Scénario: Duo directeur(trice) & assistant(e)

Représentons les enjeux et besoins d'affaires précédemment énoncés à l'aide d'un exemple contemporain.

 

De nos jours, un directeur(trice). veut accéder et éditer les mêmes informations que son assistant(e), participer occasionnellement aux mêmes tâches, en déléguer, et à l'évidence, être notifié des nouveautés, changements et décisions à prendre s'il y a lieu. Ces activités sont typiques des équipes de direction, ventes, RH, finances et de projets souvent constitués en duos directeur(trice) et assistant(e) où l'assistant(e) fait gagner du temps et peut agir en tant qu'alter ego du directeur(trice). Parmi ses tâches, l'assistant(e) :

  • reçoit et filtre les appels, les courriels et les rendez-vous;

  • collecte, met à jour, archive les données et dossiers;

  • diffuse des rapports et informations fiables;

  • organise, suit et ajuste  les réunions et les événements;

  • met à jour et diffuse la liste des contacts.

Voici un exemple des postes interconnectés de ces duos.

 

Voyons comment les nombreux services unifiés Office 365 aide ces duos à mieux communiquer et collaborer en temps réel via leurs ordinateurs/téléphones/tablettes respectifs, en des heures et lieux différents, tout en accédant aux mêmes informations (et non à des copies).

Outlook et Exchange Online permettent:

  • le partage complet de courriels, de calendriers & de contacts;

  • l'accès à tous ses comptes de courriels, externe ou non;

  • la délégation d'un compte Exchange;

  • la mise en commun des boites aux lettres et ressources partagées;

  • la notification et les indicateurs de suivi personnalisés;

  • la délégation de tâches spécifiques;

  • les sondages à une question;

  • les gabarits réutilisables de courriels;

  • les macros pour exécuter plusieurs actions en un clic;

  • les recherches prédéfinies en un clic;

  • le travail en mode déconnecté de l'Internet.

 

Skype Entreprise permet:

  • la messagerie instantanée;

  • les appels en audio et vidéo-conférence;

  • le partage d'écran;

  • la prise de contrôle à distance;

  • l'enregistrement de conversations audio et vidéo;

  • de savoir la disponibilité de tous les membres de l'entreprise.

Office 2016, SharePoint, OneDrive et Yammer permettent:

  • le partage et l'édition à plusieurs de documents de travail;

  • la sauvegarde dans les sites départementaux et extranets;

  • la sauvegarde des pièces jointes;

  • la synchronisation sur plus d'un poste de travail;

  • les alertes sur les changements de documents et éléments de liste;

  • la révision/approbation de livrables avant leur diffusion;

  • l'ajout de pièces jointes à un courriel;

  • les discussions et flux d'actualités;

  • les recherches automatiques journalières;

  • une utilisation consistante de termes préétablis;

  • un engin de recherche avec de nombreux filtres;

  • la gestion des autorisations à différents niveaux.

 

Power BI, Flow et PowerApps permet:

  • de mettre à jour des rapports et des tableaux de bord dynamiques  en collectant des données journalières;

  • de détecter des tendances ou des exceptions;

  • d'entériner des décisions par l'analyse de données à jour;

  • de se connecter et analyser des sources de données externes;

  • de faciliter l'entrée de données à la source;

  • d'automatiser certaines tâches récurrentes;

  • de tirer avantages du marché des mégadonnées (big data).

 

Delve permet:

  • d'être informé des nouveaux contenus de ses collègues;

  • d'être informé des mises à jour aux contenus pertinents;

  • d'obtenir le profil à jour de tous les membres et de voir qui travaillent avec qui et ce sur quoi ils travaillent;

  • de regrouper et partager des contenus selon la priorité du moment.

 

Le plus remarquable avec toutes ces activités c'est qu'aucune ne requiert de développements informatiques. Une configuration adéquate des services d'Office 365 est suffisante.

Juin 2017

S. Charron