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Août 2017

S. Charron

Courriels partagés en équipe

 

La messagerie est du domaine de la communication et le réseau social d'entreprise celui de la collaboration.

 

Communiquer consiste à faire part de quelque chose à quelqu'un par relation + ou - directe, tandis que collaborer consiste à participer à l'élaboration d'un résultat par + d'une personne.

Le bât blesse quand les courriels sont intensivement utilisés comme outil de collaboration. Le duo Outlook et Exchange Online constitue l'un des services informatiques les plus utilisés au monde. Il est en effet très simple de maitriser leurs fonctions de base, tout en oubliant celles plus avancées, fort nombreuses. C'est encore plus manifeste avec la combinaison des autres services d'Office 365 qui offrent de puissants avantages, mais nécessitent des modèles d'usages basés sur le meilleur emplacement où sauvegarder chaque brique d'information.

 

C'est navrant de voir tant d'informations emprisonnées dans les courriels. En effet, le courriel est un mauvais endroit pour sauvegarder de l'information permanente. Il vaut mieux utiliser son espace OneDrive, son portail Office 365, son calendrier de projet, son annuaire de contacts ou tout autre espace de gestion de contenu adapté au partage et à l'enrichissement des connaissances.

 

La cause est notoire, pendant la 1ère décennie du siècle la messagerie était LA solution universelle et démocratique pour répondre au besoin essentiel de communication et d'échanges d'informations. Le courriel fut ainsi largement surutilisé, mais Office 365 s'offre maintenant à vous pour, entre autres, centraliser et partager de l'information et mieux collaborer.

Bien sûr, Outlook demeure un logiciel essentiel à votre productivité quotidien. Je suggère simplement d'en spécialiser son usage pour tirer profit des autres services Office 365 mieux adaptés. Par exemple, il serait adéquat de changer vos habitudes si :

  • le seul endroit d'un document important est dans une pièce jointe d'un courriel;

  • vous recevez des milliers de courriels en copie conforme pour vous tenir informé;

  • l'expertise acquise lors d'un projet réside dans vos courriels;

  • vous vous demandez souvent quelles versions d'un document est la bonne;

  • vous échangez souvent par courriel avec les collègues en face de votre bureau;

  • vous échangez majoritairement des courriels avec le même groupe de personnes;

  • vous avez souvent des chaines (conversations) de dizaines de courriels;

  • la gestion de vos courriels ruine vos heures de lunch;

  • vous utilisez souvent l'engin de recherche local d'Outlook;

  • votre quota de stockage de vos courriels est insuffisant;

  • vous transmettez souvent les mêmes pièces jointes;

  • la gestion de vos courriels est un frein à votre productivité personnelle;

  • la perte de vos courriels entrainerait un désastre pour votre entreprise;

  • au départ d'un employé, ses courriels doivent être migrés vers un autre employé.

 

Les fonctionnalités d'Outlook sous Windows sont très nombreuses. Prenez le temps de les découvrir à votre rythme.

 

Les configurations qui facilitent le partage sont listées ci-dessous. Voici les deux plus importantes selon moi. La 1ère permet de déléguer votre compte à une autre personne en 1m26 et la 2ème permet de partager un dossier de votre compte avec vos collègues et vice-versa en 2m47. Cette dernière vidéo vous semblera peut-être technique au 1er visionnement. Prenez le temps de la visionner à nouveau, elle en vaut la peine, en particulier si vous travaillez en duo ou en équipe très serrée  de projet.

 

Voici des configurations utiles au travail en équipe :

Ajoutez sur chaque PC la valeur DelegateSentItemsStyle : 1  au registre de Windows.
Voir comment sur cette page de Microsoft : Messages sent from a shared mailbox.

et d'autres configurations très pratiques pour gagner en productivité :

Voici des utilisations personnelles pour bien maîtriser Outlook au quotidien :

Dans la partie Trucs de ce guide vous retrouverez aussi comment obtenir un meilleur Outlook en 10 minutes ainsi que des trucs pour gérer vos abonnements aux infolettres.

À ces trucs s'ajoutent les configurations spécifiques suivantes :

​Finalement voici des notions d'administrations avancées d'Outlook :

Votre soif  d'Outlook n'est toujours pas étanchée: voici un tutoriel en français de 45 vidéos, 77 trucs Outlook sur une page et cette page de vidéos de Microsoft. Bonnes découvertes !

 
 

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