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Documents disponibles en équipe

 

Le document n'a plus la polyvalence qu'il avait au siècle dernier, mais créer, éditer et diffuser des documents sont encore très utiles. Voici des conseils d'usages en équipe des documents dans un environnement Office 365. Débutons par un peu de théorie.

Quels sont les substituts modernes aux documents ?  

Depuis le début du siècle, le document n'est plus le conteneur universel qui était choisi sans réfléchir pour y conserver de l'information. Les outils de collaboration et de communication se sont démocratisés ce qui a popularisé les courriels, les blocs notes, les conversations en ligne... et autres substituts listés ci-contre. Malgré tous ces substituts, le document garde la meilleure place, celui d'un conteneur privilégié d'informations et de connaissances.

 

Quand utiliser un document aujourd'hui ?

Un document sert principalement à quatre usages. Qu'il soit généré par un logiciel ou des personnes, il sert:

  1. à transmettre de l'information dans un format immuable (ex: facture, reçu, bulletin de paie, rapport d'impôt, certificat, feuille de temps...)

  2. à regrouper les réponses à des formulaires qui facilite la collaboration (questionnaire d'emploi, configuration d'ÉcoSphère, évaluation, demande de permis...)

  3. à présenter les résultats suite à un processus d'analyse (offre de service, devis technique, budget, rapport, plan de projet, de tests, AQ...)

  4. à colliger de l'information qui sera tenue à jour ou enrichie (procédure de travail, manuel d'utilisation, cv, historique, bibliographie, références...)

Vous constatez qu'un document se distingue de ses substituts par notre intérêt à le sauvegarder à long terme et de le retrouver facilement pour le consulter, le diffuser, le partager ou le mettre à jour. En ce sens, le document sert à colliger nos connaissances. Connaissances dont les sources et l'inspiration proviennent souvent des substituts aux documents. Le plus utile est définitivement le bloc-note dont les usages font l'objet de cette page.

Plus personne ne rédige un document d'une demi page que pour la transmettre par courriel

DOCUMENTS

Sauvegarde à long terme

Le retrouver facilement

 

L'illustration ci-dessous identifie les lieux où l'on peut sauvegarder de l'information dans un environnement Office 365.

 

Ces lieux sont nombreux, mais seulement 3 conviennent à la sauvegarde de documents originaux: votre bibliothèque personnelle OneDrive; le portail interne et les extranets de votre entreprise. Tel qu'illustré ci-dessus, ces 3 lieux offrent plusieurs avantages. Le plus important à mes yeux est la gestion automatique des versions qui permet de sauvegarder l'historique d'édition et de restaurer une ancienne version le cas échéant. C'est une protection importante considérant qu'un document est éditable par plusieurs personnes.

 

Voici un scénario déclenché par la réception d'un appel d'offre d'un client existant:

  1. Vous créez une tâche dans la page CRM d'un site de projets en précisant l'état Offre de service en cours et un nom court de projet qui servira de préfixe à tous les noms des documents qui suivront.

  2. Vous déposez l'appel d'offre dans le site de projet associé au type du projet auquel il correspond avec la catégorie Offre de services ainsi que le code associé à ce client existant.

  3. Du site de référence, vous copiez un gabarit Word d'offre de service dans la bibliothèque de travail du site de projet. Vous lui donnez le nom Nom court du projet + Offre + Code du client  avec la catégorie Offre de services ainsi que le code associé à ce client existant.

  4. Dans Delve, vous créez un tableau, épinglez l'appel d'offre, l'ébauche de l'offre de services, des offres antérieures similaires avec quelques documents pertinents.

  5. Vous publicisez le tableau via Yammer dans le groupe associé à ce type de projet.

  6. Vous identifiez les futurs participants et planifiez avec eux une réunion de travail via Skype Entreprise en tenant compte de leurs disponibilités à très court terme sur Outlook.

