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Classement et sécurité des contenus

Un des aspects souvent passé sous silence dans le marketing de Microsoft est le lieu de sauvegarde des contenus d'affaires. Dans les vidéos de marketing, ces contenus sont sauvegardés par magie. Bénéficier de cette magie demande cependant une bonne configuration des lieux de sauvegarde et de leurs droits d'accès. Voici les bases essentielles de cette configuration.

Par défaut
ÉcoSphère

Suite à votre abonnement à Office 365, Microsoft vous crée ces collections de sites :

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  • La collection sans nom (/) qui ne possède qu'un site non-configuré par défaut.

  • Les collections personnelles de site de chaque membre. Dans chacune est sauvegardée une bibliothèque, nommée OneDrive. Par défaut elle est vide.

  • La collection portail vidéo (/portal/hub) où seront pré-traités tous vos vidéos afin de les visionner en continu par la suite (encore mieux que sur YouTube). Cette collection est vide par défaut.

  • La collection dédiée à la recherche (/sites/search) dans toutes les collections. Cette collection inclut par défaut quelques pages de recherche et ne sauvegarde aucun contenu d'affaires.

  • La collection vide des stratégies spécialisées (/sites/CompliancePolicyCenter), dont les scénarios d'utilisation ne s'applique que pour les grandes entreprises. Ne la supprimez pas: rien ne sert de tenter le diable.

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Avec , vous pourrez commencer votre personnalisation avec des lieux pré configurés. Entre autres, ce sont des sites, des bibliothèques et des listes configurés dans un portail et des extranets. Ceux-ci sont encadrés ci-dessous et font partie de l'environnement de partage, de communication et de collaboration d'Office 365:

ÉcoSphère ajoute trois collections de sites à celles ci-dessus: le portail (/sites/portail), un extranet (/sites/extranetclients), une collection de sites de tests (sites/tests). S'ajoute une banque de termes, un ensemble de groupes et d'autorisations pour débuter rapidement la gestion des droits d'accès et des gabarits de sites, de listes et de bibliothèques. Voici les tuiles des trois collections de sites rendues disponibles dans la collection sans nom (/).

Portail

Le portail sera le maître-lieu des activités internes en équipe de l'entreprise. C'est dans les sites du portail que seront sauvegardés les contenus d’affaires confidentiels ainsi que les calendriers, agendas, contacts d'affaires... Voici le schéma de ces sites:

Chaque site possède ses pages web, ses listes et ses bibliothèques de documents. En regroupant en une seule tranche tous les sites on obtient tous ces menus. Assez rébarbatif n'est-ce pas ?  C’est le cas et c’est une des raisons pour laquelle les sites existent.

À l’intérieur des sites, les menus locaux offrent une logique d’affichage consistante. Ainsi, la page d’accueil est le 1er élément d’un menu local. Lorsque les listes et  les bibliothèques sont nombreuses dans un site, ils sont regroupées visuellement. Par exemple, dans le site Références, il y a le groupe des documents d’affaires, le groupe des trucs et astuces suivi d’un centre d’expertise.  Vous remarquerez aussi que les sites associés aux activités générales de l’entreprise sont affichés en 1er dans le menu horizontal du portail, suivi des sites de projets et des sites départementaux. À l'exception des sites de projets, tous ces sites sont détaillés sur la page Gestion à l'interne de l'entreprise. La structure des sites de projets est détaillée à la prochaine page.

​Avec cette configuration, le nombre de sites du portail est stable. Malgré la grande facilité de créer un site avec Office 365 (c'est d'ailleurs l'un des arguments lourdauds de vente de Microsoft) il faut toujours se poser la question si l'un des sites actuels est ajustable plutôt que de créer un site. Nous verrons que c'est souvent le cas en appliquant les usages recommandés dans ce guide suivi d'une bonne gestion des autorisations. Ajouter des sites à répétition, tel qu'un site par projet, crée des silos de contenus  et des tâches répétitives de gestion. De plus, le personnel doit s'adapter à chaque site qui auront forcément leurs propres originalités: Évitons ce mal de tête  potentiel et très coûteux en terme de gouvernance sans valeur ajoutée.

Cela dit, vous utilisez les sites pour y réaliser des tâches spécifiques. Quand ces tâches sont celles d’un département, il est clair que l’on emploie l'un des sites départementaux existants. Quand ce sont des tâches où interviennent plus d’un département, il faut se poser la question, est-il nécessaire ou non de créer un nouveau site ? Est-ce que l'un des sites actuels de projet serait approprié, en particulier le site des projets internes ?

C'est seulement quand vous concluez qu'aucun site actuel n'est adéquat que vous en créez un nouveau (en utilisant l'un des gabarits que ÉcoSphère met à votre disposition). Voici quelques exemples potentiels :

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  • un site dédié au processus d’embauche de nouveaux employés,

  • un site pour archiver comment sont dépensées vos subventions
    en recherche afin de les justifier lors d’un audit,

  • un site dédié à la gestion des relations avec les clients.

Voici un 1er exercice avec le corrigé en 1m03 pour vous initier à éditer un site. 

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  • Naviguer dans votre site de tests.

  • Identifier la collection de sites.

  • Afficher les contenus de votre site de tests.

  • Déplacer Pièces jointes dans le menu de gauche.

  • Changer l'ordre des liens du menu de gauche.

  • Insérer ce site dans les favoris de votre navigateur.​

Sécurité

​Une des grandes force d'Office 365 est la sécurité: Authentifications et autorisations sont des services intrinsèques résolument de classe mondiale.  Par exemple, seul le personnel de l'entreprise pourra accéder au portail. C'est la différence majeure avec les extranets qui permettent l'accès à des membres externes. La page Accès à un extranet présente 3 vidéos utiles à ce sujet. Les sites départementaux diffèrent principalement par leurs autorisations. D'ailleurs, tous les sites de 1er et 2ème niveau d'un portail ont généralement des autorisations distinctes. Cette technique est détaillée sur la page  Gérer les autorisations.

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Voici un exercice avec le corrigé en 1m41 pour vous entraîner.

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  • Différences entre les niveaux d'autorisations Conception et Modification ?

  • Déconnectez-vous.

  • Reconnectez-vous avec un compte valide @outlook.com.

  • Pourquoi cela n'a-t-il pas fonctionné ?

  • Reconnectez-vous avec votre compte Office 365.

  • Visiter les sites du portail.

  • Quels sont les sites qui manquent et pourquoi ?

Éléments tech.

Éléments techniques

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  • Introduction aux listes et ensembles de termes en 3m02:

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Voici un exercice dans le portail et le site de tests d'ÉcoSphère avec le corrigé en 6m54 pour vous entraîner.

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Dans le portail:

  • Accéder au site Dossier > Projets internes  et visiter les listes qu'il contient 

  • Visiter les listes du site Office 365 dont Contact v2

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Dans votre site de tests:

  • Créer la liste personnalisée Projets en ajoutant les colonnes Code (Texte), Début (Date), Fin (Date) et Département (Métadonnée).

  • Ajouter quelques éléments dans cette liste.

  • Ajouter les vues Feuille de données, Calendrier et affichage standard. 

  • Éditer une colonne avec la vue feuille de données.

  • Créer une liste de tâches et ajouter la colonne Projet  pour y choisir un projet de la liste Projets.

  • Ajouter quelques tâches,

  • Recréer le sondage du temps des fêtes du portail et tester le.

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