ce schéma:

 

Modèle d'usage des calendriers

 

Utiliser un (1) seul calendrier est source de plusieurs limitations et problèmes de droits d'accès. La solution consiste à utiliser plusieurs calendriers en appliquant le même modèle d’usage par tous. Ce modèle est très simple: il y a les tâches inscrites au portail (facultatives) et les événements inscrits dans des calendriers du portail ou personnels :

Les tâches sont réalisées par des événements individuels ou d'équipe:

  • une tâche est inscrite par un gestionnaire dans une liste de tâches du portail,

  • un événement est inscrit par le personnel autorisé dans un calendrier.

Par exemple, une tâche d’analyse de 10 jours est assignée à deux personnes qui de leur propre chef vont réaliser :

  • des événements sous forme d’activités, seules ou en groupe,

  • des réunions en personne ou en ligne avec Skype Entreprise.

 

Ces événements sont inscrits dans le calendrier Outlook pertinent. Ils sont d’abord planifiés et sont ensuite ajustés pour refléter la réalité.

PRÉREQUIS ESSENTIEL :

 

Toujours créer un calendrier d'événements d'équipe
dans un site du portail (et non dans Outlook).

Une fois créé, il suffit de synchroniser le calendrier avec Outlook à l'aide du bouton Se connecter à Outlook  de l'onglet Calendrier :

Seules les personnes ayant accès au site pourront activer cette synchronisation automatique ce qui élimine la gestion manuelle des autorisations. Autres avantages : les calendriers sont indexés par l'engin de recherche de SharePoint et le calendrier dans Outlook n'est qu'une copie synchronisée. S'il est supprimé dans Outlook, le calendrier demeure toujours disponible dans le portail pour ses collègues. À toute fin pratique, on ne supprime jamais un calendrier du portail.

Ce modèle emploie le jargon d’Outlook et du portail. Une liste de tâches dans un site du portail est équivalent à un plan de projet. Cette liste est d'ailleurs facultative pour de petits projets ou des activités routinières.

Les rendez-vous d'Outlook sont des activités qui ne requièrent pas de transmettre une invitation par courriel. Par exemple, si vous et votre voisin de bureau décidez de travailler en équipe pour les deux prochaines heures, c’est un rendez-vous pour Outlook.

Une réunion est tout simplement un rendez-vous avec invitation.  En un clic, une réunion devient une réunion Skype, entre autres, pour limiter les déplacements et ce, à l’intérieur du même bureau. À ce sujet, prévoyez l’achat d'un casque d’écoute de bonne qualité avec un microphone anti-bruit. C’est un investissement d'environ 100$ qui en vaut la peine et qui sera très apprécié.

L’affichage superposé de plusieurs calendriers facilite aussi l’application de ce modèle. On peut aussi publier un calendrier Outlook dans un courriel et même sur le web pour le grand public.

 

Pour les activités plus granulaires, tels que rappeler un client et ne pas oublier la nourriture du chat, nous les nommerons des TODO. Il est possible de les inscrire dans l'onglet mes tâches d'Outlook. Certains auteurs suggèrent plutôt de ne jamais utiliser de TODO mais plutôt de créer des rendez-vous à soi-même.  C'est l'approche que j'utilise, quitte à déplacer mes rendez-vous de temps en temps: il suffit d'un glisser-déposer.

Un agenda personnel a aussi sa place dans Outlook et il peut être partagé avec des collègues spécifiques pour fin de consultation ou même d’édition. Trop utile pour s'en passer.

Voici une vidéo de 8m45  qui vous rendra des experts.

Petit truc : Chaque membre de votre entreprise peut utiliser un calendrier personnel spécifique en guise de feuille de temps et/ou de facturation.  Chaque calendrier est ensuite partagé en permanence avec leur(s) gestionnaire(s).  À ce sujet, voici une vidéo de 3m31 en français.

Autre truc: Lorsque c'est pertinent, ajoutez à une réunion un lien vers une page d'un des bloc-notes de votre portail. Ainsi vous évitez que de l'information importante réside dans le champs texte d'une réunion: voir Bloc-note en équipe.   

 

Modèle d'usage des contacts

Le modèle d'usage des contacts est similaire à celui des calendriers. Une fois créée dans le portail, une liste de contacts peut être synchronisée à un groupe de contacts dans Outlook à l'aide du bouton ci-contre de l'onglet Liste :

Voici une vidéo de 3m02 qui démontre cette synchronisation :

 

Seules les personnes ayant accès au site pourront activer cette synchronisation automatique. Notez toutefois que les colonnes ajoutées dans une liste de contacts du portail (celles qui ne sont pas par défaut) ne se synchronisent pas avec Outlook (et vice-versa: ce qui est déconseillé). Personnellement, je n'ai jamais été brimé par cette limitation, même pour une liste de contacts dans une page CRM de site, tel que présenté dans Site relations clients. Cette vidéo de 8m04 présente comment ajouter des colonnes.

Petit truc: Utilisez une liste de contacts génériques suivi d'une liste spécifique à chaque projet important. Vous copiez les contacts de la liste générique vers cette liste spécifique, par un simple glisser-déposer dans Outlook. Ces contacts seront alors indépendants de la liste générique (qui mémorise cependant où la fiche contact a été copiée) ce qui offre un puissant avantage pour l'archivage automatique des contacts d'un projet, même si plus tard les contacts originaux changent,

Voici des utilisations spécifiques des contacts : ​

et des configurations spécifiques :

Adoption du modèle par tous

 

Je me répète: avoir plusieurs calendriers et listes de contacts est tout à fait normal. Vous les créez dans le portail, mais les utilisez dans Outlook.

La transition vers ce modèle est dès plus simple. Commencez par créer les listes dans les sites, ensuite informez le personnel de les synchroniser avec leur logiciel Outlook. Ces calendriers et groupes de contacts s'ajouteront à Outlook, sans perturber ceux existants. Le partage est automatique. Ainsi, en ajoutant un contact, tous vos collègues pourront l'utiliser, et vice-versa: Adoption immédiate assurée.

Les bénéfices du modèle sont nombreux. Entre autres, la coordination d'équipe est simplifiée; la planification de réunions est décompliquée; et la sécurité et le partage d'information à jour sont automatisés.