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Extranets et Yammer
Nous sommes de + en + asynchrone entre nous.
Les échanges directs ne s'établissent plus que lorsque leur valeur ajoutée est intense
Des extranets et des réseaux sociaux d'entreprise (RSE, que je préfèrerais voir nommé réseau collaboratif) évitent une myriade d’interactions individuelles qui auraient peu de sens, du moins du point de vue économique. Office 365 inclut sans frais ses services, à la fois aux membres en règle et aux membres externes. L'ensemble nous rend meilleur collectivement: une valeur ajoutée pour une entreprise.
Bonne nouvelle. Il n'y a même pas 4 ans le moindre extranet coutait 25k$ à mettre en place. Aujourd'hui, la configuration technique d'un extranet ou d'un RSE ne requiert que quelques heures, souvent moins. Nous verrons dans la partie usages de ce guide que le succès requiert toutefois un engagement progressif par tous en adaptant ses habitudes de travail, ce qui est plus simple pour une PME que pour une grande entreprise.
Voir c'est savoir
Vouloir c'est pouvoir
Oser c'est avoir
Alfred de Musset
Un extranet est souvent une hiérarchie à 2 niveaux.
Le 1er niveau est équivalent à une station libre-service privé disponible 24/7 avec un centre d'actualités, des réponses à des questions fréquentes, des documents et liens et d'autres ressources utiles à tous les membres. Le 2ème niveau est plus spécialisé, Voici quelques exemples concrets :
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en formation: des sites privés d'information, avant et après une formation en classe, maximisent la valeur ajoutée de la formation sans que les prospects et participants aient à contacter formellement le formateur.
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en coaching d'entreprise: le client y dépose ses documents et échange avec son coach. Le coach y dépose des documents selon les forces et les faiblesses de l'entreprise. Tout est personnalisé et sécurisé.
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en vente de maisons neuves: rien ne vaut une approche personnalisée pour répondre au besoin de chaque acheteur, qui deviendront les références de demain.
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en droit privé et en comptabilité: où un service très sécurisé et personnalisé est requis. Voir entre-autres Top 10 Reasons Why Your Law Firm Needs a Client Extranet.
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en distribution: l'intérêt de vos distributeurs dépend grandement de votre efficacité à diffuser les listes de prix, les nouveautés, les documents de vente, etc.
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en coentreprise: pour réaliser des objectifs communs, un extranet est adéquat pour y gérer les activités de projets, de R&D et de promotion ou celles d'un comité d'aviseurs / gouvernance.
Les quatre 1ère minutes de cette vidéo présente plusieurs arguments et exemples pour promouvoir et utiliser un extranet.
Tout extranet Office 365 peut être cloisonné selon des spécifications strictes en droits d'accès. De plus, rien n'empêche de facturer ses services, ce que font presque tous les journaux, magazines et analystes du marché de la planète.
Yammer est constitué de réseaux collaboratifs de classe mondiale, chacun donnant accès à des groupes thématiques où se côtoient des conversations, des sondages, des notes en coédition, des documents, des blocs-notes, des annonces et même des compliments entre membres.
Yammer demande à tous ses membres (d'Office 365 ou non) de s'authentifier pour participer. Ils reçoivent ainsi des niveaux d'autorisation appropriés selon les réseaux et groupes thématiques auxquels ils participent.
L'aspect technique est à la portée de tous. Yammer est l'outil des employés et non de la direction. En obtenir de réels avantages d'affaires requiert de formuler ses pensées et surtout ses questions par écrit, de créer des groupes et des réseaux utiles et de favoriser la mutualité des compétences et des savoirs. Être connectée en tout temps à Yammer doit être encouragé (sur téléphone, tablette et ordinateur). De plus, Yammer requiert au moins un champion à l'interne pour prendre de l'expansion dans la bonne direction.
Une image vaut mille mots parait-il. En voici deux :
Cette page de Microsoft offre une intéressante formation francophone en 6 vidéos. Je vous invite à la parcourir. Le tout dure 11m30. Si vous préférez la version anglaise, la voici.
Cette vidéo du 13 juillet 2016 de 19m08 mérite aussi d'être visionnée au complet. À 7m51, un scénario réaliste est présenté où Yammer est au coeur de l'action. Avec un peu de pratique, vous deviendrez aussi habile que la présentatrice.
Cette vidéo du 16 mai 2017 de 8m11 survolle les nouveautés de Yammer qui seront lancées en 2017. Yammer sera très gâté: il aura ses propres connecteurs externes, la capacité d'intégrer des flux de travail Flow et des connections directes vers les autres lieux de sauvegarde d'Office 365, dont le portail vidéo, les sites SharePoint, OneDrive et vos blocs-notes. Vous pouvez proposer vos propres suggestions à Microsoft sur ce forum.
Juin 2017