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Août 2017

S. Charron

Collaborer avec Yammer, Teams et Planner

Yammer, Teams et Planner sont des services d'Office 365 qui nous rendent meilleurs collectivement qu’individuellement. Yammer est mature et fêtera bientôt ses 10 ans. Teams et Planner ont été lancés il y a quelques mois et leur avenir est déjà prometteur.  Yammer, Teams et Planner ne sont pas en compétition et méritent d'être utilisés en parallèle.

Yammer, Teams et Planner requièrent peu de configuration technique. Leur succès respectif est entre vos mains et celles de vos collègues, et non seulement de la direction ou des TI. Ce sont les outils de tous et ile méritent de devenir des points d'accès lorsque l'on commence sa journée de travail, au même titre que Outlook, OneNote, OneDrive...

Je vous recommande de déployer d'abord Yammer. Très mature, il sert surtout à diffuser des connaissances tacites et répondre à des questions à l'intérieur de groupes thématiques. Yammer cible surtout des échanges publics à l'échelle de l'entreprise. et les yams initiaux y ont tendance à être discutés, enrichis, imagés et soumis à des sondages (sur quelques jours, quelques fois plus longtemps). Apprendre et adopter Yammer est un bon tremplin pour plonger dans le monde très collaboratif temps-réel de Teams et dans les usages innovateurs de Planner pour superviser avec transparence les tâches d'équipe. À moyen terme. les trois services ont leur place dans votre entreprise.

 

Yammer permet aussi de collaborer avec vos prospects, clients et fournisseurs. Il est alors  recommandé de créer des réseaux Yammer externes pour y inviter des membres externes à votre entreprise. Pour vivre l'expérience, abonnez-vous au réseau Yammer Office365experts  sur cette page. Votre adresse courriel suffira.

La suite de cette page met l'accent sur la mise en page de Yammer. Pour débuter, voici une vidéo (1m53 en français) qui présente les éléments d'interface utilisateur de Yammer. Avec un peu de pratique, vous deviendrez vite un utilisateur expert !

Voici 2 vidéos sympathiques de 2m (en anglais) et 3m (en français) : L'usage-clef à retenir: Poser des questions pour obtenir des réponses ou des pistes rapidement. Le cœur d'un réseau :  ses animateurs de groupes (les champions).

 

Voici un scénario de départ très rapide suivi d'ajustements et d'une appropriation progressive par tous en quelques semaines. Ça pourrait être votre scénario !

Par un bel après-midi...

Lundi 12h00 : Durant le lunch autour de la table vous discutez avec vos collègues des bénéfices de Yammer que vous avez lus dans la 1ère partie de ce guide :

  • Participer mieux pour créer une entreprise plus agile en trouvant des réponses et de l'aide plus rapidement tout en augmentant le sens de l'appartenance avec un outil qui imite le look & feel  de Facebook.

 

  • Collaborer pour mieux partager des idées et leurs suivis, des trucs et astuces, des histoires avec les clients, etc. Tisser un réseau avec ses clients et ses partenaires pour mieux les comprendre, mieux les renseigner et ainsi les fidéliser encore mieux.

 

  • Innover en rapprochant tout le monde de l'action créative et analytique ce qui aidera à prendre des décisions plus éclairées.   

Lundi 12h45 : À la fin du lunch, vous annoncez à tous que vous avez décidé de rendre disponible Yammer. C'est sans frais additionnel avec Office 365. Pourquoi pas l'essayer ?

Lundi 13h00 : Au retour du lunch, vous constatez que Yammer est déjà actif

dans environnement Office 365. Vous cliquez sur sa tuile. Vous précisez
d'abord que vous travaillez à Montréal en français. et vous définissez

une politique d'utilisation en 2  lignes mettant l'emphase sur le respect des échanges et la confidentialité p/r aux membres externes (une politique d'utilisation plus élaborée est aussi correcte: par exemple celle du réseau Yammer Office365experts).

