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Consoles d'administration
Débutons avec la console principale d’Office 365. Elle est accessible de la tuile Administrateur, du menu gaufré. Il faut être nommé admin d’Office 365 pour y avoir accès. Il existe 5 types d’admin qui ont tous accès à la console d’Office 365.
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l'admin général a tous les privilèges, dont celui d’assigner d’autres administrateurs. Il y en a toujours au moins un (vous!), préférablement ils devraient être deux;
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l'admin de facturation achète ou paye les licences;
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l'admin de gestion des utilisateurs qui peut éditer leurs profils;
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l'admin de mot de passe qui initialise les mots de passe à la demande des utilisateurs;
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l'admin de services qui administre les demandes de support des utilisateurs.
En tant qu'administrateur (admin) il vous faut connaître les consoles d’administration d'Office 365. Au nombre de quatre, ces consoles sont utilisées une fois par jour, une fois par semaine ou une fois par mois, pour ajuster un paramètre, ajouter un utilisateur, changer la configuration d’un compte de messagerie ou du portail...
Depuis le printemps 2016, une nouvelle console Office 365 est disponible où le menu de gauche ci-dessus a été réorganisé. Rien de révolutionnaire, ce sont plutôt des améliorations esthétiques. Vous avez le choix entre les deux consoles. Voici la vue du tableau de bord de la nouvelle console:
Le plus intéressant sont les vidéos de formation du coin inférieur-droit. Au nombre de 15, elles sont bien faites, quoi que seulement disponibles en anglais pour l'instant.
À prime abord, ces consoles sont plutôt intimidantes. Avec ÉcoSphère, sont inclus les paramètres des consoles, dont l'intégration du nom de domaine, l'ajout de tous les comptes de votre personnel et l'ouverture de votre banque de termes. Les items que vous pourriez éventuellement consulter ou modifier sont ceux encadrés. Je précise que les centres d’administration SharePoint, Skype Entreprise et Exchange, s’affichent dans des onglets séparés de votre navigateur.
Le centre Office 365 :
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Tableau de bord : État courant des services avec des liens vers des tâches courantes, des ressources pédagogiques et la communauté Office 365.
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Utilisateurs : Créer, mettre à jour ou supprimer des utilisateurs. Définir leur niveau d’autorisation, leur attribuer une licence Office 365 ou réinitialiser leur mot de passe.
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Facturation : Afficher, acheter ou annuler des abonnements Office 365 pour votre organisation. Afficher les relevés de facturation par mois et par année. Afficher le nombre de licences attribuées à des utilisateurs individuels.
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Partage externe : Activer ou désactiver le partage avec des utilisateurs externes.
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Paramètres de service > Mots de passe : modifier la stratégie d’expiration du mot de passe pour votre organisation (par défaut : 90 jours et notification 14 jours avant l’expiration).
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Rapports : Afficher des statistiques d’utilisations de tous vos services dont le conversation Skype et le stockage utilisée du portail et de OneDrive.
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Support : Remplir une demande de service auprès de Microsoft.
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Acheter des services : Acheter des abonnements supplémentaires.
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Centre de messagerie : centre d’actualités, la majorités concernent les mises à jour automatiques.
Voici une 1ère démonstration en 3m16 pour illustrer la gestion des comptes utilisateurs dans un environnement créé avec ÉcoSphère.
Le départ d'un membre requiert plusieurs actions de l'administrateur général d'Office 365. Le tout devrait lui prendre de quelques minutes à moins d'une heure.
La 1ère action importante du centre Office 365
est de changer le mot de passe du membre qui a quitté
et de le tester sur un autre navigateur.
Nota bene: Bloquer l'utilisateur sans changer son mot de passe est jugé insuffisant. En effet, selon Microsoft, un délai de 24 heures peut être requis pour bloquer l’accès utilisateur aux données Office 365 et Exchange Online.
Ensuite, vous avez deux options:
1) Transférer le compte à une autre personne, ou
2) Supprimer le compte.
Dans les 2 cas, récupérez d'abord les contenus d'affaires de l'ancien membre. Si les usages mentionnés dans la précedente partie de ce guide ont été appliqués, peu de contenus seront à récupérer puisque ceux utiles seront déjà sauvegardés dans le portail ou les extranets. Cela dit:
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Pour accéder aux documents de la bibliothèque OneDrive de l'ancien membre connectez-vous avec son compte (avec le nouveau mot de passe). Identifiez les documents à récupérer et copiez/téléchargez-les où vous voulez les sauvegarder. Par exemple, si c'est sur le portail, vous pouvez utiliser la commande Copier du menu horizontal et sélectionner la bibliothèque appropriée du portail. Ne synchronisez pas cette bibliothèque OneDrive avec votre poste si celui-ci est déjà synchronisé à votre propre bibliothèque OneDrive. Utilisez plutôt votre poste témoin ou le poste de travail de l'ancien employé: De l'explorateur de fichiers Windows, il sera alors simple de copier les documents dans le portail, sur une clef USB...
