Recherche dans les sites SharePoint Online et plus

 

La recherche dans les sites se fait souvent avec des critères ciblant des résultats très spécifiques ou lorsque l'on sait exactement ce que l'on recherche sans toutefois se souvenir de(s) leur(s) emplacement(s). C'est la grande différence avec les engins de recherche tel que Google.com. Par exemple, si vous cherchez les offres de service de votre entreprise mentionnant une expertise spécifique, vous voulez toutes les trouver, ni plus ni moins (ie: une précision à 100%, sans bruit). Les trucs présentés ci-après vous aideront à réaliser ces recherches chirurgicales.

Débutons avec les bases avec cette courte vidéo de 1m01, suite à une recherche par mots-clefs dans ce champs de texte de toutes les pages d'un site.

 

Poursuivons avec les bases de la syntaxe des mots-clefs et leurs opérateurs (AND, OR, NOT, NEAR, ONEAR en MAJUSCULES seulement), lesquels décuplent la précision d'une recherche en les combinant avec ou sans parenthèses.

Voici un exemple de recherche avancée. Petit truc, construisez votre requête par étape :

  1. ShareP* OR "Office 365"

  2. (ShareP* OR "Office 365") AND vidéo 

  3. ((ShareP* OR "Office 365") AND vidéo) NOT Google

 

Les propriétés servent à raffiner vos résultats en précisant des critères autres que des mots dans les contenus. Voici d'abord les 3 propriétés de base équivalentes à celles listées dans le menu de gauche d'une page de recherche :

Vous pouvez aussi taper d'autres noms de propriétés directement dans la zone de recherche. Voici les plus populaires: difficile de s'en passer :

Voici un exemple de recherche avancée ciblant le type de contenu document.

 

Le nom de la propriété (ex: contenttype) doit être tapé au complet et sans faute.
N'ajoutez aucun espace avant et après le ":", "=", ">", "<" et ".."  
(":" signifie "contient", ce qui le différencie de "="). 

Si vous utilisez vos propres types de contenus (ex: RappAudit, RappÉtude,...), ceux-ci seront automatiquement reconnus par l'engin de recherche (ContentType:Rapp*): Très utile lorsque le même type de contenu est utilisé dans plusieurs sites.

Une fois ajouté un type de contenu à une bibliothèque ou une liste, vous pouvez forcer l'indexation rapide des contenus en 4 clics:

  1. Onglet Bibliothèque ou Liste,

  2. Bouton Paramètres de la ...,

  3. Lien Paramètres avancés et 

  4. Le bouton Réindexer la bibliothèque de documents ou Réindexer la liste.

Le menu sous la boite de recherche permet de choisir sa page de recherche avec une configuration prédéfinie. L'exemple ci-dessous trouve des personnes: Lorsque l'on clique sur l'icône d'une personne, son profil Delve  s'affiche.

Seuls les 4 premiers choix ci-dessus sont disponibles avec l'environnement par défaut d'Office 365.  Cette vidéo (1m20) montre comment créer la page tâches et l'ajouter au menu. C'est un peu technique, mais en suivant les étapes vous y arriverez sans problème.

Note : Le contenu du fichier .txt qui affiche le menu de navigation

Retour vers le Portail, Portail vidéos, Extranet clients, Extranet fournisseurs, Sites de tests

est le suivant:

Peut-être serez-vous intéressé de créer une page de recherche dans les contenus de votre OneDrive. Voici comment: https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/dn627526.aspx en 5 étapes. Vous connaissez déjà les 4 dernières :

 

Voici comment créer des pages de recherche dans les sites du portail et des extranets. Vous avez sûrement remarqué sur la précédente vidéo que la nouvelle page de recherche Tâches s'est ajoutée à la bibliothèque Pages de la collection de sites /search. Cette collection est standard et c'est l'endroit pour faire des recherches à l'échelle de votre environnement Office 365. 

À coup sûr, vous voudrez aussi faire des recherches directement dans un site de votre portail ou de vos extranets. Ça sera très apprécié, en particulier par vos partenaires. Vous voudrez sûrement adapter vos recherches à chaque site. Voici comment en 2 étapes :

  • D'abord cet ajustement en 6 clics est conseillé aux paramètres de recherche de chaque site de votre portail et extranets. Ces 6 clics permettent de retirer la page de recherche standard qui a le grand défaut d'être inextensible.

  • Vous pouvez ensuite ajouter des pages de recherche dans chaque site et les personnaliser à votre goût. Cette vidéo (1m42) illustre la recette de base.

Pour les sites où vous voulez utiliser la page de recherche par défaut, il suffit d'ajouter le lien suivant dans le menu de gauche et lui donner un nom (Note: cette page remplace le menu de gauche par la web part Perfectionnement ):

nomcie.sharepoint.com/sites/portail/nomdusite/_layouts/15/osssearchresults.aspx?
u=https://nomcie.sharepoint.com/sites/portail/nomdusite

 

OneDrive, Delve et Yammer offre des interactions spécifiques de recherche:

  • OneDrive offre l'expérience présentée sur cette page. C'est plutôt limité et les propriétés ci-dessus ne sont pas supportées. L'alternative est d'utiliser l'engin de recherche sur Windows puisque vos fichiers sont synchronisés avec votre poste de travail. C'est ce que j'emploie tous les jours.

  • Delve affiche les fiches triées selon la pertinence des signaux que Delve associent aux contenus dont vous avez accès. Laissez-vous tenter !

  • Avec Yammer des suggestions de résultats sont affichées au fur et à mesure que vous tapez dans la zone de recherche de gauche. En entrant dans un groupe Yammer, la zone additionnelle "Rechercher dans ce groupe" s'affiche à droite. Tapez-y ce que vous recherchez et appuyez sur la touche Entrée. Les résultats s'afficheront dans une nouvelle page où vous pourrez effectuer une recherche avancée.

 

Vous en savez maintenant plus sur la recherche... Et pourtant, ce n'était qu'une introduction. La recherche telle que décrite ci-dessus sera sûrement suffisante, tout en demeurant extensible. Ce n'est que dans des cas de taxonomie, d'environnement ou de développement complexe que la recherche mérite l'attention d'un spécialiste SharePoint. Voici une vidéo de 19m45 pour vous initier aux schémas, aux perfectionnements (refiners), aux règles de requête, aux composantes web parts de recherche, modèles d'affichage (display template)

Voici en 5m18 comment lister les sous-sites avec une composante web part de recherche. L'intérêt ici est d'obtenir une liste mise à jour automatiquement à l'ajout d'un sous-site

 

Juin 2017

S. Charron