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Enjeux et besoins modernes d'affaires
Nous venons de voir que des investissements en TI facilitent l'innovation et rendent plus performants. En contrepartie, les mauvaises habitudes freinent la croissance. Avant de présenter des solutions, voici quelques réflexions sur les enjeux et besoins modernes quelque soit la taille de l'entreprise.
L'accélération de la productivité, de l'agilité et la capacité d'innover sont les enjeux clefs pour répondre à l'évolution continuelle des besoins d'affaires: de plus en plus pressants, exigeants et difficiles à satisfaire. Ces enjeux demandent respectivement de soutenir :
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des flux d'informations, souvent complexes et confidentiels, représentés par plus de 70% de tous les contenus et correspondances d'affaires d'une entreprise;
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une capacité de s'adapter très rapidement avec des unités de travail à taille humaine, où se partagent savoir-faire et contenus qui permettent d’évoluer dans la même direction, d’avoir une meilleure écoute de son secteur d’activités et de s’ajuster rapidement face aux menaces et aux opportunités d’affaires, reflet d'une réalité de + en + spécifique, complexe, rapide et incertaine;
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une stratégie qui renforce la valeur économique des équipes en alimentant leurs comportements innovants, avec de bonnes idées bien sur, mais aussi :
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en étant à l'écoute de ses clients et fournisseurs, moteur crucial d'innovations,
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en collaborant mieux entre unités d'affaires,
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en s'adaptant à l'évolution du marché.
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Les flux d'informations sont au centre :
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d'activités de gestion, de marketing, de ventes, de projets, de RH, d'administration, et de services à la clientèle;
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de travaux en équipes ou individuels basés sur des pratiques reconnues et personnalisés par client;
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d'implications sur plusieurs projets réalisés en parallèle;
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de conseils basés sur le savoir-faire, les actualités...
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de diffusion d'agendas et de contacts d'affaires;
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d'urgences d'affaires et changements à la planification;
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d'activités à l'extérieur du siège social ou sur la route;
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de très fréquents courriels;
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de la production de contenus diversifiés tels que : correspondances, mémos, compte-rendu, rapports, manuels, articles, propositions, CV, albums, vidéos...
"L'avenir n'est plus
ce qu'il était"
Paul Valéry
Pour bien orchestrer toutes ces activités, l'usage intensif de services numériques est requis. Cet usage est diversifié et doit s'intégrer aux pratiques et processus d'affaires, eux-mêmes à mettre à jour pour rapidement tirer profit des tendances et occasions éventuelles. L'ensemble doit permettre un développement constant de sa capacité numérique.
s'adapter le long de 6 axes
Voici deux vidéos de 1m48 et 1m54 sur la gestion par processus et leurs améliorations le long de 5 niveaux de maturité: 1) non-formel (dépend des acteurs), 2) reproductible, 3) défini et documenté, 4) maîtrisé et mesuré, et 5) optimisé et adaptatif en continue.
Cette excellente vidéo de 4m58 présente d'abord des enjeux et besoins modernes lesquels sont ensuite adressés par la méthode Lean (dégraissé -> au plus juste) en pilotant en continue des améliorations et en gagnant en qualité et en agilité.
L'agilité réfère au comportement coopératif gagnant-gagnant entre employés pour mieux gérer les flux d'information, un levier majeur de la performance en entreprise. Bonne nouvelle, Office 365 offre un support inégalé à la coopération. L'agilité est une approche percutante face à la complexité croissante des processus d'affaires et des collaborations sous-jacentes: L'agilité permet de répondre à l'enjeu de l'entreprise apprenante.
Voici des besoins technologiques modernes pour bien supporter les flux d'information:
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Types de contenus: différents médias (documents, images et vidéos), contenus d'équipes et personnels, espaces de discussions, flux d'actualités, pages wiki, notes, calendriers, contacts, sondages et listes.
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Puissance et diversité des fonctionnalités: Contrôle de versions, approbation avant publication, édition multiusager, liaison entre pages, messagerie moderne, vidéo-conférence, archivage et récupération, conversion, anti-spam et anti-virus.
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Flexibilité: Classements variés, droits d'accès granulaires, suivis et notifications spécifiques, identité visuelle personnalisée, réutilisation via des gabarits, vues filtrées, synchronisation automatique sur équipements mobiles ou fixes, accessibilité hors connexion, augmentation de la capacité de stockage, console riche d'administration, et retrait de la publicité.
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Engin de recherche avec filtres avancés et indexation des documents.
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Adhésion aux standards modernes de navigation et de sécurité.
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Disponibilité 24/7.
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Sauvegardes fréquentes et reprise rapide en cas de sinistre.
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Maturité, part de marché, capacité d'évolution et support de l'hébergeur.
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Habilités et préférences des utilisateurs tenues en compte.
Si vous avez parcouru la 1ère partie de ce guide, vous aurez constaté que les services et logiciels d'Office 365 peuvent définitivement faciliter votre virage numérique.
À ce sujet, voici 1 vidéo 4m03 (sept 2015) où sont présentés: besoins d'affaires, quelques uns des avantages d'Office 365 et l'importance de la mobilité en tant qu'avantage concurrentiel, tout en gagnant en temps & en collaborant mieux.
D'autres exemples et impacts positifs d'Office 365 sont présentés à la prochaine page.
Juin 2017