Formation et installations locales sur les postes

Cette page détaille la contribution du personnel de votre entreprise à la mise en place d'ÉcoSphère. C'est le scénario idéal qui est décrit où chaque membre contribue à part égale.

 

En pratique, il serait tout à fait réaliste d'ajouter des activités de formations complémentaires en groupe ou de déléguer les tâches d'installation de logiciels sur les postes de travail: question de technophilie, de budget, et de temps disponible...

Formation de base

 

La formation de base consiste tout simplement à lire et pratiquer les Usages et Trucs de ce guide. Pour les futurs administrateurs et propriétaires de sites, la partie Gouvernance est également à maîtriser. Comptez aussi sur l'entraide des technophiles de votre entreprise. Je suis certain que vous les connaissez, vous en êtes peut-être un ! Encouragez les à aider leurs collègues.

 

Pour encourager l'autoformation pratique, chaque membre reçoit avec ÉcoSphère un site à son nom dans la collection de sites https://[nom].sharepoint.com/sites/tests/ ou [nom] est le nom distinctif de votre entreprise lorsque vous vous êtes abonné à Office 365. Ce site est idéal pour découvrir Office 365 en pratique. Chaque membre a toutes les autorisations sur son site, incluant celle de le détruire (non conseillé bien sûr) et de créer des sous-sites. Le principe d'utilisation est simple: Utilisez ce site pour tester le comportement d'Office 365 et ainsi éviter de polluer  le portail de contenus ou de fonctionnalités à l'essai. Il est conseillé de garder peu de documents dans ces sites pour en minimiser l'espace disque et de n'y inclure que des contenus sans valeur d'affaires.

Il est aussi important d'identifier les personnes qui ont de la difficulté à comprendre et maîtriser les usages et les trucs de ce guide. Pour ces personnes, il sera probablement nécessaire de rehausser leur aptitudes en informatique avec des formations complémentaires, telles que les cours en ligne listés sur cette page. Des formations en classe ou personnalisées sont bien sûr aussi envisageables.

Cela dit, PMEnuage offre la formation sur place et la production de vidéos personnalisées de formation dédiées à l'utilisation de votre futur portail. Informez-vous, c'est rapide à réaliser.

PMEnuage gardera le présent guide à jour. Les nouveautés importantes feront l'objet de billets dans le blogue et celles quotidiennes dans le calendrier des nouveautés.  Il est de la responsabilité de votre administrateur Office 365 de se garder au courant. Le schéma ci-contre est révélateur de l'impact de garder ses membres à jour sur une base régulière.

 

Installation d'Office 2016 sur Windows & Mac (nov 2016)

 

Voici la procédure pour installer sur un poste de travail la suite Office 2016. Prenez note que le processus d’installation d’Office 2016 désinstallera tous les produits Office 2013.

  1. Redémarrer le poste de travail avec un compte d'administrateur du poste de travail (on est jamais trop prudent).

  2. Accédez à portal.office.com/OLS/MySoftware.aspx.

  3. Connectez-vous à l’aide du compte associé à ce poste de travail.

  4. Choisissez la langue dans la liste déroulante, par exemple Français (France).

  5. Gardez la version à 32-bits (à moins d'avoir une bonne raison de ne pas le faire).

  6. Cliquez le bouton Installer et suivez les instructions ci-dessous. La suite prend généralement une vingtaine de minutes.

 

Voici les instructions détaillées pour un PC Windows :

  1. Selon votre navigateur, cliquez sur Exécuter (dans Internet Explorer), Setup (dans Chrome) ou Enregistrer le fichier (dans Firefox).

  2. L’installation commence avec une barre d'avancement rouge.

  3. L’installation d’Office 2016 prend fin lorsque le message Tout est prêt. Office est maintenant installé s’affiche. Une animation démarre alors. Prenez le temps de la visionner ou non et cliquez le bouton Fermer.

  4. Cliquez l'une des application Office et cliquez le bouton Accepter.

Voici les instructions détaillées pour un Mac :

  1. Une fois le téléchargement terminé, ouvrez le Finder, accédez à Téléchargements, puis double-cliquez sur Microsoft_Office_2016_Installer.pkg (le nom peut différer légèrement). Si un message d'erreur s'affiche: Patientez une dizaine de secondes et recommencer.

