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Gérer les gabarits pour les réutiliser
Ajouter un site, une liste ou une bibliothèque est une tâche qui se fait souvent dans l’urgence et pour laquelle, vous les propriétaires de site, ne désirez consacrer que le minimum de temps. La solution consiste à utiliser des gabarits réutilisables, l'équivalent des étampes de nos aïeux.
Avec ÉcoSphère, plusieurs gabarits vous sont offerts pour répondre à ces urgences sans sacrifier la qualité. C’est la raison d'être du site Office 365 dans le portail.
Il offre en quelque sorte une vitrine de tous les sites, listes et bibliothèques qui ont servi à créer les gabarits personnalisés. Ceux-ci sont tous identifiés à l’aide d’un numéro de version: par exemple Projet v2, Calendrier v3. Cette numérotation exhaustive est requise puisque les gabarits ne possèdent pas une gestion de version intégrée. L'illustration ci-dessous précise comment et où sont sauvegardés les gabarits: ceux des sites et des listes/bibliothèques sont respectivement dans les bibliothèques Solutions et Modèles de liste du site Portail accessibles de la page Paramètres de site.
En tant qu’administrateur c’est de votre responsabilité d’enrichir et de diversifier ces gabarits pour d'éventuelles réutilisations futures par les propriétaires de site du portail. Des techniques et responsabilités équivalentes s'appliquent pour chacun de vos extranets.
Voici comment créer en 2m45 des gabarits de listes et de bibliothèques selon 2 scénarios :
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en éditant une nouvelle version du gabarit directement dans le site Office 365;
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en créant un gabarit d'une liste ou d'une bibliothèque existante d'un autre site.
Voici un scénario en 3m18 pour créer un gabarit de site. Ce scénario est plus long que le précédent mais demeure simple lorsque l'on suit toutes les étapes. À propos, une fois la mise en place complétée de votre environnement, créer un gabarit de site est nettement plus rare que de créer un gabarit de liste ou de bibliothèque.
À titre d’aide-mémoire, voici comment créer une liste ou une bibliothèque dans un site existant. Rappelez-vous que dans le jargon de Microsoft, une liste et une bibliothèque sont des Applications.
Aussi à titre d’aide-mémoire, voici comment créer un sous-site à partie de la page Contenu du site. Rappelez-vous de donner au moins 4 caractères au nom du site et de sélectionner l’onglet personnalisé pour y choisir un gabarit. De plus, vous aurez à décider si vous gardez les droits d’accès du site parent ou si vous brisez l’héritage pour en créer de nouveau (ie: utiliser des autorisations uniques).
