Documents personnels dans OneDrive

 

Le 1er modèle d'usage de cette partie du guide est celui des documents personnels. Bien sûr, vous appliquez déjà le vôtre. Nous verrons ci-dessous que son adaptation aux services OneDrive d'Office 365 vous sera naturelle et simplifiera vos activités quotidiennes tout en étant bénéfique à votre entreprise. Un bloc-note OneNote est aussi un compagnon très utile pour usage personnel.

perso

Situation actuelle : Vos documents personnels sont sûrement nombreux et diversifiés. Chaque document à son format de sauvegarde: Word, Excel, Powerpoint et pdf sont les plus utilisés. Il y a aussi les blocs-notes, les images, les conversations audio, des vidéos et mêmes des courriels, des contacts importés...

Ces documents sont sauvegardés dans des dossiers de votre poste. Ils sont hiérarchiques pour faciliter le classement. Pour garder plusieurs versions d'un document, vous ajoutez vx, une date ou un code à son nom. À quelques reprises dans l'année, vous copiez ces dossiers sur un disque externe ou un clef USB pour fin de backup et vous les ranger près de votre poste de travail: À ne pas faire, mais tout le monde le fait.

 

Il y a bien sûr les documents que vous avez créés et ceux très fréquents où vous n'en êtes pas l'auteur initial. Parmi ces derniers :

 

  1. Il y a ceux qui visent à enrichir votre expertise d'affaires et transversale, Vous les avez reçus par courriel ou tout simplement téléchargés d'un site web, d'un CD-ROM...;

  2. Il y a aussi ceux qui sont des copies de documents de vos collègues et dont les originaux sont sauvegardés sur des serveurs ou des postes locaux de vos collègues.

Le modèle ci-dessous détaille l'usage des documents personnels dont vous êtes l'auteur et ceux de la 1ère catégorie ci-dessus. La 2ème constitue une mauvaise habitude à s'affranchir. Nous verrons comment dans le prochain modèle Documents en équipe.

Le prérequis obligatoire au présent modèle est la migration et le classement des documents pertinents dans votre bibliothèque OneDrive d'Office 365. La technique de migration a été détaillée dans la partie Mise en place de ce guide.

 

La bibliothèque OneDrive sur le cloud  est disponible à chaque membre abonné à Office 365 quelque soit sa licence.  Ses principaux avantages sont :

  • d'être équivalente au dossier personnel Documents sur Windows,
    son utilisation n'a donc rien de très nouveau pour les membres;

  • d'être synchronisable sur chacun de vos postes personnels,
    qu'il soit au bureau, à la maison ou portatif (très pratique)​;

  • de permettre en quelques clics de partager en lecture ou en écriture des sous-dossiers ou des documents avec vos collègues et personnes externes;

  • de créer automatiquement une nouvelle version à chaque sauvegarde d'un document existant ou lorsque que l'on y dépose un document avec le même nom (dans ce dernier cas, un message s'affiche pour obtenir confirmation);

  • d'offrir une corbeille de 90 jours pour récupérer un document ou un dossier supprimé;

  • d'offrir une capacité de 1000 GOctets, ce qui est colossal;

  • d'avoir Microsoft qui prend en charge les backups en continue pour vous.

Nota bene: La bibliothèque de OneDrive sur Office 365 est différente de celle offerte gratuitement par Microsoft au grand public (vidéo de 2m30). Je sais, je sais c’est un mauvais choix de Microsoft d’avoir opté pour deux noms identiques, mais pour l’instant il faut vivre avec, c’est tout.

 

Lorsque vous faites des recherches avec Google, inscrivez les mots clefs OneDrive Entreprise et OneDrive for Business entre guillemets, plutôt que seulement OneDrive : Voici les résultats de cette recherche dans un nouvel onglet de votre navigateur.

​Le logiciel OneDrive Entreprise est inclus avec la bibliothèque OneDrive. C'est ce logiciel qui effectue la synchronisation de vos documents avec vos différents postes de travail. Une fois installé, les paramètres sont disponibles via l’icône d’un petit nuage bleu, à droite dans la barre d’état. Dès que votre ordinateur est allumé, ce logiciel est à l’affût d’une synchronisation avec votre bibliothèque OneDrive sur le web. S’il ne détecte pas le réseau Internet, vous verrez une petite croix rouge sur le nuage. Cette croix s’effacera dès que votre ordinateur se reconnectera.

Une fois votre bibliothèque OneDrive en quête de synchronisation, tout ajout, édition ou retrait d’un document se répercute rapidement sur vos équipements synchronisés. Il y a quand même un filet de sécurité à cette puissance, puisque OneDrive a sa propre corbeille de récupération (ci-contre).

