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Gouvernance et administration
Cette partie présente les activités de gouvernance et d'administration de
votre environnement Office 365. La gouvernance se définit comme suit:
Ensemble des principes, règles, rôles et responsabilités
qui guident et supervisent la coopération de tous les membres
à réaliser leurs tâches avec l’appui des services d'Office 365.
La gouvernance vous aide à trouver le juste milieu entre CHAOS et PRISON pour résister à l'épreuve du temps en tenant bas l'entropie de votre environnement. Son but ultime est de faire bénéficier au maximum votre entreprise d'Office 365 pour gagner du temps, retrouver tout, renforcer ses pratiques et se rapprocher de ses clients et partenaires.
Une bonne gouvernance se bâtit d'abord sur de bonnes habitudes et de petites attentions de la part de tous les membres. Appliquer les modèles d'usage, respecter les règles et politiques d’utilisation, garder consistant les menus des sites, contribuer à la banque de termes et réutiliser les gabarits personnalisés en sont des exemples. S'ajoute aussi la bonne gestion des droits d’accès par la réutilisation des groupes et l'utilisation futée des bris d’héritage.
Les administrateurs sont les responsables de la gouvernance à l'échelle de l'entreprise. Tout d'abord par une bonne écoute des besoins techniques de leur collègues via le réseau Yammer et en gardant en bonne santé toutes les composants techniques. Les administrateurs ont des tâches à temps partiel qui méritent d’être planifiées, coordonnées et documentées. L'expression bien connue du monde de la qualité mérite d'être épinglé sur leur poste de travail :
Planifier ce qu’on va faire,
faire ce qu’on a planifié,
tout documenter
Ces tâches d'un administrateur font l'objet des prochaines pages :
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Ajouter des membres et supprimer des comptes;
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Gérer l'enrichissement de votre banque de termes;
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Garder pertinents vos gabarits de sites, listes et bibliothèques;
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Modifier la configuration pour l'adapter à l'évolution des procédures métiers;
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Protéger l'entreprise d'une perte de contenus d'affaires.
Avec ÉcoSphère vous obtenez un bon départ, mais vos lieux de travail évolueront. Cette vidéo de 1m14 présente les 2 types d'abonnements aux mises à jour de Microsoft. En tant qu'administrateur, il est suggéré d'opter pour les mises à jour à l'avance (first release) par rapport aux autres membres.
Cela dit, le pragmatisme est suggéré par rapport aux annonces relatives à Office 365.
Par exemple sur cette récente vidéo-annonce de Microsoft: les apps mobiles ne sont pas disponibles sur tous les téléphones et la nouvelle page d'accueil SharePoint Online est à toute fin pratique inutile.
Nouveautés incomplètes et stériles de Microsoft, mai 2016
Une autre responsabilité de l’administrateur est de s’assurer qu'il y ait toujours de l’espace libre de stockage. À cet effet, Office 365 l'avisera par courriel que la limite approche. Il peut demander aux propriétaires de sites de faire le ménage ou bien de déplacer des fichiers volumineux dans leurs bibliothèques OneDrive. Bien sûr il peut aussi s’acheter plus d’espace disque auprès de Microsoft.
Le site Administration Office 365 est dédié aux administrateurs (menu ci-contre et vidéo de 2m50 ci-dessous) pour aider leur coordination, centraliser la docum. technique et tenir à jour une centre d'expertise.
Que vous le vouliez ou non, Microsoft ajoutera des services ou en modifiera certains. Ici, ce n’est pas parce que c’est nouveau que c’est nécessairement utile ou bénéfique. Rappelez-vous que j’ai suggéré de limiter l’utilisation des Groupes et de donner à Planner le temps de murir. Les administrateurs doivent tenir au courant les membres de ces nouveautés et leur recommander des règles d'utilisation. En cette matière, ce guide sera tenu à jour pour refléter les nouveautés de Microsoft et celles-ci seront mentionnées dans le blogue des nouveautés.
Les administrateurs devraient aussi superviser du coin de l’œil l’imputabilité des auteurs en s’assurant qu’ils complètent bien la sauvegarde et le classement de leurs contenus. Par exemple, la plupart des documents doivent recevoir une catégorie à être renseignés par leurs auteurs.
Le rôle de l'administrateur moderne n'est plus celui d'un technicien serveur/réseau, mais plutôt celui d'un analyste d'affaires, bon promoteur, formateur et communicateur, qui recueille les besoins d'affaires, détectent des opportunités techniques et conçoit-documente des solutions d'affaires qu'adoptera le personnel le plus naturellement possible.
