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Gestion à l'interne de l'entreprise

Les activités de communication internes, d'enrichissement d'expertise, de veille, de gestion des pratiques et des départements  sont principalement réalisées à l'aide des sites du portail où sont sauvegardées et partagées les contenus d’affaires confidentiels de votre entreprise. Rappelons que le portail est une collection privée de sites auxquels seul le personnel autorisé de l'entreprise peut accéder.

Pourquoi plusieurs sites ? Les sites simplifient le classement des contenus, leurs partages et la gestion de leur niveau de confidentialité. Même pour un travailleur autonome, il est préférable d'avoir plusieurs sites: Qui sait ce que vous réserve demain. La page Édition des menus présentent des trucs de navigation entre sites et à l'intérieur d'un site.

Poursuivons avec les usages des sites Portail, Références et Sites départementaux.

Voici en 2m37 un survol de ces sites :

 

Le site Portail-accueil, aussi nommé Portail, possède la page d'accueil de votre portail ainsi que toutes les pages accessibles du pied de page du portail. Éditer ce pied de page requiert une bonne dose de technophilie. Voici comment sur cette page. Voici le pied de page offert avec ÉcoSphère :

Ce site est unique. C'est le seul site au niveau supérieur du portail (même s'il apparaît à gauche du menu horizontal), et c'est parfait ainsi ! Entre autres, c'est de ce site que s'administre de nombreuses fonctionnalités du portail. Les autres sites du portail sont donc des sous-sites que l’on nomme aussi des sites-enfant ou par abus de langage tout simplement des sites.

Le site d'accueil est du type site de publication plutôt que site d'équipe ou site de projets. Les contenus des bibliothèques et listes qu'il contient sont lisibles par tous mais requièrent des approbations pour être publiés. Ce site a deux compagnons, c'est le portail vidéo d'Office 365 qui fera l'objet d'une autre page et le groupe interne Tout l'entreprise de Yammer. Voici des exemples typiques pour démarrer votre site d'accueil:

  

  • Événements pour tous qui regroupent les calendriers de l'entreprise (vacances, paie, événements...) diffusés à tout le personnel et que chacun synchronise avec Outlook. Cette vidéo de 1m58 présente comment superposer des calendriers dans Office 365.

  • Documents pour tous  qui regroupent les guides des ressources humaines, les présentations de l'entreprise pour les nouveaux employés, les menus des restaurants à proximité... disponibles à tout le personnel. 

  • Contacts pour tous qui regroupent ceux de l'assureur, du comptable, de dentistes, des restaurants à proximité...  jugés utiles à tous.

  • Album photos  prises lors de différents événements, typiquement de nature sociale. C'est d'ailleurs une bibliothèque où les dossiers sont suggérés pour y sauvegarder des photos. Un compagnon à cet album peut être un lien vers un canal du portail vidéo ou des liens directs vers des vidéos.

  • Sondages internes qui étaient prisés suite au lancement de SharePoint 2013, mais qui ont perdu de leurs plumes avec l'arrivée des sondages express de Yammer. À vous de choisir.

    • Voici comment créer et utiliser un sondage en 7m32 (eng)

    • Voici comment ajouter une logique de branchement dans un sondage

    • Voici comment afficher une page de remerciement pendant 5s suite à un sondage:

      • Annoncer le sondage sur une page wiki avec le lien  http://votresite/lists/sondage/newform.aspx?source=http://votrepage, où sondage est l'URL du sondage et votrepage est l'URL de votre page de remerciement.

      • Sur la page votrepage, à la suite du texte de remerciement, ajouter un composant WebPart Éditeur de script avec la ligne de script suivante
        <meta HTTP-EQUIV= "REFRESH" content="5; url=http://votresite/"> où votresite est l'URL de la page d'accueil de votre site.

  • Les nouvelles qui sont typiquement alimentées par la direction, les RH et le département de marketing. Ces nouvelles sont affichées via des web parts sur la page d'accueil pour en offrir une forte visibilité. Avec l'adoption du groupe Toute l'entreprise de Yammer, ce ne sont plus toutes les nouvelles quotidiennes qui y sont publiées, mais plutôt une sélection pour créer un historique qui rappelle les débuts d'un nouvel employé, le lancement d'un nouveau produit...

Vous aurez remarqué que les contenus du site d'accueil ne sont pas reliés directement aux activités d'affaires de l'entreprise. En effet, c'est la chasse gardée du site de références, des sites de projet et des sites départementaux.

 

Le site de références centralise les bonnes pratiques et contenus d'affaires réutilisables pour tous. Les compagnons de ce site sont le portail vidéo et quelques groupes sur Yammer d'où sont extraits des contenus réutilisables. 

Le site de références et Yammer aident aussi les équipes à innover.  Je m'explique. Innover commence par un questionnement, suivi d'une idée et de son examen en équipe pour l'étoffer et ultimement la mettre en place économiquement de la meilleure façon possible. Le site de références et Yammer sont des espaces vivants pour soutenir de type d'innovation, dites progressive plutôt que radicale, qui augmente la capacité et la rapidité d'adaptation de tout le personnel. Par exemple, vous publiez un nouveau gabarit et tout le personnel est automatiquement mis au courant. 

Tout le personnel devront créer des alertes courriels pour être notifier des nouveautés. Voici les 1ers clics pour une bibliothèque (c'est identique pour une liste):

 

Le modèle de base d'un site de références possède 4 sections :

  1. un centre d'affaires avec des documents, des gabarits et des images facilitant les activités d'affaires du personnel.

