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Courriels partagés en équipe
La messagerie est du domaine de la communication et le réseau social d'entreprise celui de la collaboration.
Communiquer consiste à faire part de quelque chose à quelqu'un par relation + ou - directe, tandis que collaborer consiste à participer à l'élaboration d'un résultat par + d'une personne.
Le bât blesse quand les courriels sont intensivement utilisés comme outil de collaboration. Le duo Outlook et Exchange Online constitue l'un des services informatiques les plus utilisés au monde. Il est en effet très simple de maitriser leurs fonctions de base, tout en oubliant celles plus avancées, fort nombreuses. C'est encore plus manifeste avec la combinaison des autres services d'Office 365 qui offrent de puissants avantages, mais nécessitent des modèles d'usages basés sur le meilleur emplacement où sauvegarder chaque brique d'information.
C'est navrant de voir tant d'informations emprisonnées dans les courriels. En effet, le courriel est un mauvais endroit pour sauvegarder de l'information permanente. Il vaut mieux utiliser son espace OneDrive, son portail Office 365, son calendrier de projet, son annuaire de contacts ou tout autre espace de gestion de contenu adapté au partage et à l'enrichissement des connaissances.


La cause est notoire, pendant la 1ère décennie du siècle la messagerie était LA solution universelle et démocratique pour répondre au besoin essentiel de communication et d'échanges d'informations. Le courriel fut ainsi largement surutilisé, mais Office 365 s'offre maintenant à vous pour, entre autres, centraliser et partager de l'information et mieux collaborer.
Bien sûr, Outlook demeure un logiciel essentiel à votre productivité quotidien. Je suggère simplement d'en spécialiser son usage pour tirer profit des autres services Office 365 mieux adaptés. Par exemple, il serait adéquat de changer vos habitudes si :
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le seul endroit d'un document important est dans une pièce jointe d'un courriel;
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vous recevez des milliers de courriels en copie conforme pour vous tenir informé;
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l'expertise acquise lors d'un projet réside dans vos courriels;
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vous vous demandez souvent quelles versions d'un document est la bonne;
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vous échangez souvent par courriel avec les collègues en face de votre bureau;
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vous échangez majoritairement des courriels avec le même groupe de personnes;
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vous avez souvent des chaines (conversations) de dizaines de courriels;
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la gestion de vos courriels ruine vos heures de lunch;
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vous utilisez souvent l'engin de recherche local d'Outlook;
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votre quota de stockage de vos courriels est insuffisant;
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vous transmettez souvent les mêmes pièces jointes;
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la gestion de vos courriels est un frein à votre productivité personnelle;
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la perte de vos courriels entrainerait un désastre pour votre entreprise;
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au départ d'un employé, ses courriels doivent être migrés vers un autre employé.

Les fonctionnalités d'Outlook sous Windows sont très nombreuses. Prenez le temps de les découvrir à votre rythme.
Les configurations qui facilitent le partage sont listées ci-dessous. Voici les deux plus importantes selon moi. La 1ère permet de déléguer votre compte à une autre personne en 1m26 et la 2ème permet de partager un dossier de votre compte avec vos collègues et vice-versa en 2m47. Cette dernière vidéo vous semblera peut-être technique au 1er visionnement. Prenez le temps de la visionner à nouveau, elle en vaut la peine, en particulier si vous travaillez en duo ou en équipe très serrée de projet.
Voici des configurations utiles au travail en équipe :
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l'installation de l'application Outlook sur votre cellulaire (fr)
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le transfert automatique vers un autre compte en 1m54 (eng)
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l'envoi de réponses automatiques selon des règles prédéfinies en 7m05
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la mise en place d'un message d'absence et plus en 2m49 (eng)
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la mise en commun des boites aux lettres partagées en 2m54 suivi de 2 vidéos sur l'utilisation des boîtes partagées au bas de la page. À ce sujet, voici comment sauvegarder les envois de ce type de boites dans son dossier Éléments envoyés :
Ajoutez sur chaque PC la valeur DelegateSentItemsStyle : 1 au registre de Windows.