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Pour récupérer la messagerie de l’ancien employé, accédez directement à sa messagerie, faites le ménage des courriels et exportez le tout dans un fichier pst. Ensuite validez que le fichier pst est lisible de votre propre compte en l'ouvrant en tant que fichier de données Outlook (au lieu de l'importer). Cette étape est détaillée sur la page Migration des courriels.
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Si des sways sont à récupérer, appliquer la technique mentionnée sur cette page pour réattribuer ces sways à un autre membre.
La suite dépend de l'option que vous aurez choisi ci-dessus. La 1ère consiste à transférer le compte Office 365 à un nouveau membre. Il s'agit :
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de désactiver les installations d'Office 2016 de cet ancien membre. Reconnectez-vous avec son compte et cliquez sur son avatar (coin supérieur droit) suivi de l'option Afficher le compte. Dans le menu de gauche, cliquez l'item État de l'installation. Les intallations actives s'afficheront. Pour toutes les installations pertinentes (par exemple, celles sur des postes externes), cliquez le bouton Désactiver suivi de la confirmation usuelle.
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de remplacer les données nominatives de l'ancien membre par celles du nouveau membre (nom, prénom, ...) , en éditant les paramètres du compte tel que démontré dans la vidéo ci-dessus.
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de réviser les appartenances aux groupes Sharepoint Online de l'ancien membre puisque celles-ci seront automatiquement attribuées au nouveau membre.
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d'accéder à la messagerie de l’ancien employé pour effacer tous les contenus non-pertinents pour le nouvel employé (si ce n'est déjà fait).
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d'accéder à la bibliothèque OneDrive de l’ancien employé pour effacer tous les contenus non-pertinents pour le nouvel employé (si ce n'est déjà fait).
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de créer dans la collection Sites de tests un site au nom du nouveau membre et de supprimer le site au nom de l'ancien membre (facultatif).
La 2ème option consiste à supprimer le compte Office 365 (vous aurez 30 jours pour le récupérer si nécessaire). Il s'agit :
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de supprimer le compte d'utilisateur dans le Centre Office 365.
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d'attendre quelques minutes et accéder à la console Cumulus de SherWeb pour y retirer la licence de l'ancien membre afin de réduire les coûts d'abonnement.
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de supprimer dans la collection Sites de tests le site au nom de l'ancien membre (facultatif).
Quelque soit l'option ci-dessus, pour continuer à recevoir des courriels à l'adresse de l'ancien membre, il suffit d'ajouter un alias à votre messagerie tel que détaillé ci-dessous.
Le centre SharePoint est dédié à la gestion de haut niveau des collections de sites: portail, extranets... SharePoint supporte aussi des configurations très avancées mais qui ne seront pas détaillées dans ce guide. Voyons maintenant ce que l'on peut faire avec des collections existantes en 1m38: la création est traitée dans une prochaine page ainsi que la gestion et l'enrichissement de la banque de termes.
Cet article Gérer le partage externe de Microsoft est pertinent.
Pour ajouter de l’espace de stockage, cliquez Acheter de l’espace de stockage suivi du lien Ajouter des composants additionnels dans la nouvel page qui s’affichera.
Le centre Exchange permet lui aussi des configurations très spécialisées. La prochaine démonstration de 2m36 vous familiarisera avec ses 4 fonctions de base :
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Comment modifier une boite aux lettres et éditer ses alias;
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Comment créer et modifier des groupes prédéfinis de distribution;
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Comment créer des ressources partageables, tels qu’une salle de conférence ou un camion de livraison;
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Comment créer des boites aux lettres partagées entre plusieurs membres de votre entreprise tels que ceux des ventes et du services à la clientèle.
Si vous croyez avoir besoin de plus, mon meilleur conseil est de contacter un spécialiste Exchange de votre région. Dans ce domaine, un expert certifié peut réellement vous faciliter la vie à peu de frais.
Le centre Skype ne requiert que très peu d’administration suite à sa configuration. Pour l’administrateur, l’onglet Rapports du centre Office 365 offre 7 rapports différents d’utilisation de Skype. Il suffit de les afficher. Entre autres, vous saurez qui l’utilise et qui a besoin d’aide pour briser la glace.
La console offre aussi deux verrouillages importants. Le 1er verrou permet de bloquer certains noms de domaines de correspondants qui ont été détecté comme étant inadéquats dans les rapports d’utilisation. Le 2ème verrou permet ou non des communications avec la communauté Skype du domaine public.
Sécurité et Conformité est une récente (2016) console d'administration d'Office 365 dédiée aux grandes entreprises qui désirent administrer la conformité de leurs contenus à l'aide de stratégies centralisées et d'auditer centralement l’activité des utilisateurs. La vidéo de gauche ci-dessous présente en 18m05 des exemples concrets de sécurité/conformité et la vidéo de droite présente en 7m44 la nouvelle console. Cette page de Microsoft précise les détails.
Novembre 2016: La console dédiée à la sécurité/conformité a évoluée au cours des derniers mois. Je vous tiendrai prochainement informé de mon évaluation.