  2. Dans le 1er écran de l’installation, cliquez Continuer pour démarrer le processus d’installation.

  3. Passez en revue le contrat de licence logiciel, puis cliquez sur Continuer.

  4. Sélectionnez J’accepte pour accepter les conditions du contrat de licence logiciel.

  5. Examinez l’espace disque requis, puis cliquez sur Installer.

  6. Le cas échéant, entrez votre mot de passe de connexion Mac, puis cliquez sur Installer le logiciel (Il s’agit du mot de passe que vous utilisez pour ouvrir une session sur votre Mac).

  7. L’installation du logiciel commence. Une fois terminée, cliquez sur Fermer. En cas d’échec de l’installation, voir Que faire si vous ne pouvez pas installer ou activer Office 2016 pour Mac à l’aide d’Office 365 pour les entreprises ?

  8. Démarrer une application Office pour Mac et commencer le processus d’activation:

    1. Cliquez sur l’icône Launchpad dans le Dock pour afficher toutes vos applications.

    2. Cliquez sur l’icône Microsoft Word dans le Launchpad.

    3. La fenêtre Nouveautés s’ouvre automatiquement lorsque vous ouvrez Word. Cliquez sur Prise en main pour commencer le processus d’activation. La suite sur cette page Activer Office 2016 pour Mac.

Voici comment en 2m01 compléter la configuration d'Outlook, si nécessaire.

Installation de Skype Entreprise (nov 2016)

Dans sa grande sagesse (humour), Microsoft a décidé que l'installation d'Office 2016 n'incluait plus celle de Skype Entreprise (qui possède maintenant plusieurs versions). Vous devrez donc l'installer séparément en suivant ces étapes :

  1. Accédez à portal.office.com/OLS/MySoftware.aspx.

  2. Connectez-vous à l’aide du compte Office 365 associé au poste de travail.

  3. Cliquez l'item Skype Entreprise du menu de gauche.

  4. Choisissez la langue dans la liste déroulante, par exemple Français (France).

  5. Gardez la version à 32-bits (à moins d'avoir une bonne raison de ne pas le faire).

  6. Cliquez le bouton Installer. Le tout prend généralement une dizaine de minutes. La suite des instructions sur cette page.

 
 

Installation sur téléphones et tablettes (nov 2016)

Les applications disponibles sur téléphones et tablettes diffèrent selon votre équipement.

Pour connaître ces applications :

  1. Accédez à portal.office.com/OLS/MySoftware.aspx.

  2. Connectez-vous à l’aide de votre compte Office 365.

  3. Cliquez l'item du menu : Téléphone et tablette.

  4. La page qui s'affichera ressemblera à celle ci >

  5. Cliquez votre équipement, par exemple
    Tablette Android  et la liste des applications
    disponibles s'affiche :

Les applications doivent être installées sur votre téléphone ou sur votre tablette en suivant les instructions propres à chacune. Voici quelques vidéos récents de Microsoft à ce sujet

 

Migration de ses documents vers OneDrive (nov 2016)

Une bibliothèque personnelle OneDrive est disponible à chaque membre interne d'Office 365. Cette bibliothèque est composée de dossiers hiérarchiques tels que ceux sous Windows ou  Mac.

La 1ère étape est de créer cette bibliothèque. Chaque membre doit donc se connecter et cliquer la tuile OneDrive du menu gaufré au coin gauche du navigateur. L'écran ci-contre s'affichera.

 

Cliquez Télécharger l'application sur PC  et suivez les instructions (quelques clics). L'application OneDrive Entreprise sera téléchargée sur votre poste. Elle synchronisera en tout temps la bibliothèque OneDrive sur le web avec un nouveau dossier du poste de travail qui se nomme OneDrive - NomEntreprise.

Suite à l'installation de OneDrive Entreprise, une page vide telle que celle-ci s'affichera

ainsi que le répertoire OneDrive - NomEntreprise. dans le menu de gauche de l'explorateur local de fichiers. Complétez l'installation par ce test :

  • Accédez au dossier OneDrive - NomEntreprise  sur Windows ou MAC.

  • Créez le sous-dossier Test.

  • Copiez-y  2 fichiers quelconques de petites tailles.

  • Validez qu'ils sont ensuite disponibles dans OneDrive sur le web.

    • Si tel est le cas, supprimez le répertoire Test de Windows.

    • Sinon, la synchronisation n'est pas activée. Cliquez le lien Synchronisation sur la page web ci-dessus, suivez les instructions (quelques clics) et reprenez le test.

