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Créer une collection de sites

 

Créer une collection de sites est définitivement un événement rare et notable réalisé par l'administrateur Office 365. Ces quelques paragraphes visent à vous sensibiliser au pourquoi des collections de site et comment en créer une et la paramétrer correctement.

 

Un peu de théorie pour commencer: Le portail et chaque extranet d'ÉcoSphère sont des collections distinctes de sites. Une collection crée une frontière administrative entre ses sites et ceux des autres collections. Elle possède ses propres paramètres de haut niveau. Les plus importants sont :

  • d'être sujet à un verrouillage ou non des utilisateurs externes;

  • de posséder ses propres groupes d’utilisateurs;

  • de pouvoir activer ou non des fonctionnalités spécifiques;

  • de posséder ses propres gabarits de site, listes et biblio;

  • d'être sujet à des quotas d’espaces;

  • d'avoir un design visuel distinctif;

  • de posséder ses propres niveaux d’autorisations;

 

Fonctionnalité importante, la banque de termes est accessible de toutes
les collections de site, incluant les extranets. Bravo Micosoft !

 

Cela dit, une des raisons de créer des collections de sites est de décider qui en sera l'administrateur. En effet:

L’administrateur d'une collection de sites

a accès à tous les contenus
et n’est pas sujet aux droits d’accès spécifiques des sites.

Quelques exemples: Créer une collection pourrait être une solution de transition suite à la fusion d'une entreprise. Autre exemple, vous ouvrez une filiale en Europe et c’est presque l’équivalent d’une nouvelle entreprise. Une entreprise possédant des usines alloue une collection de site par usine et s’en garde une autre pour le siège social. Si vos projets de recherche et de développement sont confidentiels même à l’intérieur de votre entreprise, il serait intéressant de leur dédier une collection de sites.

 

Avec ÉcoSphère, votre entreprise obtient plusieurs collections de sites dont le portail, deux extranets et les sites de tests/autoformation.

Quatre collections de sites d'ÉcoSphère
 

Voici en 4m52 comment créer une collection de sites ainsi que les quelques minutes de configuration qui suivent sa création.

NB: Bien choisir vos paramètres dans le formulaire de création avant de cliquer sur OK.

 

Voici un aide-mémoire qui résume les étapes de cette vidéo:

 

Place maintenant aux principales caractéristiques de la page des paramètres du site de 1er niveau d’une collection.

Comme vous pouvez le constater beaucoup d’éléments de menu sont secondaires et ne seront pas couverts dans ce guide. Pour en savoir plus, l’aide en ligne d'Office 365, Google.ca et YouTube.com  offre de bonnes pistes de recherche.

 

  • Colonne de gauche ci-dessus:

    • Les deux 1ers éléments ci-dessus sont couverts sur cette page.

    • Les deux suivants sont couverts sur la page traitant des gabarits.

    • La gestion de la banque de termes fait l'objet de cette page.

    • Contenu et structure est un éditeur qui sert surtout à copier des éléments entre deux listes.

 

  • Colonne de droite ci-dessus:

    • Page maître permet de changer de page maître après la création d’un site. C’est aussi sur cette page que l’on peut modifier certains éléments de design visuel.

    • Titre, description et logo sert à modifier le titre, la description et le logo du site.

    • Mises en page et modèles de site permet de restreindre les gabarits que vous désirez offrir aux propriétaires de site pour créer leurs sous-sites.

    • Navigation est un éditeur des menus de gauche et horizontal des pages.

    • La corbeille de l’administrateur fait l'objet de cette page.

    • Finalement vous pouvez activer ou désactiver les fonctionnalités de sites et de collections de sites. Vous l’aurez deviné, les premières se limitent aux fonctions à travers le site courant, tandis que les autres ont un impact à l’échelle de la collection de sites. C’est probablement les deux pages les plus dangereuses si vous testez leurs contenus à l’aveugle. Donc, si vous faites partie de ces curieux qui aiment tout connaître. Tester d’abord vos nouvelles connaissances dans une collection de tests ou encore mieux dans un abonnement gratuit d’Office 365, en particulier pour les fonctionnalités de collection de sites, qui ne sont pas toutes 100% rétractables.

Voici en 4m18 une démonstration de quelque uns des paramètres de site de 1er niveau.

 

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