Office 365 > Groupes/Teams

Mai 2017

Juin 2017

S. Charron

Groupes et Teams

 

Groupes et Teams sont des services d'Office 365 qui visent à offrir une expérience UX utilisateur immersive en tirant parti des autres services existants d'Office 365.

Groupes

Avant tout,  les Groupes n’ont rien en commun avec les groupes servant à définir des droits d’accès dans SharePoint Online, ni les groupes de distribution de courriels, ni les groupes thématiques de Yammer.

Tel qu'illustré ci-contre, un Groupe (avec un G majuscule) regroupe des membres qui participent  à des conversations, ajoutent des rendez-vous, éditent un bloc-note et partagent des documents. Ces quatre types  de contenus sont isolés dans chaque groupe.

Chaque groupe a une adresse courriel unique avec le nom du groupe suivi du nom de domaine. Par défaut, tout le monde peut créer des groupes. Celui qui crée un groupe en devient l’administrateur. Celui-ci peut le rendre public en lecture ou privé. Il peut nommer d’autres administrateurs et supprimer le groupe. Des personnes externes au groupe peuvent en devenir membres. Une fois supprimé, un groupe ne peut pas être récupéré simplement et tous les membres ont le même niveau d'accès sur les contenus du groupe. En 2016, Microsoft a jugé bon de créer automatiquement un site SharePoint avec la création d'un groupe. Malheureusement, le site qui en résulte ne ressemble que vaguement à un site complet SharePoint.   

À sa plus simple expression, les groupes sont l’équivalent d’un dossier dans Internet Explorer: En cliquant sur le lien Ouvrir dans des onglets  ci-contre, les 4 pages web s’ouvriront côte-à-côte et vous obtiendrez alors l'équivalent de ce qu'offre un groupe.

Voici une vidéo de 6m59 enregistrée en nov 2015. Depuis, de nouvelles fonctionnalités ont été lancées, mais la base demeure la même.

Force est d'admettre que les groupes ont toujours été coincés entre les autres services d'Office 365 (sans en remplacer aucun) et crée des silos de contenus difficiles à gérer. Depuis le lancement prometteur de Teams (présenté ci-après), il est à prévoir que l'emploi de l'UX des groupes par leurs membres s'estompera rapidement ou sera intégré à d'autres services. En d'autres mots, les groupes se limiteront à être un véhicule administratif  pour associer des autorisations à des membres (en termes techniques: un groupe dans l'Azure Active Directory  du Tenant  Office 365). Ce n'est pas mauvais en soi. C'est d'ailleurs la tendance actuelle de Microsoft, qui s'en sert à titre de compagnons obligatoires de  Planner, Teams et OCM. C'est à suivre.

Voici donc quelques suggestions:

  • si votre entreprise est petite et que vous ne désirez pas déployer de sites SharePoint Online, utiliser quelques groupes peut s'avérer une alternatives acceptable à la condition de ne pas être trop menotté par ses fonctionnalités rudimentaires.

  • limiter la portée des groupes: telle que préparer une conférence ou la saison de soccer. À la fin de l'activité ou périodiquement, l’administrateur du groupe transfère les contenus pertinents dans les sites du portail et en avise ses membres.

  • restreindre le nombre de personnes qui peuvent créer des groupes. Cette restriction demande de savoir exécuter des commandes PowerShell de votre poste Windows. Cette 1ère commande désactive globalement la création de groupes Office 365 (elle est expliquée sur cette page):

Ensuite vous pouvez permettre la création de groupes qu'à certains membres. Voici un exemple où membre@sd.onmicrosoft.com pourra créer des groupes :

New-OwaMailboxPolicy –Name "Groupe Creer"
Set-OwaMailboxPolicy –Identity "Groupe Creer" –GroupCreationEnabled $true
Set-CASMailbox –Identity membre@sd.onmicrosoft.com -OWAMailboxPolicy "Groupe Creer"

  • si vous êtes admin général, la page d'administration Groupes vous permettra de garder un œil sur les groupes actifs et qui en sont leurs membres. Dans la page Paramètres > Service et compléments > Groupes Office 365  vous pouvez aussi désactiver ces 2 importants paramètres pour éviter que des membres externes participent à vos groupes, étant donné le peu de flexibilité de leurs droits d'accès.

