Pour vous, vos collègues, vos clients, vos partenaires...

Véritable révolution numérique depuis le tournant de la décennie, les services infonuagiques, tels que Office 365, sont sources de la démocratisation de solutions pour mieux collaborer; gagner en productivité et qualité; être à jour; innover plus; fidéliser sa clientèle et protéger ses acquis et savoir-faire. Et pourtant, ces solutions tardent à s'enclencher au Québec malgré que + de 90% sont connectées et + de 80% de la population sont des internautes assidus (en 2016). Conséquence: les belles histoires numériques sont beaucoup plus nombreuses aux États-Unis, en France... Essayons de comprendre pourquoi.

Premier constat énoncé par Jean-Pierre Lemaitre, auteur du livre Pas d'excuses pour passer à l'action. Nous souhaitons tous le changement positif mais nous sommes prisonniers de nos habitudes et de nos croyances: C'est le paradoxe du changement où l'illusion positive  l'emporte souvent:

 

Je réussi à me débrouiller avec mon niveau actuel
d'énergie et de problèmes

Nous sommes dépendants de nos habitudes, du focus sur les urgences et de nos journées de travail qui s'étirent indûment. Malheureusement, ces habitudes constituent souvent le réseau sanguin des entreprises. Même un travailleur autonome contracte ces habitudes.

Pour s'améliorer,
il faut changer.

Donc pour être parfait, il faut avoir changé souvent

​Winston Churchill

Un problème ne peut être résolu en réfléchissant de la même manière qu’il a été créé

Albert Einstein

 

Office 365 est un déclencheur de changement mais l'énergie et les ressources nécessaires au démarrage d'Office 365 sont souvent absentes, d'où l'idée d'appliquer une solution de départ: pour écraser le champignon.

Introduire un environnement collaboratif dans une entreprise chamboule les habitudes. Il permet l'emploi concerté d'espaces communs et d'espaces spécialisés de travail. Trois conditions sont requises pour rendre le personnel proactif et confiant d'y partager leurs contenus d'affaires, soit plus du 2/3 de tous les contenus d'une entreprise (les données constituent l'autre tiers):

  1. Les espaces personnels et de travail d'équipe doivent être bien modélisés, complets, consistants et sujet à des droits spécifiques d'accès, d'édition et d'extension.

  2. Le personnel doit rapidement en connaître les rudiments d'utilisation suivis de formations juste-à-temps.

  3. Le personnel doit sans délai: bien classer les contenus dès leur création, en permettre le partage sans les copier, en être responsable et en assurer la qualité (contenu pertinent et fiable, précis et à jour, compréhensif et cohérent, simple d'accès et sécurisé).

 

Bien commencer évite le lourd apprentissage par l'erreur. Nos pensées impactent nos comportements et nos résultats via nos croyances et nos émotions. Un changement demande de l'énergie afin de l'ancrer dans son savoir-faire routinier. Alors, comment gérer positivement ce cycle pensées vers résultats ? D'abord, se libérer de l'énergie, faire les gestes qu'il faut et ça arrivera. Élargissez votre zone de confort. Donnez-vous du temps, visualisez les bénéfices, restez optimiste et récompensez vous à tous les jours.

 

Transformation numérique : un passage obligé

Cette excellente vidéo de 5m45 nous renseigne que 1) la transformation numérique est une opportunité qui n'est pas risquée d'entreprendre, 2) que sa consommation est requise quelque soit la taille et le secteur d'activités de l'entreprise, et 3) que l'enjeu principal n'est pas de nature technologique mais bien celui d'adapter ses modèles d'affaires aux usages innovants que le  numérique offre: L'agilité, l’expérimentation et l'attitude positive au changement sont à l'avant-scène du succès.

La vidéo de 3m17 ci-dessous donne un avant-goût sympathique de l'approche pour réussir sa transformation numérique (sujet qui sera détaillé dans la section Mise en place) :

  1. Soutien de sponsors au niveau de la direction générale,

  2. Recruter des champions,

  3. Susciter l'intérêt à travers des communication ludiques à travers l'entreprise,

  4. Parcours de formation en classe et en ligne,

  5. Anticiper et gérer la résistance en répondant aux questions,

  6. Mesurez les taux d'utilisation des outils et ajustez si nécessaire,

  7. Identifier les comportements exemplaires et célébrez les succès.

Débutons cette 2ème partie du guide par une autoévaluation, suivi de vos enjeux et besoins d'affaires. ÉcoSphère est par la suite présentée avec ses avantages et prérequis.

 

Juin 2017

S. Charron