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Juillet 2017

S. Charron

Planner et Bookings

 

Planner et Booking sont des  nouveautés de 2016 de Microsoft. La gestion des tâches du personnel de votre entreprise est au cœur de ces deux services. Voyons-les de plus près.

Planner

 

Planner permet d'organiser et de superviser le travail d'équipe à l'intérieur de plans, privés ou publics, où sont assignées et mises à jour des tâches. Celles-ci sont insérées dans des compartiments (buckets) que l'on pourrait associer par exemple à des phases d'un projet.

Planner permet de catégoriser les tâches avec des languettes de couleur et de leur joindre des documents et des conversations via le Groupe qui est créé avec chaque plan. Des tableaux de bord et des notifications aident à garder tous les participants informés. 

 

Voici deux vidéos: celle du 8 juin 2016 au lancement de Planner en 2m48 et celle de Mandarine Academie en 3m13 en français.

Cet article de Tony Redmond Office 365 Planner and Office 365 Groups... détaille les possibilités et limites de Planner. Ces dernières découlent surtout des limitations  des Groupes dues à la relation 1:1 entre un plan et un Groupe. Par exemple, n'importe quel membre peut créer et éditer un plan, les contenus de chaque plan sont sauvegardés en silos dans un Groupe. Planner est aussi un service 100% infonuagique et tous vos plans sont sauvegardés exclusivement dans le tenant tasks.office.com

 

Planner est un outil poids plume  par rapport au logiciel Project Professionnel de Microsoft (aussi disponible sous forme d'abonnement additionnel intégré à Office 365).  Cette vidéo de 25m de monsieur Tim Runcie (janvier 2017) démontre rapidement la puissance de Microsoft Project pour ensuite se poser cette importante question :

Avons-nous à tout inscrire dans un plan de projet tel que Project Professionnel ?

Absolument pas...

Monsieur Runcie précise dans cette vidéo son point de vue pour tirer avantage de Planner mais aussi de Teams, dans un contexte agile d'activités d'affaires où la collaboration de tout le personnel est privilégié.

À l'instar de messieurs Redmond et Runcie, je suggère de ne pas utiliser Planner pour gérer des projets d'envergure complexes où agilité, sécurité, convention, automatisation et historique sont essentielles. La zone de confort de Planner semble se situer à 2 niveaux:

  • Planifier et s'informer mutuellement d’activités à l'interne de l'entreprise où les membres sont tous en mesure d'éditer directement leurs tâches (et même celles des autres) et les documents associés.

  • Gérer des tâches départementales réalisées simultanément dans un contexte procédural répétitif, telles que :

    • des tâches comptables répétitives;

    • des tâches d'administration ou d'entretien technique;
    • les évaluations régulières du personnel;

    • les mises à jour des curriculum vitae du personnel;

    • les tâches d'autoformation ou de certification obligatoire du personnel;

    • les tâches d'intégration des nouveaux employés.

    • l'achat, la diffusion et le retrait des publicités à l'externe de l'entreprise;

Avec Planner, l'usage de plans permanents est à privilégier au lieu de constamment ajouter des plans-groupes et éventuellement les supprimer. Une gestion adéquate des contenus réutilisables demeure aussi un point sensible à ne pas négliger, étant donné que les plans sont bâtis sur des Groupes d'Office 365.

 

Ce graphique illustre bien la place de Planner dans la boîte à outils de gestion de projets de Microsoft. Planner semble sonner le glas aux listes de tâches de SharePoint Online et peut-être même celles d'Outlook. Vos commentaires sur ce sujet sont très appréciés sur le réseau Office365experts.

Planner est encore jeune. L'année 2017 verra le déploiement de nombreuses améliorations telles que celles sur le forum planner.uservoice.com. Il y en a quelques milliers. Vous pouvez en ajouter une ou  voter pour vos préférées. Parmi les plus populaires :

  • le support des membres externes (date de lancement annoncée par MS: juillet 2017),

  • l'affichage des tâches de Planner dans un calendrier d'Outlook,

  • l'intégration avec les tâches d'Outlook,

  • l'affichage de diagrammes de Gantt,

  • la création d'une cliché statique (baseline) du diagramme de Gantt,

  • la création de plusieurs plans associés à un Groupe,

  • l'édition d'une chronologie (timeline),

  • l'archive des tâches,

  • la création de gabarits de projet,

  • l'audit de l'historique des éditions des tâches,

  • le déplacement de tâches entre plans.

Voici deux améliorations importantes de Planner lancées au cours des derniers mois :

  • Assignation d'un tâche à plusieurs membres (3 avril)

  • Lancement de l'appli Planner sur iPhone et Android (18 et 30 mai: confirmés)

Je m'en voudrais de passer sous silence la possibilité d'ajouter un plan de Planner à même les onglets d'un canal de Teams. Ça peut paraître nébuleux, mais essayez le et vous verrez que c'est utile. De plus, vous pourrez discuter du plan directement dans Teams.

Je termine avec cette réflexion sachant que nous avons tous tendance à étiqueter une nouveauté sur la base de nos modèles mentaux établis. Selon vous, Planner est-il un outil de gestion ou de collaboration ? Je le considère plutôt comme un outil spécialisé de collaboration qu'un outil de gestion. Surpris de ma réponse ? J'irai même plus loin, Planner fait partie de ces lieux d'échanges qui sont propres à chambouler les habitudes et les responsabilités dans une entreprise.

Il y a place à des usages innovateurs de Planner (à l'intérieur ou non des zones de confort mentionnées ci-dessus). Je vous propose de partager vos expériences et trouvailles sur le réseau Yammer Office365experts (vous pouvez vous y abonner ci-dessous).

 
Bookings

Bookings est un service infonuagique pour que vos clients prennent eux-mêmes rendez-vous avec vous ou l'un de vos collègues. Ces rendez-vous s'affichent sur les calendriers de vos collègues dès qu’ils sont inscrits. Un client peut ajouter son rendez-vous à son calendrier personnel en un clic. Il peut aussi le mettre à jour si nécessaire. Bookings vous offre aussi la gestion manuelle des réservations et de votre liste de contacts, de recevoir et transmettre des rappels automatisés et  de replanifier le tout au besoin. Toutefois, Bookings n'inclut pas de services de facturation et de paiement en ligne et il peine à s'ajuster à des besoins spécifiques.

Un minimum d'un abonnement Office 365 Office Business Premium est requis. L'application mobile Bookings, vous offre un accès aux informations des clients, des employés et du calendrier, partout où vous en avez besoin.

Ces 3 liens donne accès à des sites de réservation proposés en exemple par Microsoft: Salon de coiffure, Services financiers et Inspecteur en bâtiments. Pour créer et publier en ligne ce type de calendriers, il faut suivre ces six étapes :

  1. Définissez vos heures générales d'ouvertures et ajoutez votre logo,

  2. Sélectionnez les employés et leur disponibilité hebdomadaire,

  3. Définissez les services et pour chacun: les employés, les rappels et marges de temps,

  4. Ajoutez les période de vacances des employés,

  5. Personnaliser votre page de réservation, publiez-la et testez-la,

  6. Ajouter un bouton de réservation à votre page Facebook ou sur votre site web.

Cette vidéo de marketing en français de 1m19 de Microsoft présente Bookings. Cette page l'accompagne.

 

Bookings est encore jeune. Espérons que l'année 2017 verra le déploiement de nombreuses améliorations telles que les centaines sur ce forum.

Voici d'ailleurs une évaluation de madame Hendrickson en 9m23 datant d'avril. En plus des correctifs mentionnés sur la vidéo, les améliorations ci-dessous rendraient Bookings plus utile que maintenant :

  • pour les clients : la saisie de réservations récurrentes, de combinaisons de services et du lieu/technologie du service à offrir.

  • pour l'administrateur: la personnalisation de champs de données, la sélection des champs de données obligatoires, la saisie de périodes où un service est offert, la notification par SMS, le remplacement de mots, tel que service , sur la page de réservation, l'ajout d'instructions aux clients et  la réservation de ressources diverses telles que les places disponibles d'une formation en classe.

Selon Microsoft, certaines sont déjà en développement, mais aucune n'est expressément annoncée pour l'instant sur le Roadmap  (mot-clef: booking) d'Office365. C'est à suivre...

 

Bookings cible à 100% les petites entreprises. Il est suggéré d'en faire le tour en suivant les étapes ci-dessus en quelques minutes.  Vous jugerez ainsi par vous-mêmes si Bookings  est trop contraignant pour votre entreprise. D'ailleurs, plusieurs  alternatives sur le cloud existent, telles que : Timely, Reservio, Acuity Scheduling, ...

 

Je vous invite à partager vos expériences et évaluations sur le réseau Yammer Office365experts  où vous pouvez vous abonner ci-dessous.

 

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