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Mise en place de l'environnement
Microsoft est le 1er à l'admettre, Office 365 n'est pas clef-en-main. Il doit être configuré et maîtrisé pour gagner en productivité et qualité; innover plus; fidéliser sa clientèle, protéger son savoir-faire, et être plus compétitif et rentable. Ces gains absorbent alors des dizaines de fois les frais d'abonnement.
Ce constat est confirmé par toutes les personnes que j'ai rencontrées et qui se sont abonnées par elles-mêmes à Office 365. Elles se sont contentées d'installer la suite Office 20xx et d'utiliser Outlook. Ce n'est pas mauvais en soi, mais de belles ressources informatiques demeurent alors inactives. C'est là qu'entre quelquefois en scène le Shadow IT (informatique cachée) ou l'achat d'autres services en ligne plus spécifiques qu'on essaie d'intégrer à Office 365. Mauvaise pioche comme diraient nos cousins d'outre-mer.
La mise en place d'Office 365 vous offre l'opportunité de prendre un temps d'arrêt (pas long, je vous le promets) pour rehausser votre système actuel, pas seulement informatique mais aussi comportementale (mais sans chirurgie invasive).
Avant de détailler cette mise en place dans les prochaines page, je vous propose cette métaphore amusante :
Office 365 à titre de résidence
Le summum pour y travailler heureux!
Vous êtes nombreux à me dire que vous êtes visuels. Fermez les yeux et imaginez en plan votre entreprise en tant que résidence. Pour l'instant, ne choisissez que les pièces principales, sans terrasses, ni sous-sol, ni 2ème étage.
Ci-contre une résidence modeste. Comment est la vôtre ?
Imaginez maintenant une toile transparente sur votre plan et tracez-y les murs externes.
Cette toile, c'est Office 365. Suite à un abonnement, vous obtenez en quelques secondes le sous-sol, les murs extérieurs et le toit, tous couplés aux services de base: accès sécurisés, chauffage, électricité, Internet, wi-fi, outils, ustensiles et autres accessoires. Selon votre abonnement, vous aurez d'autres services, tels qu'un système d'alarme et un aspirateur central.
C'est peu pour en tirer profit immédiatement, mais beaucoup pour plonger sans tarder dans son aménagement, soit l'équivalent de la configuration d'Office 365.
À nous d'aménager cet espace et de le rendre habitable. Office 365 est très extensible. Vous pouvez subdiviser l'espace de votre résidence à votre guise, sans toutefois pouvoir vous contenter d'une seule pièce pour y vivre.
Même un loft requiert une subdivision logique, n'est-ce pas ?
Ajoutons d'abord quelques pièces, en voici huit pour débuter :
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L'entrée: le site d'accueil du portail,
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Les corridors : Outlook, Yammer, Teams et Skype,
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Les chambres : bibliothèque OneDrive dans chacune,
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Le bureau: les sites départementaux,
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La salle de séjour : le site de références [et de discussions],
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La cuisine : Planner et le site des projets internes + tests,
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L'atelier: les sites de projets-clients et de tests,
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Le garage : les sites des gabarits et d'administration.
Où sont les autres services me direz-vous ? Les voilà :
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La suite Office 2016, incluant OneNote et Sway, sont les outils de tous les jours (stylos, calepins, ciseaux, ustensiles, caméras, perceuses, …);
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Yammer, Teams et Skype composent l'interphone audio-vidéo des pièces;
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Les extranets sont le second étage, un salarium 4 saisons, le centre d'équitation...;
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Delve et Power BI composent le système d'évaluation énergétique avec conseils intégrés d'un designer pour établir les futurs extensions;
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Les Groupes sont vos balcons extérieurs pour l'été: pas très à l'abri des intempéries;
Complétons le tout avec le mobilier et autres accessoires :
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Les contenus d'affaires sont les livres, journaux, dépliants, albums...;
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Les centres de référence sont les bibliothèques et autres rangements;
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Votre banque de termes : les tapis dans presque toutes les pièces;
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Le portail vidéo, le cinéma-maison dans toutes les pièces;
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Les pages wiki et web parts: la tapisserie et les cadres des pièces;
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Les autorisations : les serrures des portes et fenêtres;
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Les corbeilles de sites : les poubelles de la maison;
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La corbeille de collection de sites: le bac extérieur;
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Le grenier: les archives.
Voici les derniers éléments qui complètent cette métaphore :
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Le sous-sol est le lieu de configuration et d'extensibilité de votre aménagement Office 365. Les pièces aux étages sont directement connectées au sous-sol (un peu comme dans les parcs Disney et les vieux châteaux). C'est du sous-sol que ce font les ajustements aux pièces et les agrandissements éventuels. C'est aussi du sous-sol que se feront la gouvernance de la résidence. Bonne nouvelle ! Même au sous-sol, le lieu sera bien éclairé.
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Le déménagement correspond bien sûr à la migration de vos courriels, contacts, calendriers, contenus divers et règles d'affaires une fois la résidence habitable.
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Les différents services de domotique correspondent à des extensions d'Office 365, tels que des Apps, des automatismes de Flow, des formulaires PowerApps et des webparts développées avec le SharePoint Framework (SPFx).
Le bon emplacement pour chaque brique d'information: ne pas sortir ses sacs d'épicerie de son véhicule ne tient pas debout .
Cette métaphore illustre que les services d'Office 365 sont bien intégrés entre eux, extensibles et innovateurs.
Cette partie du guide détaille les étapes de cette mise en place pour démarrer sur les chapeaux de roues. La prochaine page précise comment vous préparer. Bonne lecture !
Sept 2017