La migration de vos documents personnels peut maintenant commencer.
Voici les étapes :

  1. Prenez le temps de repérer sur votre disque local les dossiers et fichiers que vous voulez sauvegarder dans votre OneDrive:

    • excluez les fichiers destinés à votre portail d'entreprise;

    • renommez les fichiers pour exclure de leurs noms ces caractères :
      % # ~ " & * : < > ? / \ { } |

    • Renommez les noms de fichiers pour qu'ils aient au plus 100 caractères;

    • Créez au besoin des fichiers .zip , en évitant toutefois qu'ils ne dépassent 2 GOctets (le maximum est de 10 GOctets, mais 2 GOctets c'est déjà énorme).

  2. Planifiez une structure appropriée de dossiers dans OneDrive - nomEntreprise: ne prévoyez aucun partage avec vos collègues: Vous aurez amplement le temps par la suite.

  3. Créez cette structure de dossiers dans OneDrive. Assurez vous que les noms complets de ces dossiers n'excède pas 128 caractères sous Windows.

  4. Sous Windows, glissez-déposez  dans OneDrive - nomEntreprise  une 1ère série de documents personnels existants et valider la synchronisation dans OneDrive.

  5. Complétez la migration de votre disque local en continuant le déplacement dans OneDrive - nomEntreprise  de vos fichiers personnels dans la structure de dossiers planifiée à la 2ème étape.

Par défaut, OneDrive synchronisera tous vos dossiers de OneDrive - nomEntreprise. Suivez les instructions sur cette page pour retirer certains sous-dossiers à synchroniser. Par exemples, des sous-dossiers de vigies technologiques d'il y a quelques années.

OneDrive est aussi disponible sur vos téléphones et tablettes. Trop utile pour s'en passer. Entre autres, OneDrive est parfait pour recevoir des photos d'un cellulaire ou pour y éditer un bloc-note OneNote. Suivez les instructions de Microsoft sur cette page pour installer OneDrive sur ces appareils mobiles.

 
La question qui tue: Synchroniser ou non des bibliothèques du portail avec l'explorateur local de fichiers ?

 

Synchroniser OneDrive est bien sûr trop utile pour s'en passer. Mais devrais-je aussi synchroniser les bibliothèques du portail avec l'explorateur local de fichiers ? En d'autres mots, est-ce que je désire avoir une copie locale des documents des bibliothèques du portail sur mon poste local ?

Techniquement, c'est très simple. Il suffit de cliquer le bouton Synchronisation ci-dessus et suivre les instructions. Avec cette copie locale, vous pourrez accéder à vos fichiers, même si vous n'êtes pas connecté à l'internet. En contrepartie, tout changement à un fichier consomme la bande passante de votre réseau afin de répercuter ce changement vers tous les postes qui sont synchronisés à cette bibliothèque. Cette consommation peut devenir importante. De plus, il existe toujours des délais de synchronisation de quelques secondes à quelques minutes, source de conflits potentiels. Microsoft améliore constamment cette synchronisation. Force est d'admettre que tout n'est pas encore 100% transparent pour les utilisateurs, en particulier si ceux-ci veulent éditer le même fichier simultanément.

 

Cela dit, en date d'aujourd'hui (août 2016) la règle du pouce est simple. Si vous n'avez pas à synchroniser, ne synchronisez pas. De plus, il existe une solution élégante pour éviter de synchroniser tout en ayant une vue locale de vos fichiers sur votre poste Windows. Le truc est de créer pour chaque bibliothèque (ou chaque site) un emplacement réseau. La technique est détaillée ci-dessous en 2m36. Elle vous permettra, entre autres, de déplacer directement des fichiers de votre portail Office 365 vers Outlook et vice versa.

Ce truc utilise WebDAV, une extension du protocole HTTP, qui simplifie la gestion de fichiers avec des serveurs distants. Malheureusement, force est d'admettre que sur Windows l'implantation de WebDAV est fragile et peut vous forcer l'entrée de votre login/mot-de-passe à chaque fois que vous voulez ouvrir un document de la suite Office, ce qui est évidemment inacceptable. Si cette situation se présente sur votre poste local, je vous suggère alors d'installer le logiciel WebDrive de South River Technologies qui remplacera l'implantation de WebDAV sur votre poste par le leur. Petit hic, WebDrive coûte 40 $US (en 2016) par poste de travail. Je l'ai testé avec succès. Voici les liens et une vidéo de 1m27 :

Choisissez de télécharger la version 64-bits si vous avez un ordinateur 64-bits, sinon 32-bits. Pour le savoir, consultez le panneau de configuration comme suit: