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Étapes de mise en place & projet pilote

 
 

La taille de la PME procure un avantage pour profiter plus rapidement des services Office 365.

  • Dans les grandes entreprises, construire sa capacité à mettre en place Office 365 requiert, entre autres, de tenir compte des diversités culturelles, fonctionnelles, organisationnelles et géographiques de l'entreprise. 

  • Dans une PME, l'enjeu de la diversité est plutôt minime, toutefois la gestion du changement demeure pour que l'envolée soit positive et que le point de non-retour soit rapidement atteint.

Pour une PME, une mise en place la plus simultanée possible des services Office 365 est privilégiée.  Pour sûr, la montée en puissance des utilisateurs se fera à différentes vitesses. En contrepartie, vous pourrez compter sur l'entraide des collègues technophiles et le fait que tous seront guidés par les mêmes modèles stables d'usages (basés sur le meilleur emplacement où sauvegarder chaque brique d'informations): un enjeu important de succès.

Avec la solution de départ ÉcoSphère et les services de PMEnuage, tout le personnel apprend à maîtriser les rudiments techniques et l'utilisation d'ÉcoSphère avant le jour H, date où tout le personnel transite vers leurs nouveaux espaces conjoints de travail sur le web

Voici les étapes typiques :

  1. Situation actuelle: Une courte série d'entretiens est réalisée pour connaître votre personnel, vos actifs et  vos activités d'affaires pour ainsi ajuster le présent plan de mise en place et détailler les 1ères activités conjointes du projet

  2. Réalisation des prérequis: plan communiqué à tout le personnel; postes adéquats de travail en place, périphériques et connexion à l'internet mis à niveau; contenus d'affaires et courriels nettoyés; noms de domaines réservés; sauvegardes (backup) effectuées et 1ers commentaires du personnel recueillis.

  3. Création de l'environnement Office 365: les membres sont inscrits à Office 365 chez Sherweb, les gabarits pertinents des collections de sites d'ÉcoSphère et une banque initiale de termes sont copiés dans le nouvel environnement. Cette copie est suivie d'une 1ère configuration basée sur le bilan de la 1ère étape et les commentaires reçus à date. Cette configuration est complétée lorsque chaque membre du personnel utilise son nouveau compte pour installer la suite Office, Skype et OneDrive Entreprise sur leurs postes de travail. Un ou deux de ces membres sont nommés administrateurs généraux.

  4. Formation du personnel: Elle débute possiblement une mise à niveau du personnel pour maîtriser Outlook.  En parallèle, tout le personnel et tout particulièrement les futurs administrateurs généraux parcourent le présent guide et en particulier les quatre dernières parties.  À cette formation de base s'ajoute des formations et exercices spécifiques et la production de ressources complémentaires, telles que des vidéos et des procédures écrites personnalisées . Une partie des exercices se réalisent dans une collection de tests offerte à tout le personnel avec ÉcoSphère.

  5. En parallèle à cette formation, les technicités de la migration des courriels+calendriers+contacts sont déterminées, planifiées et réalisées par Sherweb et PMEnuage (cette migration peut aussi être réalisée à la fin de la 3ème étape). La revue et adaptation conjointe de tous les éléments des sites et de la banque de termes est aussi réalisée avec les administrateurs généraux qui téléverse aussi les contenus d’affaires dans le futur portail et futurs extranets

 

Au jour H, connu et accepté par tous, tout le personnel transite vers leurs nouveaux espaces conjoints de travail et synchronisent les bibliothèques pertinentes avec leur poste ainsi que les calendriers/contacts qui les concernent avec leur logiciel Outlook. 

La stratégie de mise en place cible un lancement concentrant  le plus possible tous les services d'Office 365 pour ainsi bénéficier de leur intégration unique.

Le plan ci-dessus est flexible et chaque mise en place est unique. Il est toujours possible d'y ajouter un projet pilote pour un directeur et son assistant(e), de débuter sans extranet, de choisir des licences sans la suite Office 2016 installée sur les postes... C'est à la 1ère étape que tout est clarifiée.

 

À propos du projet PILOTE

Êtes-vous de ceux qui privilégiez un projet pilote pour introduire Office 365 ? Si tel est le cas, voici des étapes et aspects distinctifs qui permettront au groupe pilote de travailler au quotidien sans impacter les activités des autres membres de votre entreprise. 

Voici un scénario typique: Imaginons un directeur des ventes qui à la lecture de la page Duo directeur & assistant veut implanter Office 365. La direction lui demande de débuter par un projet pilote avec son assistant durant au moins 2 semaines.  Elle prendra sa décision de déployer ou non à large échelle selon les rétroactions de son directeur.

La mise en place du pilote est presque identique à un projet complet. Voici les différences :

  1. Un compte d'administrateur général à part. Suite à l'abonnement à Office 365, il est préférable de ne pas assigner pour l'instant le compte d'administrateur général au directeur ou à l'assistant. Il suffit d'ajouter deux autres comptes distincts: un pour le directeur et un pour son assistant. Durant le projet pilote, ce compte d'administrateur représente un supplément d'environ 8 dollars par mois, qui est prudent de faire. 

  2. Le directeur et son assistant auront besoin d'un Split Domain Routing (SDR)  pour recevoir et transmettre leurs courriels via Exchange sans changer leur adresse courriel. Cette page précisent comment.

  3. Dans Outlook,  il suffira d'ajouter au compte Exchange le compte courriel du fournisseur existant.  Les boites de courriels des deux comptes apparaitront une en-dessous de l'autre. Grâce au SDR, les nouveaux courriels entrants seront reçus simultanément dans les deux comptes (toutefois les courriels sortants seront sauvegardés uniquement par Exchange). Si des calendriers et des contacts doivent aussi être importés durant le pilote, il serait avisé de lire migration des courriels et Calendriers & contacts avant d'importer.

  4. Seuls les documents pertinents au directeur et à son assistante seront à migrer vers le portail et leurs espaces OneDrive respectifs. Si le portail est utilisé, il sera nécessaire de configurer son système de classement en suivant les conseils sur cette page.

Lorsque tout est en place pour un pilote, son succès réside dans la capacité du directeur et de son assistant à tirer avantage de leur nouvel environnement malgré qu'ils soient les deux seuls à l'utiliser. Il est bien connu qu'un directeur des ventes est plutôt impatient de nature et a peu de temps pour apprendre. Le bon côté du personnage est qu'une fois convaincu, il sera persuasif auprès de la direction.

 

Dans ce contexte, l'implication d'un expert Office 365 est fortement conseillé durant le projet pilote. Cet expert pourra personnaliser l'environnement, effectuer des démonstrations/formations et recueillir les commentaires et les besoins d'affaires de tous durant le pilote. La suite en sera d'autant mieux planifiée et avantageuse pour tous.

 

Un projet pilote demeure une étape intermédiaire qui offre une valeur ajoutée lorsque vous désirez bien préparer le déploiement, mieux en apprécier les impacts, les bénéfices, les coûts et d'en identifier les efforts de personnalisation. Plus l'entreprise est petite, plus le projet pilote perd de sa pertinence.

 

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