Flow, Forms et PowerApps

 

Flow et PowerApps ont été lancés en 2016 et Forms est encore en version First release Office 365. Les fonctionnalités de ces trois services méritent déjà qu'on s'y intéressent pour augmenter votre productivité et votre connectivité.

2017 nous réserve
de belles surprises 
Flow

Microsoft Flow est une service infonuagique pour accroitre votre productivité. Vous y définissez des règles de flux automatisés entre des services: ceux d'Office 365 bien sûr, mais aussi ceux de services publics. Plus d'une centaine sont disponibles à ce jour et ce nombre augmente fréquemment, tels que Yammer, Facebook, Instagram, Twitter, SQL Server, OneDrive, MailChimp, Wunderlist...

 

Nul besoin d'écrire de code complexe. Les règles de flux s'éditent en tirant avantages de modèles (gabarits) à personnaliser. Flow s'utilise de votre navigateur préféré mais aussi de l'application Flow sur vos tablettes et téléphones intelligents.

Connecteurs, déclencheur et actions sont les trois éléments constitutifs de chaque flux: Prenons le flux ci-contre où les pièces jointes de courriels sont sauvegardées automatiquement dans sa bibliothèque OneDrive. Le tout ne prend que quelques clics :

Trois éléments requis
Flow email attachment in OneDrive

  1. Connecteurs: Outlook et OneDrive

  2. Déclencheur: La réception d'un courriel avec au moins une pièce jointe et qui respecte les critères imposés

  3. Actions: Le transfert de la pièces jointe vers OneDrive est l'action du flux (séquencer plus d'une d'action avec des branches conditionnelles ou des boucles répétitives sont aussi disponibles).

Un flux s'exécute sans intervention humaine. C'est puissant. Les principaux types de flux sont les suivants:

  • Déclencher l'équivalent d'une macro en cliquant un bouton,

  • Gérer un contenu suite à son approbation,

  • Collecter des données d'un réseau social, d'un sondage, …

  • Transmettre un courriel,
  • Ajouter ou gérer des événements dans un calendrier,

  • Se notifier d'une nouveauté sur son appareil mobile (évitez les abus),

  • Synchroniser des contenus entre différents services.

Ces flux comblent souvent les lacunes entre les multiples sources de données et les applications avec lesquelles nous travaillons aujourd'hui. Flow sert aussi à automatiser des tâches manuelles répétitives d'administration.

Voici une vidéo de 1m08 qui résume Flow.

La documentation de Microsoft (en français) est un bon point de départ.

Si vous êtes déjà connecté à Office 365, cliquer la tuile Flow et voilà vous êtes à quelques clics de votre premier flow.

En 61m32, l'extraordinaire Laura Rogers (je suis un de ses fans) a présenté Flow en mars 2017 (en anglais). À ne pas manquer ! Ne ratez pas les Q/R : 10 dernières minutes.

Lancé le 31 octobre 2016, Flow a été bonifié au début 2017, entre autres, pour :

  • permettre l'édition de flux en équipe,

  • débuter la conception d'un flux à partir d'une copie d'un flux existant,

  • solliciter des données initiales avant de déclencher un flux,

  • épingler un bouton de démarrage d'un flux sur le bureau de votre cellulaire,

  • administrer les environnements de travail et les politiques d'accès.

Flow a néanmoins toujours l'étiquette Nouveau  au-dessus de son nom. Aujourd'hui :

  • Les modèles disponibles sont nombreux mais plutôt simplistes. Ils offrent néanmoins l'avantage d'être des lieux pour y démarrer et apprendre à personnaliser un flux.

  • L'éditeur a des quelques ratés: La solution consiste à privilégier des flux courts.

  • Le débogage d'un flux en échec est rudimentaire: Ça s'améliore !

  • La configuration avancée pour experts  n'existe à toute fin pratique pas.

  • Certains types de listes de SharePoint ne sont pas supportés: en développement.

  • Certains types de données de SharePoint ne sont pas supportés: en développement.

  • L'historique de l'exécution des flux est rudimentaire.

  • Les délais de déclenchement peuvent aussi être problématiques. Eh non, ce n'est pas du temps réel ! Le délai dépend de votre licence. Avec Office 365, la fréquence maximale d'un flux est de 5 min. Les autres conditions sont sur cette page:  les délais peuvent être substantiels si vous vous connectez à plusieurs services externes.

Flow est un service facultatif, puisque toutes les actions d'un flux peuvent aussi être réalisées manuellement. Cela dit, Flow sert à nous sauver de nombreux clics et a posteriori de notre précieux temps :

 

Il suffit de l'essayer
avec l'automatisme que vous avez toujours désiré
et vous verrez !

Prenez le temps de bien naviguer dans les modèles existants et construisez des flux pertinents pour vous avec des titres significatifs. Documentez aussi vos flux avec les commentaires intégrés aux actions. Bonne nouvelle, un flux peut être désactivé au lieu d'être supprimé, ce qui en facilite la gestion. De plus, un flow peut être activé d'une application PowerApps, ce qui ouvre des possibilités d'UX intéressantes.

La popularité de Flow augmentera rapidement en 2017 et sera aussi liée au succès de PowerApps. Abonnez-vous au blogue de Microsoft pour vous tenir informé ainsi qu'à sa communauté d'utilisateurs. Ce billet Q1 2017 Update for Microsoft Flow  présentent quelques unes de ces nouveautés qui se mettent en place. Madame Laura Rogers a récemment publié ces deux vidéos (Vidéo 1 - Vidéo 2)   sur l'art de concevoir des approbations avec Flow. Merci Laura ! 