  7. Avant cette réunion vous en profitez pour relire l'appel d'offre et éditer en parallèle l'offre de services afin de la personnaliser selon les aspects distinctifs de l'appel d'offres et des précisions obtenues par téléphone (ou par Skype) avec le client.

  8. Pendant la réunion, vous discutez stratégie avec vos collègues, vous éditez en direct l'offre de services pour y insérer des éléments clefs de cette stratégie, vous identifiez les tâches de chacun dans la liste des tâches du site de projet et vous identifiez les autres documents à produire: budget, plan de projet, présentation, CVs,...

  9. Dès la fin de réunion, toute l'équipe travaille de concert pour produire les documents. Ils feront l'objet d'une édition/révision en équipe suivi d'une approbation formelle via le site de projet.

  10. Suite à l'envoi de l'offre de services, l'état de la tâche dans le CRM est mis à jour: Offre de service transmise.

Si l'offre de service est gagnante, le site de l'extranet associé au client sera mis à jour avec des copies pdf des documents approuvés.

 

Beaucoup d'étapes me direz-vous. En effet, mais elles ont l'avantage d'être simples et faciles à convertir en habitudes. Entre la 1ère et 8ème étape moins de quelques minutes/heures les séparent, souvent dans la même journée. Les gains de productivité sont évidents tout en obtenant une collaboration naturelle de tous à produire les livrables.

Dans ce scénario:

Personne ne s'envoie de copies de documents par courriel, 
ni ne fait de copies locales sur leur poste.

Pour obtenir ces gains de productivité, l'équipe s'engage à appliquer ces quatre bonnes pratiques :

 
  1. Éditer le document en ligne plutôt que de télécharger sur son poste: Pour être le seul à pouvoir l'éditer, l'éditeur l'extrait (check-out) et l'archive (check-in) par la suite.

  2. Partager des liens plutôt que des copies d'un document: En particulier, seul le lien vers un document est transmis par courriel aux destinataires ayant accès au portail.

  3. Garder actif le contrôle des versions, ce qui permet de mettre à jour un document sans changer son nom (car quelqu'un possède peut-être un lien vers celui-ci) tout en gardant disponibles ses anciennes versions.

  4. Suivre un processus d'approbation qui distingue clairement les documents approuvés des documents de travail. La façon la plus simple d'implanter l'approbation de documents est d'ajouter une colonne qui distingue si un document est approuvé ou non (ex: une simple case à cocher, une date, et/ou un champ texte où l'approbateur inscrit son nom et la date). Les autres façons plus formelles s'apparentent à la publication d'un document, telle que détaillée dans la section Autres usages ci-dessous. 

Ces engagements de l'équipe permettent d'embrasser le principe du document unique édité sur place à travers votre entreprise (et même à l'externe). Il en résulte que :

Tout est sauvegardé au bon endroit
dès leur création.

Notez aussi que ce scénario ne requiert pas de créer de nouveaux lieux d'échanges, ni de sites de projet, ce qui facilite l'encrage de bonnes habitudes de travail. Il est donc important de bien spécialiser ces lieux durant la mise en place à l'étape du classement et des autorisations et de les rendre évidents à choisir à la 1ère sauvegarde d'un document.

En général les engagements ci-dessus sont assez simples à obtenir de tout le personnel. Ce qui l'est moins, est de faire adopter les usages des blocs-notes OneNote qui offrent des avantages complémentaires, en particulier celui d'alléger le nombre et la production de documents de travail dont la durée de vie est souvent courte.

Le scénario ci-dessus est aussi une belle preuve de l'importance de mettre en place tous les services d'Office 365 mentionnés en accueil de cette partie du guide.  En complément, voici une courte capsule-vidéo yabadabadou de Microsoft UK en 2m24s (british) :

 

Cela dit, détaillons d'autres cas d'utilisation fréquents avec des documents

  1. La publication d'un document en lecture seule pour expliciter une approbation ou pour fin de diffusion, entre autres, dans le centre de références
    du portail ou un des extranets.

