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Formulaires électroniques avancés
Le formulaire électronique est une perspective d'un processus d'affaires. Au plus simple, il correspond à son équivalent papier mais il se démarque aussi par l'incorporation de règles d'affaires, dont des validations de données, des dépendances entre les champs et des affichages selon le contexte et l'utilisateur courant.
Prenons l'exemple classique d'un billet d'aide. Il contient une zone qui renseigne sur le problème et une zone utile au personnel de support. La 1ère ébauche de ce formulaire est simple à implanter avec la liste Suivi des problèmes d'Office 365. Ce qui l'est moins, c'est de lui greffer des règles d'affaires et d'affichage. La présente fiche vous propose différentes pistes de solution pour inclure ces règles tout en évitant un développement informatique fastidieux et coûteux d'un formulaire.
Voici les options incluses avec Office 365. En date d'aujourd'hui, votre abonnement Office 365 inclut deux logiciels de configuration de formulaires qu'il est possible de télécharger sur votre poste si votre administrateur Office 365 a déverrouillé leur chargement. Ce sont SharePoint Designer et InfoPath Designer. Malheureusement, depuis 2013, ces logiciels sont dépréciés par Microsoft qui les considère plus dans leur stratégie de développement. Heureusement, Microsoft développe actuellement une nouvelle solution. J'en parlerai en conclusion de cette page. Prenons quand même ces quelques lignes pour présenter les deux logiciels existant :
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Avec SharePoint Designer, la maîtrise du XML/XSL est requise et je puis vous affirmer que ce n'est pas à la portée d'un utilisateur même technophile.
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Avec InfoPath la complexité est plus légère (tout est relatif) mais mal intégré à Office 365 et aux équipements mobiles. D'excellents livres existent sur le sujet dont Designing Forms for Microsoft Office InfoPath and Forms Services de 1128 pages (paru en 2011), que j'avais dévoré à son lancement. Sachez toutefois que l'emploi de champs répétitifs dans votre formulaire (ex: dépenses dans un rapport de dépenses) entraine un sérieux casse-tête lors des inévitables mises à jour du schéma du formulaire.
Vous conviendrez avec moi que, jusqu'à date, les formulaires ne sont pas faciles à configurer pour un propriétaire de sites Office 365. Poursuivons notre recherche de solutions.
Au printemps 2016, Miguel Bernard a publié l'excellent article 5 Alternatives to InfoPath for SharePoint forms qui liste 5 moyens pour remplacer InfoPath, dont Nintex Forms. J'ouvre donc une parenthèse au sujet des produits de Nintex que j'avais testés en 2014. J'avais conclu que la seule raison de choisir Nintex Forms était aussi pour automatiser des processus d'affaires avec Nintex Workflow. À l'époque, le prix de la moindre licence dépassait les 5 chiffres (x0 000 $US) avec x> 3. Ce type de solution s'adresse plutôt aux grandes entreprises où le développement informatique de passerelles de données entre systèmes est monnaie courante. Cela dit, voici une démonstration de 14m54 de Nintex Forms et Nintex Workflow pour vous donner des balises afin d'évaluer d'autres solutions.
Voici une autre alternative qui a le mérite d'être simple et d'offrir un prix adapté aux budgets restreints (disons quelques centaines de dollars par an).
Office 365 est une plateforme extensive qui supporte très bien l'intégration d'applications. Parmi celles-ci, il y a KwizCom Forms App de KwizCom, entreprise en banlieue de Toronto qui a fêté ses 10 ans récemment avec plus de 5000 clients selon leur site web. Bravo KwizCom! J'ai donc testé et évalué KwizCom Forms App et quelques autres applications KwizCom pour vous.
D'abord l'administrateur de votre environnement Office 365 doit installer les applications KwizCom. Voici comment en 10 minutes:
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Créez si nécessaire un catalogue d'applications à partir du menu de gauche de la console SharePoint (Application > App Catalog > Créer un site de catalogue d’applications > OK > Complétez le formulaire qui s'affiche). Un catalogue d'applications est une collection de sites spécialisée pour sauvegarder les applications externes (à l'image du répertoire C:\Program Files de Windows).
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Ajoutez l'application KWizCom Apps Foundation à télécharger et à dézipper de cette page. Téléversez-la dans la bibliothèque Applications pour SharePoint de votre catalogue d'applications en suivant ces trois étapes :
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Accédez à votre collection de site https://[entete].sharepoint.com, suivi de Contenu du site et ajoutez l'application KWizCom Apps Foundation.
