Préparation de vos postes et espaces de stockage

Les avantages de la solution ÉcoSphère ne coulent pas de source mais bien de son intensité d’utilisation, laquelle requiert un bon degré de préparation de vos espaces de travail: ceux visuels avec lequel vous interagissez au quotidien et ceux qui sauvegardent en sécurité vos contenus d'affaires. Explorons les deux à tour de rôle.

Équipements modernes bien configurés avec connexion Internet rapide sans fil

Espaces de stockage bien modélisés, complets, consistants entre eux et sujet à des droits spécifiques d'accès, d'édition et d'extension

 
Équipements modernes de travail

Un bon espace visuel vous soulage de clics fastidieux, d'incompatibilités, de détour et de tâches inutiles. Il faut prendre le temps de bien le préparer et bien le connaître. Il ne suffit que de quelques minutes pour chaque logiciel.

Ne coupons pas les bûches avec un canif par manque de minutes pour aiguiser sa hache

D'abord, évaluons votre poste physique de travail quotidien. Est-il moderne et bien équipé ? Utilisez-vous un 2ème moniteur branché à votre poste portatif ou fixe ? Est-il HD (1920 pixels de large) ? Pour 200$ ça en vaut la peine surtout avec un ordinateur portatif. J'ai le modèle LG équivalent à celui-ci. Avez-vous un casque d'écoute avec microphone directionnel anti-bruit ? Votre siège est-il confortable ? À ce sujet, voici des conseils ergonomiques (pdf) de la CNESST du Québec.

À propos du sans fil, tout poste fixe de travail peut en profiter même s'il n'est pas équipé d'une carte réseau sans-fil. Il suffit d'y connecter un adaptateur USB sans fil pour environ 40$. De plus, si votre routeur wi-fi ne génère pas un signal suffisamment puissant pour couvrir tout votre lieu de travail, n'hésitez pas à vous procurer un prolongateur de portée wi-fi (50$ à 200$) qui se branche dans une prise électrique. Vous trouverez ces accessoires dans n'importe quel magasin d'électronique. Fini les câbles réseaux qui courent sur le sol !

À propos de votre navigateur préféré ? La barre de favoris est-elle présentement affichée ? Inclut-elle des dossiers ? Avec des noms-raccourcis ? Il ne faut qu'une seconde par un glisser-déposer (drag & drop) pour alimenter ces dossiers une fois qu'ils sont disponibles. Trop utiles pour s'en passer.

Carte et prolongateur de réseau sans-fil

À propos de votre vitesse requise de connexion à l'internet, celle-ci dépend bien sur du nombre d'utilisateurs et de leurs tâches. Microsoft offre des calculateurs sophistiqués, mais pour vous éviter de prendre une journée à calculer cette vitesse théorique, voici un constat de quelques blogues sur ce sujet: Ils font état d'un excellent temps de réponse avec 5 MOctets/sec pour 50 à 100 utilisateurs travaillant la majorité du temps avec des fichiers de taille standard et une synchronisation de OneDrive en continue.  Un (1) Moctet/sec est suffisant pour une personne seule. Sur la page testvitesse.videotron.ca vous pourrez connaître la vitesse de téléversement et de téléchargement: elles sont différentes dans le cas d'une connexion résidentielle. N'importe, il est facile de rehausser son forfait si la vitesse devient insuffisante.

Voici comment en 1m36 avec Internet Explorer: afficher les favoris, y créer un dossier et y ajouter des liens. Des techniques similaires s'appliquent pour les autres navigateurs.

Être familier avec les commandes de son navigateur est aussi très utile: zoomer votre page web pour mieux lire (CTRL-roulette); repérer du texte avec CTRL-F; dupliquer votre page courante avec CTRL-K; récupérer une page affichée il y a une heure avec l'historique de navigation; n'imprimer que le texte sélectionné à l'écran; choisir sa(ses) page(s) d'accueil; installer les nouvelles versions du navigateur automatiquement...

 

Cela dit avoir au moins deux navigateurs différents sur son poste est fortement recommandé. La principale raison est de pouvoir ouvrir deux sessions Office 365 avec des comptes différents Voici les adresses pour télécharger en quelques minutes Internet Explorer, Firefox et Chrome.

Il est aussi important de bien connaître son système d'exploitation et en particulier l'explorateur de fichiers. Par exemple, vous devriez les yeux fermés savoir déplacer et copier des fichiers, récupérer un fichier de la corbeille, créer des dossiers et créer  des emplacements favoris... Laissez-vous tenter ! Les vidéos sur YouTube de manquent pas : vidéo de 2m31, de 3m29, de 16m42 + 9m52. Je suis certain que vous apprendrez des nouveaux trucs utiles.

J'ouvre ici une parenthèse. Pour ceux qu'y ont connu Windows 8.1, Microsoft aurait dû publier cette vidéo de 2 minutes plutôt que leurs publicités ronflantes. Résultat: Windows 8.1 n'a jamais eu le niveau d'appréciation qu'il méritait, tout ça pour 2 minutes manquantes de formation.

