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Lancement: Jour H
Au Jour H, connu et accepté par tous, tout le personnel transite vers leurs nouveaux espaces conjoints de travail sur le web. Ce jour fait suite à toutes les étapes préparatoires, en particulier la configuration du portail et de ses droits d'accès, l'installation locale d'Office 2016 (incluant Outlook) sur tous les postes, la migration de tous les courriels et des contenus d'affaires (personnels et communs) et la formation de base de tout le personnel.
Le jour H, ou plutôt la semaine H, est particulière. C'est la période où tout le personnel commence à utiliser en équipe les services du portail et des extranets en appliquant les modèles d'usages détaillés dans la prochaine partie du guide.
Plus les étapes préparatoires auront été bien réalisées,
plus le jour H sera facile à vivre.
Choisissez une date où tout le personnel sera au bureau (dans la mesure du possible) et tenez compte que cette journée sera moins productive que d'habitude.
Créez une petite cérémonie au début de la journée pour marquer ce lancement. Voici une suggestion d'ordre du jour :
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Règles et politiques d'utilisation
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Profil personnel à tenir à jour
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Quoi faire si vous oubliez votre mot de passe
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Sites du portail
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Synchronisation: calendriers et contacts
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Bloc-notes OneNote
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Boîtes aux lettres partagées
Calculez au moins l'équivalent d'une demi-journée de non-productivité durant la semaine pour que chacun initie à sa façon le virage: certains visiteront le portail, d'autres créeront des raccourcis, d'autres effectueront des tests personnels, d'autres des exercices et beaucoup questionneront leurs collègues technophiles (ceux-ci seront définitivement moins productifs en cette semaine H). Tout pépin doit être rapidement adressé et résolu. Par exemple, des personnes auront sûrement de la difficulté à retrouver des documents, certains autres auront besoin d'explications concernant un message d'erreur ou une hésitation, des ajustements aux autorisations sont aussi à prévoir...
Assurez-vous d'avertir SherWeb et PMEnuage de cette date pour compter sur leurs assistances techniques respectives le cas échéant. De plus, PMEnuage offre de la formation complémentaire, la production de vidéos et des audits sur demande.
Durant les jours et semaines de rodage, vous aurez entre autres besoins de garder un oeil sur l'utilisation partagée des blocs-notes OneNote. C'est un merveilleux logiciel, mais qui est facile d'utiliser maladroitement. L'utilisation de Delve est aussi à encourager.
Après le rodage, si ce n'est déjà fait, il serait bon d'évaluer la pertinence de configurer un ou plusieurs extranets et de créer des réseaux Yammer qui donne accès aux clients et partenaires.
Bonnes nouvelles, des suggestions seront aussi énoncées par le personnel. Il serait bon de les centraliser, de rapidement les classer par priorité et éventuellement de les implémenter en tenant informées les personnes concernées.
En guise de conclusion, la stratégie de mise en place consiste à cibler un lancement le plus concentré possible de tous les services d'Office 365 pour ainsi bénéficier de l'intégration unique de tous ses services.
Certains services peuvent faire l'objet d'un lancement déphasé. C'est le cas du réseau social d'entreprise Yammer. Sa mise en place est détaillée dans à la page Collaborer à l'interne de la prochaine partie de ce guide.
Pour sûr, la montée en puissance des utilisateurs se fera à différentes vitesses. En contrepartie, vous compterez sur l'entraide des technophiles et le fait que tous seront guidés par les mêmes usages stables toujours basés sur le meilleur emplacement où sauvegarder chaque brique d'informations.
