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Migration des courriels et plus

 

Une fois abonné à Office 365, la migration de courriels vous semble-t-elle une tâche simple ?  Ça devrait être le cas, à moins qu'un pépin  ou une fine  incompatibilité se présente.

Humour d'informaticien  !  

La migration n'est pas un simple copier-coller. Mentionnons que la migration des courriels englobe aussi celle des calendriers et des contacts. Pour mieux comprendre, voici comment transite un courriel entre votre poste et celui de votre(vos) destinataire(s). Ce croquis illustre bien que deux serveurs de messagerie sont impliqués, ceux des domaines domaine1.com et domaine2.org. Ce sont ces serveurs qui stockent les courriels, vos calendriers et vos contacts. Ceux sur vos postes ne sont en général que des copies ou des archives locales.

Il y a donc toujours deux serveurs de messagerie en jeu. Celui qui  gère présentement vos comptes (tels que ceux de Bell Canada, Vidéotron, Google, GoDaddy, HostMonster ou l'un des milliers de fournisseurs de courriels au monde) et l'un des serveurs Exchange Online  d'Office 365. Vos données seront donc migrées entre ces deux serveurs. Une seule exception: si vous êtes déjà abonné à Exchange Online, aucune migration n'est nécessaire, mais les étapes doivent quand même être réalisées par un spécialiste.

Préparatifs avant la migration

Pour illustrer une migration usuelle, nous supposerons que votre entreprise est abonnée à un service de messagerie tel que celui de Google, de Bell Canada, de Vidéotron. etc. Autre prémisse, l'abonnement à Office 365 a été complété avec succès chez Sherweb et tous les comptes des membres ont été créés. Un nom de domaine a été enregistré (si ce n'était pas déjà fait) et les paramètres d'authentification (login+password) qui permettent d'éditer et ajouter des enregistrements DNS sont également connus. L'installation locale de la suite Office a été complétée ce qui inclut le logiciel Outlook sur tous les postes des membres.

Le délai de migration dépendra de la taille des courriels stockés par tous les membres. Les jours précédents la migration. les membres devront tous nettoyer leur espace de courriels en particulier ceux qui conservent des courriels pendant des années et ceux qui ont beaucoup de courriels avec pièces jointes de tailles monumentales. Voici comment connaître la taille de ses courriels dans Outlook sous Windows:

 

TRUC Retirer une pièce jointe d'un courriel est avantageuse. Dans un 1er temps affichez tous les courriels avec pièces jointes avec le dossier de recherche prédéfini. Triez ensuite la liste en l'élargissant vers la droite, suivi d'un clic sur la colonne Taille. Pour chacun des courriels volumineux, ouvrez-le et cliquez le chevron à droite de la pièce jointe. Dans le menu déroulant qui s'affiche, cliquez  Supprimer la pièces jointe. Avant de supprimer, vous pouvez enregistrer le pièce jointe: par exemple dans votre bibliothèque OneDrive.

 
Migration

Avant le jour H du projet, le spécialiste assigné à la migration réalisera la tâche de migration pour tous les membres. 

Cela dit, la solution la plus simple  de migration consiste à appliquer ces 2 étapes :

  1. Archivez tous ses courriels, calendriers et contacts dans un fichier .pst en suivant les instructions de votre fournisseur actuel (généralement disponible dans l'aide). À titre d'exemple, le début de cette vidéo de 3m59 précise comment avec Outlook.

  2. Importez le fichier .pst avec Outlook connecté au compte du membre associé. La 2ème partie de cette même vidéo de 3m59 précise comment.

Les mêmes étapes sont aussi résumées en 1m45 sur la 2ème vidéo de cette page publiée par Microsoft.

Une alternative élégante à l'étape 2 ci-dessus est d'ouvrir le fichier .pst en tant que fichier de données Outlook (au lieu de l'importer) et ainsi s'offrir la possibilité de glisser-déposer que les courriels pertinents à l'intérieur de son nouveau compte Office 365. Voici en 2 images, comment se connecter et se déconnecter (si nécessaire) du fichier .pst.

Veuillez noter que la configuration des appareils mobiles, ainsi que les paramètres locaux d’Outlook tels les règles, les signatures, les messages d’absence du bureau, les autorisations sur des dossiers, les délégations, les groupes de contacts personnels (listes de distribution personnelles), les mentions légales, les dossiers publics et les catégories ne peuvent être migrés et devront être transférés manuellement.

 

L'application des trucs sur la page Meilleur Outlook en 10 minutes sera aussi utile.

 
Technicités d'un projet pilote

Dans le cas où vous débuteriez par un projet pilote avec des participants ayant les mêmes adresses courriels, il y aura donc l'équivalent de deux serveurs de messagerie pour un seul domaine. Un Split Domain Routing (SDR) sera alors nécessaire pour transmettre un même courriel vers deux serveurs de messagerie: celui en cours dans votre entreprise et celui d'Exchange Online. En d'autres mots, un SDR transférera les courriels adressés au participants du projet pilote vers le serveur de messagerie Exchange Online.

 

La technique du SDR  fonctionne très bien. Voici les étapes à suivre suite aux abonnements à Office 365. Nous supposerons que le serveur actuel est celui de HostMonster

  • Sur HostMonster ajoutez l'enregistrement TXT  qui a été défini par la console d'administration Office 365 et qui correspond au domaine de l'entreprise (une entrée à taper).

  • Dans la console d’Exchange Online, traitez le domaine de l'entreprise à titre de relais interne  ce qui rend le SDR  transparent  (un clic)

  • Sur HostMonster, ajoutez les enregistrements DNS que requiert Office 365 sauf l’enregistrement MX, qui doit demeurer inchangé (quelques clics).

  • Pour terminer, deux règles de transfert automatique (email forwarding rules)  sont ajoutées au serveur HostMonster: une règle pour chaque adresse afin que leurs courriels soient redirigés vers le serveur Exchange Online (deux entrées à taper). Par exemple, une règle précise que les courriels versdir@domaine.com sont redirigés versdir@domaine.onmicrosoft.com.

Le grand avantage de cette technique est la transparence du SDR. Son inconvénient est qu'il faut continuer à payer l'abonnement mensuel à HostMonster durant le pilote.

Est-ce trop technique pour vous ? Ce n'est pas grave. Le tout peut être réalisé à distance.

Les autres particularités d'un projet pilote, sont présentées sur la page Étapes.

Tel que mentionné précédemment,  en vous abonnant chez SherWeb, vous obtenez aussi leur support pour effectuer cette migration... et c'est inclus avec l'abonnement.

 

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