Autre environnement très contemporain, celui des applications sur téléphones intelligents et tablettes. Toutes celles affichées ci-contre peuvent être téléchargés gratuitement. Une fois abonné à Office 365, tapez le mot clef Microsoft dans l'application Google Play (Android, ...) ou iTunes App Store (iPhone, iPad...). Vous pourrez télécharger une par une les applications parmi la liste qui s'affichera et suivre les instructions pour compléter la connexion à Office 365. Utilisez une connexion wi-fi rapide et le tout pourra être complété en moins d'une heure. Pour vous donner le goût, voici un vidéo de 1m21 de Microsoft. Bien fait, mais un peu yabadabadou.

Office 365, offre les logiciels de la suite Office 2016 (Word, Excel, PowerPoint, ...) en tant que service (SaaS). Au lieu de mises à jour monolithiques sur vos postes Windows et Mac tous les trois ans, les nouvelles fonctions sont maintenant rendues disponibles sur une base soutenue. C'est déjà commencé. Tout s'améliore automatiquement et c'est une excellente nouvelle. Attendez-vous à une accélération des nouveautés. Les curieux seront biens pourvus ! À titre d'exemple voici quelques nouveautés intéressantes :

  • Coéditer en temps-réel sur un même document;

  • Partager des documents et des blocs-notes facilement;

  • Joindre un document récents dans Outlook;

  • Ajuster une pièce jointe pour fin d'édition commune;

  • Modifier vos documents sur tous vos appareils.

J'ouvre une parenthèse sur Outlook dont la version sur poste de travail est plus puissante que sa version en ligne. Outlook est un outil de productivité important et mérite une configuration avancée. Celle-ci est détaillée dans les prochaines pages, dont cette page dédiée dans la partie Trucs. Cette configuration vous prendra moins d'une heure et vous en fera sauver plusieurs dizaines par an. Vous ne serez pas déçu.

 

Dans ce monde moderne, votre poste de travail est le récepteur de nombreux logiciels bombardés  de mises à jour automatiques. Dans ce contexte, il est important de pouvoir réagir rapidement à une défaillance logicielle.  Avant tout, il est fortement recommandé d'avoir un poste de travail témoin sur lequel ne sont installés que les logiciels d'Office 365 (Office 2016, OneDrive et Skype Entreprise...) et pourvu de connexions réseau : avec et sans fil. Lorsqu'une défaillance est détectée sur un des postes, la personne affectée devra redémarrer son poste de travail et constater que la défaillance persiste. Dans la mesure du possible, elle devra refaire le même test sur un poste équivalent d'un collègue. Si la défaillance concerne un des logiciels d'Office 365, elle devra aussi la tester sur le poste témoin : connexion avec et sans fil. L'analyse de ces tests vous renseignera sur le niveau de contagion du problème et s'il est causé par Office 365. Voici quelques pistes de solutions :

  • La personne affectée se sert du poste témoin pour poursuivre son travail quotidien.

  • Essayez une connexion avec fil sur le poste affecté.

  • Sur le poste de travail affecté, récupérez la version antérieure du système d'exploitation, celle précédant sa plus récente mise à jour. Pour Windows 10, cette vidéo de 2m16 explique comment. Des techniques équivalentes existent pour les autres systèmes.

  • Sur le poste de travail affecté, récupérez la version antérieure d'Office 365. Voici des indications de Microsoft à ce sujet. Si le problème est résolu, répétez les mêmes étapes sur le poste témoin.

Si le problème persiste, n'oubliez pas que l'engin de recherche de Google est votre meilleur ami. Par exemple, vous pouvez y copier le texte du message d'erreur et parcourir les suggestions. Si Office 365 est hors de cause sur le poste témoin, vous pourrez y installer un par un les logiciels du poste infecté et retester après chaque installation. Une fois que vous aurez trouvé le logiciel qui cause le problème, la piste de solution se précisera. SI vous ne trouvez rien, le poste affecté pourrait tout simplement être reformaté.

Prendre un peu de temps pour en gagner beaucoup, votre slogan de tous les jours

Jean-Pierre Lemaître

 
Espaces de stockage en commun des contenus d'affaires

Office 365 permet le travail en équipe où chacun doit savoir classer et étiqueter les contenus dès leur création, d'en permettre le partage sans les copier, d'en être responsables et d'en assurer la qualité. Pour toutes ces tâches, la formation technique de tout le personnel est requise, sans exception.

 

Bonne nouvelle, cette formation ne requiert que quelques dizaines de minutes une fois le système numérique de classement (sites, bibliothèques, listes, métadonnées...) bien adapté aux processus métier de l'entreprise. L'objectif est de rapidement rendre toute sauvegarde d'un contenu si évidente qu'elle ne demande qu'une pensée voisine d'un automatisme pour classer et étiqueter ce contenu.

La préparation des sites, bibliothèques, listes, calendriers, contacts, groupes, fiches et banque de termes demeure un art plein de lucidité que j'espère pouvoir vous transmettre dans les prochaines pages. N'hésitez pas à me contacter pour valider votre système.

 

Cela dit, ce qui restera plutôt intangible, mais tout aussi important, est d'obtenir la confiance et l'aide mutuelle entre tous les membres du personnel. La promotion et la vigilance à l'interne sont conseillées pour réagir rapidement aux mauvaises habitudes d'une personne à mal nommer des documents, à les dupliquer inutilement, à les garder que sur son poste local ou à les classer incorrectement.

 

Juin 2017

S. Charron