  2. La création d'un document personnel avant qu'il ne soit partagé.

  3. Le lien web en tant qu'accès au document, plutôt qu'une copie.

  4. Les bibliothèques de travail (brouillons) et de livrables (finaux).

  5. La réalisation de tâches impliquant des personnes avec différents droits d'accès.

​​1) La publication d'un document en lecture seule.

Publier un document est un moyen de rendre accessible une copie du document en lecture seulement à d'autres personnes. La copie peut être complète ou partielle, faire appel à une conversion de format (ex: .docx vers .pdf) et être assujettie à une approbation formelle. Voici quelques exemples typiques:

  • livrable approuvé et transmis à un client via le site qui lui est attribué sur l'extranet;

  • manuel d'utilisation ou de référence d'un produit publié sur l'un des extranets;

  • gabarit d'un document dans le site de références du portail;

  • procédure de travail ou formulaire dans un site départemental;

  • liste de prix de produits publiés sur le site web;

  • extrait d'un document dans une nouvelle du site portail.

 

Telle qu'illustrée ci-dessous, la technique de publication la plus simple consiste à ouvrir le document et de le sauvegarder dans la bibliothèque de publication en effectuant une conversion.

Il existe des cas où un document est publié à plus d'un emplacement: Par exemple, une série de règlements dans les sites de différents clients d'un extranet.

 

Il est simple de noter les emplacements où un document est publié lorsque ceux-ci ne sont pas toujours les mêmes. Il suffit d'ajouter une colonne de commentaires, de liens ou de métadonnées. Si vous optez pour les métadonnées, les emplacements disponibles doivent être listés dans la banque de termes. C'est le choix que je préfère. Il laisse aucune place au désordre.

Cette règle de publication d'une copie ne s'applique pas lorsque vous pouvez publier sur place les documents d'une bibliothèque. Le truc consiste à éditer une version brouillon d'un document tout en laissant la version principale disponible pour les lecteurs. Une fois le brouillon prêt à être publié, il suffit de rendre principale  la version et si nécessaire de la faire approuver. Ce mode de publication peut être l'apanage d'une bibliothèque du site de références et des sites départementaux du portail (non conseillé dans un extranet). Les paramètres à configurer pour éditer un document sur place sont sous le lien Paramètres de la bibliothèque > Paramètres de contrôle de version. Les voici:

2) La création d'un document personnel avant qu'il ne soit partagé.

SVP, ne créez pas dans les bibliothèques de votre portail des dossiers à votre nom pour y sauvegarder vos brouillons.  Commencez plutôt à rédiger un document dans votre espace OneDrive et lorsque vous jugez qu'il est prêt à être publié, déplacez-le dans une bibliothèque du portail:

  • par un glisser-déposer de votre explorateur local de fichiers, puisque votre OneDrive est synchronisé avec votre poste de travail, ou

  • tout simplement en cliquant sur Enregistrer sous.

 

De là, vos collègues y auront accès. Simple et efficace ! Sharegate a publié récemment cette belle infographie (en anglais) qui délimite bien quand utiliser OneDrive et quand utiliser le portail/extranet.

3) Le lIen web en tant qu'accès à un document, plutôt qu'une copie.

Voici quatre usages intéressants de liens dans une bibliothèque :

  1. Un lien peut être utile pour identifier exhaustivement des documents (règlements, garantie...) d'un autre site qui servent de référence à un projet. Ce type de lien peut aussi être externe, tel que vers une page du présent guide.

  2. Des liens vers des documents partagés sur votre OneDrive (un gros fichier .pdf, une image ou même un document partagé avec un client). Vous verrez, c'est une sensation très plaisante de permettre à votre client/partenaire d'éditer le même document que vous mais en évitant de lui donner des accès à votre portail interne, seulement à un fichier spécifique sur OneDrive. Lorsque le document est jugé final, vous n'aurez qu'à déplacer votre fichier de OneDrive à votre bibliothèque et supprimer le lien.