  2. un bloc-note OneNote pour partager des trucs, des astuces, des exemples et des histoires vécues.

  3. un centre d'expertise des meilleures pratiques; des événements d'affaires; des contacts, de liens et documents de référence.

  4. une boîte aux lettres pour créer un historique des courriels pertinents.

Un site de références offre un avantage compétitif pour répondre aux exigences de l'entreprise en terme de croissance et de productivité. C'est un site qui demande une saine gestion, typiquement piloté par la direction ou un petit comité représentatif des différents départements. Nous verrons ci-dessous que chaque département a aussi son propre centre de références. Poursuivons !

 

Les sites départementaux : Marketing-Ventes, RH, Finances... où chacun a au moins deux grandes sections: Centre du département  suivi d'Activités courantes. Par exemple:

  • Chaque centre est dédié aux contenus de références spécialisés et approuvés de son département. Il regroupe ses documents réutilisables, gabarits, contacts, photos, références et pratiques. C'est souvent de ces centres d'où origine les contenus du site de référence de l'entreprise (souvent en format .pdf).

  • Les contenus des activités courantes sont regroupés dans une autre section. Ceux-ci sont souvent créés dans les espaces OneDrive du personnel du département. Ainsi, une personne commence un document dans son espace OneDrive et lorsqu'elle juge qu'elle est prête à le partager, elle le déplace dans le site du département (par un glisser-déposer ou tout simplement en cliquant sur "Enregistrer sous"). De là, ses collègues y auront aussi accès en édition / approbation.  Simple et efficace !

  • Créer un sous-site départemental peut aussi s'avérer intéressant dans le cas d'activités spéciales, telles que le relook des locaux, la production d'un rapport financier spécial, un voyage d'affaires en groupe... Lorsque le projet spécial fait intervenir des membres autres que ceux ayant accès au site parent, il est préférable de créer un dossier de projets ou un sous-site du site des projets internes,

Les sites départementaux diffèrent aussi par les groupes de membres qui y ont accès. La page Gérer les autorisations détaille la gestion de ces droits d'accès.

Qu'est devenu le site de discussions ? Il existe toujours dans ÉcoSphère, mais je recommande plutôt d'utiliser Yammer. En effet, le site de discussions a fait la Une avec le lancement de SharePoint 2013, mais a reculé au classement avec la montée de Yammer. Voici comment utiliser le site de discusions d'ÉcoSphère en 3m57:

 
 

Cela dit, les fonctionnalités d'un site de discussion demeurent disponibles pour offrir en quelques clics un forum local dans un sous-site spécialisé, typiquement d'un extranet (en particulier, si vous n'aimez pas intégrer la web part de Yammer pour vos clients).

Les bibliothèques de documents des sites ci-dessus peuvent être synchronisées avec vos postes locaux. Cette synchronisation vous libère d’être toujours connecté à l’internet et de subir les délais directs de téléchargement et téléversement. En plus, c'est pratique pour naviguer en un clic entre les bibliothèques et créer des raccourcis temporaires de documents via la barre d'état de Windows. Il vous suffit de cliquer sur le bouton Synchronisation  de chaque bibliothèque à laquelle vous avez accès.

 

Cet avantage demande toutefois une gestion sécuritaire des postes locaux. Un mot de passe protégeant chacun de vos appareils est hautement recommandé, tout particulièrement pour vos appareils à la "maison". Un compromis à cette synchronisation est aussi disponible et a été présenté sur la page Formation et installations locales.

Le succès dépend de la capacité de tout le personnel à classer les contenus au bon endroit dès leur création, d'en permettre le partage sans les copier (en particulier par courriel), d'en être responsable et d'en assurer la qualité. À cet égard, la confiance et la réciprocité entre collègues est à promouvoir. Ce sera plus facile lorsque l'on débute du bon pied avec une formation adéquate et des sites adaptés aux processus métier: Il s'agit de bien personnaliser ÉcoSphère et de bien s'imprégner à l'unisson des modèles d'usages.

Les habitudes lagaffienne sont
à écarter

Voici un exercice dans la bibliothèque Documents  de votre site de tests ÉcoSphère avec le corrigé en 4m19 pour vous entraîner.

  • Ajouter la colonne Projet  pour y choisir un projet de la liste Projets, Garder le choix facultatif.

  • Afficher la colonne Version à la vue par défaut.

  • Créer une notification immédiate pour n'importe quel changement dans la bibliothèque.

  • Ajouter quelques documents avec 2 techniques d'insertion.

  • Associer un projet à chaque document.

  • Créer une vue Récents et trier les documents par dates décroissantes de modification.

  • Activer le contrôle des versions.

  • Effectuer une extraction d'un document, l'éditer et retirer l'extraction.

  • Activer l'approbation des documents

  • Éditer le même fichier et le sauvegarder.

  • Approuver la nouvelle version. Quel est son numéro ?

  • Récupérer une ancienne version. Quel est le nouveau numéro ?

  • Constater que vous avez reçu des courriels de notification.

  • Retirer la notification de cette bibliothèque.

Venez expérimenter le service Yammer d'Office 365 sur le réseau Office365experts  pour y découvrir des nouvelles, des trucs, des conseils et y poser vos questions.

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