 
Teams (Équipes)

 

Teams fut lancé en novembre 2016 et est maintenant disponible à tous les abonnés d'Office 365. Teams permet des échanges instantanés entre collègues, tant textuels que par réunions vidéos (intégration profonde de Skype). Ces échanges ont lieu dans des espaces sécurisés accessibles à des équipes via des canaux ou à des membres via des conversations privées. Entre autres, les membres d'une équipe voit qu'une réunion est en cours et peuvent s'y joindre. La sécurité est 100% du même haut calibre que les autres services d'Office 365.

 

Teams vise à augmenter la productivité opérationnelle d'une équipe en offrant une messagerie instantanée où l'historique y est conservée. On peut même se créer des signets personnels, inclure des @mention d'un membre (ce qui créé une alerte sur l'écran du membre), éditer ses précédents messages et y joindre des documents et des notes.

Voici une vidéo de 8m33 de Microsoft. Depuis, plusieurs vidéos s'ajoutent fréquemment sur YouTube. Je vous laissent les découvrir.

Teams offre aussi pour chaque équipe la possibilité de configurer des onglets d'accès direct à des contenus, bloc-notes et autres services d'équipe d'Office 365. Ces onglets rendent l'expérience UX utilisateur beaucoup plus riche que celles des Groupes.

Voici d'ailleurs un aperçu à quoi Teams peut se connecter, ce qui est déjà excellent, n'est-ce pas ?

Teams est destiné à devenir un point d'entrée incontournable lorsque l'on commence sa journée de travail, au même titre que Outlook, OneNote, Skype...

Teams est maintenant activé par défaut. Si tel n'est pas le cas, l'administrateur général doit l'activer en un clic dans la console d'Office 365 sur la page Paramètres > Services et compléments > Microsoft Teams. La version Windows ou Mac de Teams est disponible en la téléchargeant de cette page (environ 70Moctets).

Teams est toutefois encore jeune. Par exemple, Teams est inaccessible aux membres externes  d'Office 365 (prévu pour juillet) et l'application  mobile demeure incomplète. L'année 2017 verra  le déploiement de nombreuses améliorations. Elles sont annoncées sur le Roadmap d'Office 365 (mot-clef: teams). D'autres suivront parmi celles sur ce forum. Il y en a déjà plus de 2000 d'inscrites. Alors pourquoi Microsoft a-t-il déjà mis en production Teams? Sûrement pour éviter que les abonnés actuels d'Office 365 s'intéressent trop à ses compétiteurs: Slack, Zoho Connect, Jostle, etc. Voici une vidéo de 9m38 traitant, entre autres, de ce sujet (mars 2017) et un récent article sur RedmondMag.

Cela dit, l'intégration de Teams avec les autres services d'Office 365 est déjà impressionnante. L'enjeu de Microsoft sera d'offrir une grande fiabilité des services et une disponibilité des petits détails fonctionnels qui rendront accros les utilisateurs de Teams.

Ici, plus que jamais,

l'adoption du personnel est un enjeu clef

 

Tenez compte aussi que tous les membres d'une équipe doivent être connectés en permanence. Les avantages pour une équipe sont aussi plus marqués lorsque ses membres sont dispersés physiquement.

 

Considérant la forte fréquence des mises à jour de Teams dans les prochains mois. je recommande de débuter par un projet pilote, tel qu'à l'interne du département informatique où le personnel est souvent le moins allergique aux changements fréquents. Si votre enthousiasme se révèle élevé, le déploiement à d'autres équipes sera d'autant simplifié. Voici comment Microsoft représente ce parcours :

 

 

 

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