Voir comment sur cette page de Microsoft : Messages sent from a shared mailbox.
et d'autres configurations très pratiques pour gagner en productivité :
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l'accès à vos courriels externes ou non, en 5m22 (fr) dont outlook.com en 1m51 (eng)
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les dossiers de recherches prédéfinies :
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version courte en 5m25 (fr)
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version plus détaillée en 15m (3 vidéos, fr)
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les gabarits réutilisables de courriels en 3m48 (eng)
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la réutilisation de textes prédéfinis dans des quick parts en 2m51 (eng)
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les polices d'affichage selon certains critères en 3m55 (eng)
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l'étiquetage des courriels avec des couleurs prédéfinies en 3m55 (eng)
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l'activation du courrier pêle-mêle en 41s (eng)
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la désactivation des notifications en 59s et autres options en 1m01 (eng)
Voici des utilisations personnelles pour bien maîtriser Outlook au quotidien :
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Utilisations fréquentes :
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Toutes les facettes d'édition du texte d'un courriel en 18m (5 vidéos, fr)
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@mentions de personnes dans le texte: très pratique (nouveauté sept 2016)
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Imprimer une pièce jointe en 2m28 (fr)
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Imprimer un courriel en 2m32 (eng)
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Ajouter un tableau et le formater dans Outlook en 2m01 (eng)
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Attacher un courriel existant au courriel courant en 2m04 (eng)
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Travailler en mode déconnecté en 48s (eng)
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Effectuer une recherche dans les courriels en 8m (2 vidéos, fr)
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Sauvegarder une pièce jointe et la supprimer du courriel en 2m49 (eng)
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Insérer une capture d'écran dans le message en cours en 1m10 (eng)
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Utilisations occasionnelles :
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Backup-er et récupérer des courriels en 3m59 (eng) suivi de 3 vidéos :
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Setup autoarchive de 3m59 (eng)
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Archive your Mailbox manually en 2m03 (eng)
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Repair a personal folder files pst en 2m08 (eng)
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Publipostage personnalisé en 5m23 (fr)
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Traiter les courriels bloqués dans votre boite d'envoi en 4m33 (fr)
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Ajouter à un courriel une image liée à une vidéo YouTube en 3m37 (eng)
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Récupérer une suppression de la corbeille en 1m14 (eng)
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Différer l'envoi d'un courriel en 1m30 (eng)
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Personnaliser vos filtres de courriels indésirables en 1m03 (eng)
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Nettoyer des conversations et des dossiers en 5m02 (eng)
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Dans la partie Trucs de ce guide vous retrouverez aussi comment obtenir un meilleur Outlook en 10 minutes ainsi que des trucs pour gérer vos abonnements aux infolettres.
À ces trucs s'ajoutent les configurations spécifiques suivantes :
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Changer les polices ad-hoc et par défaut de Outlook en 2m31 (eng)
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Activer les champs Cci: et De: en 53s (Outlook Online) et 1m18 (Outlook) (eng)
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Ajouter une image à une signature d'Outlook Online en 2m39 (eng)
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Créer/changer le thème et l'arrière-plan de vos courriels en 4m05 (eng)
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Protéger votre boite aux lettres sur un PC partagé en 2m18 (fr)
Finalement voici des notions d'administrations avancées d'Outlook :
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Ajouter un profil Outlook sous Windows en 1m54 (eng)
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Catalogue d'add-in du Microsoft Store : Merci de nous laisser savoir vos découvertes.
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Diagnostiquer et résoudre des problèmes de connectivité (eng)
Votre soif d'Outlook n'est toujours pas étanchée: voici un tutoriel en français de 45 vidéos, 77 trucs Outlook sur une page et cette page de vidéos de Microsoft. Bonnes découvertes !
Août 2017