 
Forms

Forms sert à publier des questionnaires et des sondages en ligne. En voici un que je vous invite à remplir aussi souvent que vous le désirez:

Questionnaire : Connaissez-vous Office 365 ?

Ce formulaire est responsive design sur n'importe quel écran (nul besoin d'une appli sur votre poste mobile). Les réponses sont disponibles à l'auteur en temps réel à l'écran ou dans un chiffrier Excel.

Un questionnaire/sondage Forms doit être répondu d'un seul trait. N'en créez pas de trop long. Forms offre un parcours linéaire ou par branches. Si vous avez des formulaires avec multiples branches, faites vous un p'tit schéma avant sur papier. Une branche peut aussi servir à ajouter des questions complémentaires selon la réponse à une question.

Un formulaire peut être privé ou public. Plus de 60 langues sont supportées. Bonne nouvelle, les souhaits dans le forum uservoice ne mentionnent pas de lacune majeure. La version actuelle de Forms semble déjà couvrir des scénarios réels d'affaires, tels que : recueillir les commentaires des clients, mesurer la satisfaction et les connaissances du personnel, améliorer un produit ou service, identifier et valider des thèmes d'événements et de formations, etc.

En apéro, voici deux courtes vidéos de 60 secondes qui présentent comment créer un sondage et un questionnaire. L'aide en ligne en français est aussi bien construite.

Ces deux excellentes vidéos de 16 et 21 minutes, Sondage et Questionnaire, feront de vous un expert confirmé de Forms. La 1ère présente d'ailleurs comment créer une branche logique, modifier le thème visuel du formulaire et prendre connaissance des réponses des participants. La 2ème détaille les particularités d'un questionnaire: pointage, expression mathématique, restriction numérique, bonnes réponses, options d'affichage, autorisations requises et importation des réponses dans un chiffrier Excel. Vous verrez aussi comment créer une copie d'un formulaire pour rapidement l'éditer ou le distribuer à d'autres répondants. Forms permet aussi à plus d'un auteur d'éditer un formulaire. 

Forms sonne le glas des sondages SharePoint Online (ce qui est une bonne nouvelle) et ça colmate une brèche qui avait tendance à laisser entrer le Shadow IT (dont Google Forms) dans une entreprise. Forms ne remplace InfoPath, qui le sera par PowerApps et SPFx.

Autre bonne nouvelle, l'envoi des réponses à un formulaire Forms peut déclencher un flux de Flow. Il y a déjà plusieurs modèles de flux disponibles et ils fonctionnent bien :

  • notification par courriel (ci-contre),

  • copie des réponses dans une liste SharePoint (précédée ou non d'une approbation par courriel),

  • notification dans un groupe Yammer,

  • notification dans un canal Teams,

  • notification vers des services externes à Office 365: Slack, Google Sheet, ...

 

La connexion entre Forms et Flow est un bel exemple de l'entraide entre les services d'Office 365: où un service ajoute de la valeur ajoutée à un autre services. Vaste sujet !

 

Forms (en mode création) est actuellement disponible à tous les abonnés First release (quelque soit la licence d'Office 365 ) à l'adresse: forms.microsoft.com. Il y en aura certainement un peu de peaufinement et d'autres modèles Flow en ligne avant le lancement officiel de Forms. Quelqu'un a un scoop à ce sujet ?

 
PowerApps

PowerApps est une service infonuagique déployé par Microsoft à l'automne 2016. Il permet de créer et partager des applications fonctionnant sur le web et les appareils mobiles. tout en les connectant à vos différentes sources de données et en garantissant leur saisie et sauvegarde sécurisées.

Microsoft offre un tutoriel (une vingtaine de vidéos en anglais: un peu plus de 2 heures en tout) que je vous invite à parcourir. C'est bien fait ! Voici l'une de ces vidéos (3m19)

 

Chaque application est créée avec PowerApps Studio, disponible gratuitement sur le web et sur Windows.. Cette vidéo de 8m13 démontre le type d'applications que l'on peut réaliser une fois devenu familier avec l'éditeur et le langage de commandes.

Il est possible qu'avant la fin de la présente décennie les applications PowerApps changent la carte des processus métier des entreprises. C'est à suivre. Abonnez-vous au blogue de Microsoft pour vous tenir informé ainsi qu'à sa communauté d'utilisateurs.

Cette récente vidéo de 8m30 survole les nouveautés prévues en 2017. Sans coder, Power Apps permettra aux utilisateurs chevronnés (power-users) de créer un e-formulaire avec approbations et règles d'affaires ce qui excèdera la simple saisie de données dans une liste. Couplé à Flow, ça sera une réelle solution pour enfin succéder à InfoPath et SharePoint Designer, logiciels moribonds depuis 2013. Besoin de plus flexibilité, SPFx sera là pour répondre à l'appel.

 

Il y a déjà place à de réelles valeurs ajoutées et usages innovateurs de Flow, Forms & PowerApps. Je vous propose de partager vos expériences et trouvailles sur le réseau Yammer Office365experts (vous pouvez vous y abonner ci-dessous). Je projette de rédiger une page dans la section Usages  sur la base de nos échanges sur Yammer.

Juillet 2017

S. Charron