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Pour ceux qui emploie une banque de termes (j'espère que vous êtes nombreux): les applications de KwizCom sont anglophones et requièrent d'activer la langue anglaise dans le magasin, ce qui se fait en deux clics. Le résultat est le suivant à l'écran:
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Finalement, accédez à votre collection de sites où vous voulez utiliser des applications de Kwizcom. Dans le page Contenu du site, cliquez Ajoutez une application et cliquez ensuite sur le lien SharePoint Store dans le menu de gauche. Tapez KwizCom dans la boite de recherche et choisissez l'application à tester, c'est gratuit pour 30 jours :
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Répétez l'étape ci-dessus pour toutes les applications qui vous intéressent.
Vous voilà prêt à ajouter des formulaires ou autres services KwizCom dans n'importe quelles de vos listes et bibliothèques. Par exemple, quand vous avez besoin d'un formulaire dans un site, ajouter en un clic l'application Kwizcom via la page Contenu de site.
C'est d'abord la simplicité et le fait que tout fonctionne très bien qui sautent aux yeux. Vous créez une bibliothèque ou une liste. Ensuite, le bouton Kwizcom... du ruban sert aux propriétaires de sites à ajouter des règles pour:
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cacher/afficher/activer/désactiver des champs dynamiquement;
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valider dynamiquement des champs;
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assigner des défauts selon l'utilisateur ou son groupe courant;
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cacher/afficher des vues selon l'utilisateur ou son groupe courant;
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créer des listes de choix en cascade (cascading lookup);
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créer des rangées de champs répétitifs (ex: dépenses dans un rapport de dépenses);
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regrouper les champs par onglet et cacher/afficher les onglets selon l'utilisateur courant, son groupe courant ou une valeur de l'un des champs (cette valeur peut être un état d'avancement du processus en cours, ce qui s'avère très utile pour tenir compte de l'étape courante).
Vous pouvez aussi ajuster l'affichage pour :
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voir les liens Précédent et Suivant et naviguer entre éléments/documents.
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afficher des champs dans des colonnes spécifiques dans l'ordre qui vous convient.
Si vous avez plusieurs bibliothèques ou listes similaires, il est simple de copier entre elles les règles ci-dessus pour sauver du temps.
D'autres applications sont aussi offertes (juin 2016) :
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KwizCom Conditional Formatting Column pour mettre en surbrillance des éléments dans une longue liste ou bibliothèque (1m52) :
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KwizCom KPI Column pour produire des indicateurs visuels (48s):
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KwizCom File Controller: pour autoriser certains types de fichiers, en bloquer certains autres et limiter leurs tailles: Plutôt utile dans un extranet.
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KwizCom Touch App un éditeur de formulaires pour vos tablettes et téléphones intelligents.
Les applications de KwizCom ne sont toutefois pas une panacée. Kwizcom n'offre aucune application qui simule des flux de travail (workflow). Vous pouvez toutefois utiliser SharePoint Designer qui est bien équipé pour créer des workflows simples. Petit bémol, l'emploi de SharePoint Designer est plutôt pour technophile.
Beaucoup de limitations demeurent (ex: aucune intégration avec vos courriels, aucune assignation dynamique de valeurs, aucune validation de sortie ou d'entrée, aucune validation complexe, manque d'automatismes procéduraux...). L'important c'est que ces limites aient un effet négligeable sur vous ou se produisent rarement.
Êtes-vous intéressé à donner sa chance à Kwizcom ?
Peut-être cette conclusion vous aidera à décider.
La plupart des grandes entreprises ont des dizaines de formulaires, quelque fois plus d'une centaine. Dans votre entreprise ce nombre est probablement beaucoup moins élevé. Il se peut que vous en ayez que quelques uns où les applications de KwizCom peuvent s'avérer une option intéressante. La fréquence d'utilisation d'un formulaire est aussi un élément important à considérer. Cela dit, il existe d'autres solutions de formulaires telles que Formotus et InfoWise qui méritent une évaluation. Ce sujet n'est donc pas clos si vos besoins ne sont pas assez satisfaits avec KwizCom.
Il est fort possible aussi qu'avant la fin de la présente décennie les applications PowerApps/Flow changent la carte des processus métier des entreprises. Ce ne sera sûrement pas le cas de KwizCom, Formotus, InfoPath, Nintex... Toutefois, l'avantage de Kwizcom est d'être une solution qui fonctionne déjà très bien, ne demande que peu de temps d'apprentissage et ne requiert qu'un abonnement annuel de quelques centaines de dollars. Si PowerApps/Flow confirme ses ambitions (c'est d'ailleurs bien démarré), il devrait être simple d'effectuer le virage.
Juin 2017