Lundi 13h15 : Vous explorez un peu Yammer. Vous créez ensuite le groupe public interne Yammer 101 , vous y épinglez une vignette et donnez une description Comment utiliser Yammer + Trucs et astuces et vous y invitez tous vos collègues.

Vous y partagez vos directives et trouvailles, dont le lien vers la présente page. Vous ajoutez une présentation PowerPoint (en anglais) et un fichier pdf (en français) trouvée sur le Net et qui donne le b.a.-ba de Yammer. Vous ajoutez même quelques vidéos yabadabadou (2m15,  1m44, 1m41) pour toucher les cordes sensibles (question de goût). 

Vous mentionnez aussi :

  • l'importance d'installer l'application gratuite Yammer sur les téléphones de tous (1 à 2 minutes par appareil);

  • d'utiliser le puissant engin de recherche avant de poser une question aux autres membres ou de créer un groupe;

  • de publier des yams positifs;

  • de configurer ses notifications-courriels et de créer une règle dans Outlook pour déplacer les courriels de yammer.com pour ne pas être submergé:

  • comment détruire son yam en 1 seconde;

  • de ne pas seulement publier ses opinions mais aussi de commenter celles des autres;

  • d'informer de ce que vous faites lorsque c'est pertinent pour vos collègues;

  • de demander de l'aide, d'en donner avec une attitude constructive et de remercier ceux qui vous ont aidé;

  • de commenter le problème exposé et non la frustration sous-jacente;

  • de créer des notes Yammer ou de joindre un bloc-note OneNote pour promouvoir ou résumer des échanges avec des contenus pertinents;

  • de joindre des fichiers, idéalement de votre OneDrive ou d'un site SharePoint;

  • d'ajouter l'URL de Yammer à votre barre de favoris

Lundi 14h00: Vous ajoutez quelques groupes pertinents. Vous créez ceux utiles et qui mettent des sourires sur les visages tout en évitant les groupes controversés. Vous êtes clair et concis sur l'objectif de chaque groupe. Vous identifiez pour chacun un leader potentiel et comment sera mesuré les bénéfices (ex: baisse de courriels, nombre d'idées/suggestions, niveau de pertinence). Voici quelques suggestions:

  • Groupes d'aides spécifiques aux principales activités métiers;

  • Groupe sur le marketing et les ventes;

  • Groupes sur vos produits ou services offerts;

  • Groupe sur les différents secteurs d'activités de vos clients;

  • Groupe sur vos concurrents;

  • Groupe sur Office 365.

Lundi 14h45: Vous profitez de la présence de tout le personnel au bureau pour leur annoncer la bonne nouvelle. Tout le monde vous félicite. Vous faites une petite démonstration sur votre portable, répondez aux 1ères questions et tenez compte des 1ères suggestions/commentaires pour ajuster sans tarder les groupes que vous avez créés.

Lundi 15h30: Vous offrez le restant de la journée pour que tout le personnel explore et teste leur nouvel réseau collaboratif en l'installant sur leur téléphone intelligent et en s'échangeant des yams, des sondages, des reconnaissances...  Vous restez sur place pour les aider et apprendre avec eux.

 

Lundi 17h00: La journée de travail se termine. Quelle est la suite ?  Comment assurer la pérennité de ce nouveau réseau avec une réelle valeur ajoutée métier ? 

 

Durant les premiers jours

En soirée vous lisez l'article 6 trucs pour réussir son projet de technologie-sociale de Nicolas Peterson, de conseil Atelya. Vous imprimez à la maison ces deux schémas qui vous serviront à élaborer votre stratégie collaborative dès le lendemain.

L'observateur devient un participant de + en + engagé et idéalement un influenceur

La nuit porte conseil et le lendemain vous décidez d'appliquer une approche tirée au lieu d'une approche poussée. L'approche tirée vous plait: Elle cherche à engager tout le personnel sans les forcer à utiliser la technologie Yammer. Vous avez aussi identifié ces 2 facteurs de succès à rapidement implanter:

  1)   Être à l'aise de formuler ses pensées à voix haute :

Avec Yammer, vous travaillez en quelque sorte à voix haute working out loud. Tout le personnel doit se sentir à l'aise de formuler leurs pensées et leurs idées avant qu'elles ne soient complètement bien formées et articulées. Tous doivent accepter d'afficher leurs erreurs et de s'immiscer dans des conversations autres que celles associées à leur description de tâches.

 

La plupart de nous avons été conditionnés  de ne montrer nos résultats que lorsqu'on les considère terminés. Pour  cerner cet enjeu, quelques encouragements, en groupe et en privé, et une bonne tape dans le dos est un bon début, en particulier auprès d'éventuels nouveaux collègues. 

  2)   Trouver au minimum un champion (plusieurs c'est mieux):

Yammer requiert au moins un champion  pour prendre de l'expansion dans la bonne direction. Ce champion n'est pas nécessairement le propriétaire de l'entreprise. Un candidat idéal est celui qui a tendance à aider ses collègues, qui croit fervemment aux vertus du partage et qui est autodidacte. C'est l'influenceur dans le schéma triangulaire ci-dessus.

Le convaincre d'être un champion ne devrait pas être trop difficile: libérez-le un peu de ses tâches régulières dans les 1ers jours pour qu'il puisse bien maîtriser Yammer et prendre toute la mesure de son potentiel. Encouragez-le, tout en l'aidant dans ses choix. Vous verrez ! Non seulement il participera aux groupes qu'il aura créés, mais aussi il en fera la promotion et formera ses collègues à bien participer. Par exemple, en utilisant de bons sujets (hashtags), en étant concis, pertinent, intéressant, positif et engagé ce qui ne va pas de soi pour tous. Pour bien démarrer par l'exemple, qu'il s'abonne et participe au réseau Office365experts  au bas de cette page.

En parallèle vous décidez de participer activement en tant qu'influenceur et d'encourager vos équipes à suivre votre exemple. Vous ne limitez surtout pas votre contribution au groupe Toute l'entreprise destiné aux communications générales.

Vous décidez aussi de préparer deux projets pilotes de collaborations pour tirer profit des services Teams et Planner d'Office 365. Pour Teams vous choisissez votre département informatique et pour Planner le département des ressources humaines. Le personnel de ces deux départements sont rencontrés pour préciser, entre autres, les objectifs, la formation requise, les modèles d'usage à privilégier et les tâches de configuration de Teams et Planner.

Pour se préparer à la rencontre relative à Teams, les participants ont reçu cette présentation (en français) très complète de monsieur Serge Tremblay, mai 2017 (format pdf, 3MOctets) et une suggestion de visiter le site de MIcrosoft successwithteams.com (anglais seulement) qui contient de nombreux conseils et ressources  pour démarrer avec Teams en cliquant le bouton Get Started  ci-contre.

Pour se préparer à la rencontre relative à Planner, les participants ont été invités à visiter ces 2 pages sur Planner de Microsoft (français):

 

Une ou deux semaines plus tard

Vous jugez que c'est un bon moment pour évaluer l'état de la situation. La formation et la promotion de vos champions ont-elles portées fruits ? Vous trouvez les réponses à ces questions avec l'aide de votre(vos) champion(s), des responsables des groupes, des rapports d'utilisation sur la console d'Office 365 et de quelques sondages Yammer :

  • Votre équipe est-elle à l'aise de formuler leurs pensées à voix haute (le nombre de nouveaux groupes et de conversations est un bon indicateur) ?

  • Y a-t-il de nouveaux groupes ? Ont-ils des objectifs concrets ? Avec un animateur clairement identifié ?

  • Les sujets (hashtags) sont-ils nombreux, pertinents et biens renseignés ?

  • Les commentaires du personnel sont ils positifs ?

  • Y a-t-il des membres qui n'ont pas encore participés ? 

  • Est-ce que l'application mobile Yammer est à 100% déployée ?

  • Est-ce que Yammer est l'une des pages d'accueil de tout le personnel ?

  • Des bénéfices ont-ils commencés à pointer (moins de courriels, délais plus courts, spontanéité des idées et des actions, implications transversales) ?

Suite à l'analyse des réponses aux questions ci-dessus, vous jugez que la nouvelle dynamique de collaboration est bien amorcée et commence à porter ses fruits.

Vous publiez en quelques lignes votre analyse sur Yammer, suivi de félicitations et de mots d'encouragement, en particulier pour vos champions. Vous rappelez à tous de choisir le bon groupe Yammer avant d'y rédiger un yam et d'éviter de créer un groupe dont le thème est déjà exploité. D'autres suggestions sont listés sur cette note Yammer du réseau Office365experts. Commentaires et suggestions sont promptement échangés sur Yammer à ce sujet: C'est parfait !

Vous rencontrez tous les membres du groupe Ventes et marketing pour les encourager à partager leurs connaissances en utilisant Yammer, en leur mentionnant qu'ils pourraient être surpris de l'apport d'idées et de commentaires du personnel. Vous leur suggérer des thèmes de yams  à lancer sur Yammer.

Vous constaté que le réflexe d'utiliser Outlook pour collaborer est encore bien présent, malgré qu'Outlook n’est pas approprié pour la majorité des scénarios de collaboration. Vous décidez d'appliquer les suggestions de ce  yam du réseau Office365experts dont celle de répondre à certains courriels internes que via Yammer. Commentaires et autres suggestions à ce sujet sont promptement échangés.

 

Vous décidez de continuer à promouvoir les usages suivants :

  • Solliciter la remontée d'idées ou faire réagir sur des propositions en laissant la possibilité à d'autres acteurs d'intervenir et d'enrichir la conversation;

  • Tirer profit des propositions de tous pour résoudre des irritants ou optimiser le fonctionnement d'un processus;
  • Favoriser le partage d'expériences en constituant des communautés de pratiques;

  • Structurer le développement d’idées, de la création jusqu’au développement en établissant un processus de réalisation;

  • Faire circuler l'information au sein des équipes en encourageant chacun à prendre spontanément la parole pour éclairer les autres.

Vous constatez l'intérêt de renseigner le personnel sur ces trois points de gestion:

  • Résoudre un problème par le partage de suggestions et expliquer les décisions prises;

  • Faire remonter un problème nécessitant un arbitrage hiérarchique en éclairant le responsable sur le diagnostic et les solutions possibles;

  • Respecter les prérogatives de la direction dans son rôle d'arbitrage.

 

Vous jugez aussi que les deux projets pilotes Teams et Planner sont prêt à démarrer. Ces deux vidéos en français démontrent les b.a.-bas d'utilisation de Teams et Planner :

Les services collaboratifs prennent leur place

Voilà ce qui termine cette longue page. J'espère que cela vous a plu.  Durant cette 1ère phase d'appropriation de Yammer, votre personnel a pris conscience que sa productivité passe par des échanges mutuels de compétences et de savoirs. Yammer est l'outil de tous et non seulement de la direction: métiers et relations se décloisonnent progressivement.

La technologie Yammer s’intègre dans la routine du personnel et des processus d’affaires tout en gardant son identité propre par rapport aux autres technologies. À ce sujet, si Yammer est bien adapté aux scénarios de collaboration, il est toutefois peu adapté à la capitalisation des contenus... Un portail bien structuré, des logiciels de productivité personnelle et de communications standards sont aussi indispensables. Heureusement ils sont offerts avec Office 365, moyennant une bonne configuration et de bons usages.

Les projets pilotes Teams et Planner entraînent aussi leur lot de belles découvertes et d'ajustements. Je vous propose de partager vos expériences et trouvailles sur le réseau Yammer Office365experts  en vous y abonnant ci-dessous.

 

Venez expérimenter le service Yammer d'Office 365 sur le réseau Office365experts  pour y découvrir des nouvelles, des trucs, des conseils et y poser vos questions.

Bienvenue !

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