Office 2016, Exchange, Skype et OneDrive Entreprise

 

Office 365 inclut et rehausse la suite Office 2016. La majorité des nouveautés de 2016 requièrent d'être abonné à Office 365. D'ailleurs, Microsoft a récemment annoncé que cette union sera obligatoire à partir de 2020 (c'est à suivre).

L'image ci-contre résume la dépendance entre les abonnements d'Office 365: Le plan Premium inclut Office 2016 et le plan Essential. Les deux plans incluent Office Online.

Office 2016 et Office 365.jpg

Le grand compagnon d'Office 2016 est résolument la bibliothèque OneDrive. Accessible de partout, elle offre 1000 GOctet/membre sur le cloud mais aussi sur vos postes locaux avec une interface UX similaire à celle de l'explorateur de fichiers Windows ou MAC.

Suite à l'abonnement au plan Premium, chaque membre installe Office 2016 suivi des logiciels Skype et OneDrive Entreprise. Il suffit de quelques clics, d'un café et c'est terminé. Une connexion rapide à l'Internet est requise (disons + d'un MO/s). Chaque membre peut installer les logiciels sur 5 postes en plus des Apps gratuits sur téléphone et tablettes.

Au coeur d'Office 2016, vous retrouvez les logiciels suivants  :

  • Word, Excel, PowerPoint sont les logiciels phares  de la suite. Les maîtriser constitue un réel atout de productivité. Je vous recommande les formations en ligne de Kognos.Pro sur leur plateforme d'apprentissage avec quiz et attestations, le tout en français.

  • OneNote: Étonnant logiciel d'édition de notes multimédia éditables par plusieurs personnes en simultané. OneNote est gratuit sur Windows, sur Mac et sur toutes les plateformes mobiles. Nous verrons que l'utilisation en équipe de OneNote est l'une des assises de l'entreprise sans papier.

  • ​​Outlook: Logiciel de messagerie, de calendriers, de réunions et de contacts. Outlook est en mesure de se connecter à n'importe quel système moderne de messagerie, dont Exchange Online bien sûr, mais aussi à Gmail, Yahoo, Smart Cloud Notes...). Outlook 2016 est un outil de productivité essentiel. Ne vous contentez pas d'une ancienne version.  De plus, Outlook mérite des configurations avancées qui sont présentées dans différents modèles d'usage de ce guide ainsi que sur une page dédiée de la section Trucs. La plus récente version d'Outlook 2016 inclut aussi un CRM léger  qui deviendra de plus en plus mature au cours des prochains mois.

 

J'en profite pour introduire le tout dernier de Office Online, le service de narration multimédia Sway 100% web, détaillé sur cette page.

Sway
 

Cette vidéo de 11h38 en mars 2016 présente rapidement Sway mais surtout les améliorations d'Office 2016 en matière d'expérience UX sur appareil mobile. Avertissement, ce vidéo vous donnera le goût d'acheter une tablette Pro avec un stylet :-)

Cela dit, Office 2016 mérite le détour pour sa collaboration en temps réel. Vous pourrez, entre autres :

  • Coéditer en temps-réel sur un même document;

  • Partager des documents et des blocs-notes facilement;

  • Joindre un document à partir de vos éléments récents dans Outlook;

  • Ajuster les autorisations d'une pièce jointe pour fin d'édition commune;

  • Consulter et modifier vos documents sur tous vos appareils : PC ou Mac, téléphones et tablettes Windows, Apple et Android.

Exchange Online est le service de messagerie d'Office 365. Il est installé sur des serveurs du cloud de Microsoft et Outlook s'y connecte. Exchange a déjà fêté ses 20 ans et est le plus utilisé au monde.

Exchange est méconnu. Voici en 1m40 un aperçu amusant de qu'il offre.

 

Skype et OneDrive Entreprise sont deux logiciels très utiles qui sont à télécharger sur vos poste de travail en quelques clics. Prenons quelques minutes pour les connaître.

 

Skype Entreprise​ est un logiciel 5 dans 1 de réunion à deux ou d'équipe, de webinaire audio/vidéo, de messagerie instantanée, de partage d’écran et d'enregistrement. Il n'y a aucun quota d'utilisation. Vous gagnerez en temps et en qualité tout en profitant d'une sécurité de haut niveau. C’est toute la mécanique des réunions qui se simplifie sans nécessiter de déplacements: un avantage concurrentiel certain.

 

Skype est un logiciel installé sur chacun de vos postes de travail (fixe ou mobile) et toutes ses mises à jour sont automatiques. Voici un survol en 1m33.

Cette vidéo du 13 juillet 2016 de 17m09 mérite d'être visionnée au complet. Un scénario réaliste est présenté où Skype Entreprise est au coeur de l'action avec les fonctionnalités listées ci-dessus.

 

 OneDrive Entreprise est le logiciel qui synchronise en tout temps les fichiers dans le Cloud avec ceux sur vos postes locaux. C'est un logiciel qui s'affiche dans la barre d'état  sous forme d'un petit nuage bleu et qui travaille en arrière-plan lorsque l'Internet est disponible.

 

Petite visibilité, grand effet: C'est grâce à OneDrive Entreprise que l'on peut éditer un fichier sur son poste de travail et ne pas se préoccuper de le copier dans le cloud.

 

Nul doute nous sommes maintenant dans l'ère du logiciel en tant que service (SaaS). Microsoft a de + en + de la difficulté à différencier Office 2016 d'Office 365 dans ses publications marketing. Le bon coté de cet abonnement à Office 365 est d'avoir la suite Office 2016 toujours à jour et beaucoup plus.

 

Juin 2017

S. Charron