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Diagnostic, planification et 1ers jalons

 

Le succès de la mise en place d'Office 365 demande de bien adapter la solution ÉcoSphère aux processus métier, d'améliorer ces processus et de bien gérer le changement auprès du personnel.

Dès le début du projet, trois groupes de questions sont posées dans le but de bien préparer la mise en place.  Voici un échantillon typique :

  1)  Questions relatives aux membres et actifs de l'entreprise:

  • Entreprise(s) et filiale(s) à tenir compte + localisation + vision/mission + logos

  • Nom, prénom et photo de chaque membre du personnel avec leur titre ou fonction, messagerie actuelle, futur nom  Office 365 et alias, prédisposition technologique et compétence à développer, quantité de courriels et contenus à migrer par membre, disponibilité à court et moyen terme.

  • Structure organisationnelle actuelle.

  • Futur(s) administrateur(s) d'Office 365, technophiles et personnes responsables du portail, des départements, des projets en clientèles...

  • Ressources partageables: salles, voitures, rétroprojecteurs...

  • Termes d'affaires dont les secteurs d'activités; les types de contenus d'affaires; les activités normalisées; les noms des produits, des clients et des partenaires; les projet/services offerts et leurs états, les années et trimestres fiscaux...

  • Particularités relatives aux membres et les actifs (ex: personnel saisonnier ou unilingue anglophone, personnel à temps partiel, concurrence particulière).

  2)  Questions relatives aux processus métier :

  • Types et nombre de projets/an avec répartition par taille, implication des clients, fréquence des échanges, enjeux, priorités et difficultés/problématique.

  • Scénario(s) typique(s) avec déclencheurs, personnel impliqué, exigences et demandes particulières, valeurs ajoutées pour le client, activités, habitudes et trucs, modes de communication et contenus échangés (exemples de scénarios: veille, conception, promotion et vente, production, logistique, suivi, gestion interne)

  • Tableaux de bord et rapports requis.

  • Contenus d'affaires, quantité et formats (texte, image, vidéo, courriel): comm. interne, gabarits, références, projets, départements...

  • Particularités relatives aux processus-métier (ex: activités 24/7, aspects légaux).

  3)  Questions relatives à la technologie et le système d'information:

  • Poste(s) de travail de chaque membre du personnel incluant système d'exploitation, RAM, espace disque, mobile/fixe, wifi/câble, navigateur, moniteur(s), caméra, cellulaires, logiciels utilisés dont la version d'Office, de OneNote et d'Outlook.

  • Services cloud actuels et planifiés, tel que CRM, ERP, Messagerie...

  • Serveur de fichiers, serveur AD et intranet actuel.

  • Nom(s) de domaine et leur registraire + login / mot de passe.

  • Nom du [sous-domaine].sharepoint.com.

  • Particularités de migration des courriels+calendriers+contacts.

  • Particularités relatives aux aspects technologiques (ex: bande passante limitée. grande taille et grand nombre de documents, projet pilote requis).

 

La rencontre pour obtenir les réponses à ces questions sera courte si vous avez déjà  colligé l'information du 1er et 3ème groupe. Prévoyez au minimum une heure pour décrire chaque scénario principal d'affaires avec ses contenus d'affaires.

Suite à cette rencontre, un 1er plan général est rapidement proposé auquel s'insère les 1ères activités détaillées. Elles incluent l'abonnement à Office 365 et la copie de la solution de base ÉcoSphère.

  • Le 1er jalon du projet consiste à rendre disponible la suite Office (incluant Outlook) sur tous les postes de travail  et de former le personnel si nécessaire.

 

  • Le 2ème jalon est de former le personnel à maîtriser Outlook. Ce jalon peut aussi inclure la maîtrise de Skype Entreprise.

L'atteinte de ces deux jalons se fait généralement sans perturber les activités courantes du personnel. Souvent, le personnel est déjà familier de ces logiciels. Toutefois, des formations complètes ou d'appoint peuvent s'avérer nécessaire.

Une fois ces deux jalons atteints, la migration des courriels pourra avoir lieu pour permettre au personnel d'appliquer Outlook au quotidien, ce qui constitue généralement le 3ème jalon du projet. Avec l'atteinte rapide de ce jalon une attitude positive devrait se manifester chez les membres du personnel, en particulier s'il y a eu aussi rehaussement de leurs postes de travail (ex: 2ème moniteur, casque d'écoute, connexion internet plus rapide...),

En accord avec les principes de la méthodologie agile, le plan est mis à jour suite à la réalisation des 1ères activités. Le personnel est informé de l'évolution du plan avec une emphase sur les activités où il est impliqué et bien sûr du jour H, où tout le personnel transitera vers leurs nouveaux espaces conjoints de travail sur le web. C'est le sujet des prochaines pages.