 

Cette vidéo de 4m56 vous présente l'utilisation de la version de novembre 2015 (celle avec l'interface classique que vous pouvez choisir dans le coin gauche du bas de la page). Une nouvelle vidéo sera produite à l'automne 2017 pour refléter la nouveauté Files-on-demand annoncée par Microsoft en mai. IL est annoncé qu'à partir de l'explorateur de fichiers, vous pourrez ouvrir directement des fichiers de vos bibliothèques OneDrive et SharePoint Online. Un clic-droit suffira pour rendre vos fichiers ou dossiers synchronisés sur votre poste local (ordi, tablette et téléphone). Files On-Demand réduira le trafic sur votre réseau en évitant de synchroniser en continue les fichiers partagés sur plusieurs périphériques. C'est à suivre ...

Prenons quelques instants pour bien identifier les lieux où l'on peut sauvegarder de l'information dans un environnement Office 365.

Depuis l'automne 2016, de nouveaux éléments du menu de gauche sont offerts. Ce sont

  • la page Découvrir  qui liste des suggestions à la manière du service Delve;

  • une liste de sites qui offrent des accès directs aux bibliothèques dont vous avez accès.

En deux mots ce sont des nouveautés peu utiles de Microsoft: Delve remplace avantageusement la Page Découvrir  et des favoris vers vos bibliothèques préférées dans votre navigateur seront plus utiles que la liste de sites.

Une fois la synchronisation établie, l'utilisation de OneDrive est transparente. Il suffit de sauvegarder vos documents dans l'un des dossiers OneDrive sous Windows ou Mac. Ceux-ci seront tenus à jour sur le web par le logiciel OneDrive Entreprise: Adoption 100% par tout le personnel.

Besoin d'une synchronisation plus fine ? Depuis janv 2017, OneDrive Entreprise permet  de synchroniser des dossiers spécifiques: Clic-droit du petit nuage bleu, suivi de l'option Paramètres. Cliquez ensuite l'onglet Compte suivi du lien Choisir les dossiers  ci-contre.

SI le lien Administrateur OneDrive  s'affiche dans le coin gauche du bas de la page web, vous pourrez accéder à la console d'administration de OneDrive. Cette vidéo de février 2017  de Laura Rogers en dévoilera tous les secrets en 57m45. Merci Wonder Laura  !

OneDrive est aussi approprié pour donner l’accès privé (direct ou par courriel) de quelques documents à un petit groupe de travail ad-hoc. L’un des membres du groupe crée alors un dossier dans sa bibliothèque OneDrive et il y donne accès aux autres membres, externes ou non. Les membres internes peuvent même synchroniser des dossiers de leurs collègues sur leur poste. C'est un réel avantage lorsque vous voulez travailler avec des partenaires sans un extranet ou Yammer.

Truc personnel: Le moment où vous détectez une information intéressante peut différer du moment où vous êtes prêt à la consommer. Pendant un certain temps, vous voulez copier ces informations sur votre poste local. De plus, vous êtes peut-être de ceux qui n'aime rien jeter. C'est bien sûr mon cas ! Je vous propose donc de créer deux dossiers OneDrive : le dossier À lire, où vous pourrez cumuler l'information de vos recherches et le dossier Z jeter pour l'information qui ne répond pas à vos besoins immédiats. Une fois créés, vous pouvez associer ces dossiers à des favoris sous Windows. C'est très pratique pour y déposer en un clic un document.  À l'exemple de ce vidéo de 58s (en français), vous n'avez qu'à sauvegarder le document sur votre poste.

Cette vidéo du 16 juillet 2016 de 17m13 (en anglais) démontre l'édition d'un document personnel de n'importe où, mais aussi son édition à plusieurs en temps réel et ce, même à partir de la suite Office 2016 installée sur WIndows. En mode multi-auteurs, l'expérience est encore plus significative avec Skype pour faciliter les échanges en temps réel.

Ces 6 pages en français de Microsoft sont aussi intéressantes pour mettre les points sur les i. OneDrive est disponible sur les appareils mobiles, dont le iPad (vidéo de 51s)  et le téléphone Androïd (vidéo de 1m23).

OneDrive accepte les blocs-notes OneNote: très utiles pour colliger de l'information fragmentaire lorsque l'on navigue sur le Web. Si vous avez un collègue qui participe aussi aux mêmes recherches sur le web, n'hésitez pas à partager entre vous ce bloc-note. Le modèle d'usage complet de OneNote est présenté sur cette page. Ici, le principe est d'éviter de publier de l'information qui n'est utile pour l'instant qu'à vous (et à votre collègue). C'est une façon d'éviter l'infobésité dans le portail. La copie d'une section ou d'une page d'une bloc-note est simple avec OneNote.

Cela dit, rappelez-vous que l’administrateur général d’Office 365 de votre entreprise peut aussi surveiller l'utilisation de votre bibliothèque OneDrive. Voici aussi des pistes de solutions en cas de problèmes de synchronisation.

 

OneDrive a énormément évolué ces dernières années et continuera à évoluer. Je vous invite à visionner cette vidéo de 3m51 (juin 2017) qui présente les nouveautés qui seront lancées cet automne. Elles font rêver !

 

Juin 2017

S. Charron