  3. Des liens vers des répertoires partagés sur votre OneDrive. Ce sont souvent des répertoires de travail pour vos équipes et vos partenaires externes. C'est d'ailleurs une solution de contournement aux Groupes Outlook qui ne supportent toujours pas la collaboration de membres externes à Office 365 (c'est à suivre). 

  4. Des liens vers des fichiers et répertoires partagés sur le OneDrive d'un client ou collègue. C'est la réciproque des 2 cas précédents mais cette fois-ci vous êtes le destinataire des liens vers des espaces OneDrive. 

 

Voici une vidéo de 1m32 présentant des cas concrets et comment autoriser les liens.

4) Les bibliothèques de travail (brouillons) et de livrables (finaux).

Je vous propose d'avoir au minimum les bibliothèques Documents de travail et Livrables dans un site de projet. Une certaine indiscipline est acceptable avec Documents de travail, mais à toute fin pratique aucune pour les livrables d'un client.

  • Les livrables peuvent être situés dans le site extranet privé du client : service distinctif apprécié des clients réguliers. Utilisez le truc du vidéo ci-dessus pour copier les URLs des livrables de l'extranet dans votre site interne de projets.

  • Au contraire des documents de travail, les livrables sont sujets à approbations et ont une colonne de commentaires d'approbation. Ajoutez d'autres colonnes au besoin, telles que celle des mots-clefs, la phase du projet, etc. La bibliothèque Livrables peut aussi avoir ses propres autorisations.

  • Il y a plusieurs façons d'ajouter un document dans une bibliothèque Livrables. Souvent, il suffit d'ouvrir un document de travail, de l'éditer et de le sauvegarder à titre de livrables. Une autre façon est de copier le document entre les bibliothèques. Bien sûr, vous pouvez créer le livrable directement dans la bibliothèque, ce qui est souvent le cas pour les rapports journaliers. Voici une vidéo de 2m31 à ce sujet.

5) La réalisation de tâches impliquant des personnes avec différents droits d'accès.

Lorsque qu'une tâche implique plusieurs départements ou des personnes n'ayant pas les mêmes droits d'accès à une bibliothèque, le bris d'héritage des autorisations par document n'est jamais conseillé. Il existe toujours une solution plus facile à gérer: Soit de créer une nouvelle bibliothèque, soit d’activer les approbations pour mieux gérer les brouillons, soit de créer un extranet, soit d'ajouter ses documents dans Yammer ou soit d'utiliser sa bibliothèque OneDrive.

 

OneDrive s'avère appropriée si vous voulez donner un accès privé de quelques documents à un groupe de travail ad-hoc. L’un des membres du groupe ouvre un dossier dans sa bibliothèque OneDrive et il y donne accès aux autres membres, externes ou non.

 
 

Voici d'autres exemples concrets de solutions : 

  • La création d’un centre de références pour tous, lieu où des informations variées sont publiées par divers groupes d’un portail, tout en gardant simple la sécurité dans chaque site départemental. 

  • La création d’extranets pour y déposer des informations de différentes sources tout en sachant qu’elles seront accessibles par des membres externes à l’entreprise : clients et fournisseurs.

  • La création de sites dédiés pour y réaliser des tâches qui impliquent plusieurs départements. Par exemple, un site de suivi de vos subventions en R&D afin de les justifier lors d’un audit. Autres exemples, le processus d’embauche de nouveaux employés et la gestion des relations avec les clients.

  • L'utilisation de Yammer pour amorcer un projet, échanger des idées, publier des brouillons de documents....

Références utiles pour faciliteront l'application des usages ci-dessus:

Venez expérimenter le service Yammer d'Office 365 sur le réseau Office365experts  pour y découvrir des nouvelles, des trucs, des conseils et y poser vos questions.

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