Éclairer  ses contenus du jour  avec Delve

 

Avec le service en ligne Delve d'Office 365 vous pouvez compter sur un véritable greffier personnel bénévole. Hyperactif, il vous garde au courant des activités de votre entreprise, en particulier celles de vos collègues réguliers.

Aucune configuration technique requise. Rien. Nada !  Dès l'abonnement à Office 365, le service Delve s'active 24/7. Pour en profiter, il suffit dans un 1er temps que vos contenus d'affaires et ceux de vos collègues soient dans l'environnement Office 365.  Plus important, il est aussi nécessaire d'avoir bien configurer OneDrive, portail, extranets, Outlook, Yammer... (en particulier au niveau des autorisations) ce qui est simplifié avec ÉcoSphère

        Il est plus simple :

  • de lire que d'écrire; 

  • de comprendre que de créer,

  • et d'ajuster plutôt que de configurer de zéro

Vous accédez à Delve en cliquant sur sa tuile. La page d'accueil présente les documents jugés populaires. En cliquant sur l'item Moi dans le menu de gauche, votre profil s'affiche, similaire à celui-ci. Le lien Revenir à vos documents  affichera ceux récemment créés ou modifiés de OneDrive ou dans des sites.

Les vignettes circulaires des personnes donnent accès à leur profil respectif ainsi qu'aux documents jugés pertinents pour ces personnes. Voici les affichages typiques sur une tablette ou un téléphone Android :

Vos fiches de Delve diffèrent de celles que voient vos collègues. Vous voyez vos documents privés et ceux auxquels vous avez accès; les autres voient leurs propres documents et ceux partagés avec leurs collègues. Vos documents non partagés sont signalés par un cadenas. Delve ne modifie jamais les autorisations, ni ne crée de contenus.

À l'instar de Pinterest, vous pouvez épingler des fiches sur votre page de favoris et dans des tableaux partagés avec vos collègues. Difficile de s'en passer aussitôt que l'on travaille en équipe. Il suffit simplement de créer un tableau, de le partager avec ses collègues et d'y épingler des documents.

Le concept est simple et bien présenté sur cette vidéo YouTube de 3m en juillet 2015. Petit truc: Donner un suffixe unique aux tableaux, tel que RX pour qu'ils soient faciles à retrouver par l'engin de recherche de Delve.

L'engin de recherche de Delve mérite le détour. Il filtre les contenus par mots clefs, personne et nom de tableaux. Par exemple, en tapant le nom d'un client, s'affichera les fiches triées selon la pertinence des signaux que Delve associent aux contenus dont vous avez accès. Laissez-vous tenter !

Bémol: Avant de poursuivre, mentionnons que Delve n'offre aucun accès aux utilisateurs externes, ni de passerelle aux contenus locaux de votre poste de travail, tablette ou téléphone.  La migration des contenus d'affaires s'impose donc. Autre petit bémol, il y a un délai de traitement de quelques minutes pour indexer les changements des contenus.  Vous aurez aussi deviné que Delve n'est pas très excitant pour un travailleur autonome, quoique...

 

Autres avantages de Delve  :

  • Delve travaille presqu'en temps réel, ce qui vous permet d'avoir une meilleure idée de vos priorités et de trouver l'information dont vous avez besoin, quels que soit les projets et travaux auxquels vous participez. Combiné à l'emploi de tableaux Delve, tout chef d'équipe ne pourra plus s'en passer pour gérer ses projets.

  • Vous venez de recevoir un appel d'offres à répondre en 7 jours. Déposez la d'abord dans votre portail et créez votre offre de services avec l'un de vos gabarits. Ensuite dans Delve, créez un tableau, épinglez-y l'appel d'offre, l'ébauche de l'offre de services, des offres antérieures similaires, quelques documents pertinents et publicisez le tableau. Durant la semaine, tous les participants garderont ce tableau dans leur favori pour le consulter et le mettre à jour. Adoption immédiate.   

  • Pourquoi Delve a changé la vie de Satya Nadella, CEO de Microsoft (5m19)

  • Delve est un hyperactif, il affichera les contenus pertinents avant même que vous les demandiez. Par exemple, lorsque Delve sait que vous assistez à une réunion à 16 h et quels sujets seront abordés, il rassemblera toutes les informations jugées pertinentes dans votre tableau de bord ainsi que ceux des participants.

  • Delve cartographie les interactions entre vous et vos collègues en étudiant votre fréquence des échanges avec Exchange Online et l'outil IM de Skype for Business. Selon ce qu'il apprend sur votre travail collaboratif, Delve identifie quels fichiers, collègues et données sont les plus pertinents et importants à un moment donné.

  • Déjà pris une pause et ne plus se souvenir sur quoi vous travailliez ? Delve est là pour retrouver vos filons créatifs et aussi ceux de vos collègues.

  • Avec des profils personnels à jour, le personnel de l'entreprise géographiquement dispersé demeure renseigné sans effort pour voir qui travaillent avec qui et ce sur quoi ils travaillent.

 

Voici une excellente démonstration (difficile de faire mieux) du 4 avril 2016 de 12m32 de Delve qui se termine en mettant l'accent sur l'application pertinente des autorisations dans OneDrive, portail, extranets, Outlook, Yammer... : Très convaincant.

 

Delve n'a pas fini de nous surprendre ! Delve a été lancé en septembre 2014 et depuis de nombreuses améliorations se sont succédées. Selon Microsoft, celles-ci sont le reflet de la communauté. En date d'aujourd'hui (juin 2016), 119 nouvelles idées d'utilisateurs sont recensées par Microsoft.  Certaines sont consternantes, par exemple la suppression et l'édition du nom d'un tableau n'est toujours pas disponible dans Delve. Selon Microsoft, c'est en cours. Référez-vous au roadmap d'Office 365 pour vous garder au courant.

Plus vos collègues et vous utiliserez Office 365, plus Delve brillera. Ne le désactivez surtout pas. LE principal facteur de succès de Delve se situe dans l'emploi concerté de vos OneDrive, portail, extranets, Outlook et Yammer, ce qui nécessite de bien classer et étiqueter les contenus dès leur création pour en permettre le partage intelligent.