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Règles et politiques d'utilisation
Au cours d'une journée nous appliquons des centaines de règles d'utilisation, que ce soit pour actionner un appareil, traverser une rue, conduire sa voiture. Nous avons adopté très naturellement ces règles. Elles sont utiles et nous y voyons un avantage personnel, même si de temps en temps nous les transgressons... Les politiques chapeautent ces règles avec des conditions obligatoires à observer en tout temps.
Ne pas happer
Règles d'utilisation
Avec l'emploi des services d'Office 365, de nouvelles règles d'utilisation sont requises pour faciliter la coopération. Pour en faciliter l'adoption, elles ont été insérées à même les modèles d'usages des prochaines pages. Ces règles sont listées ci-dessous sous forme de glossaire. Le but est de vite les voir s'élever en habitudes chez quelques membres de votre entreprise qui en deviendront les promoteurs auprès de leurs collègues, clients et partenaires. Cette promotion altruiste et réitérée à la bonne franquette renforcera les aptitudes acquises suite au lancement d'Office 365 !
1) Documents bien nommés et étiquetés. Tous les documents ont :
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un nom significatif de fichier (entre 10 et 20 caractères est fréquent),
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un nom de fichier qui n'inclut pas de numéro de version, nom de l'auteur, nom de l'extension, date de création, ou toutes autres informations identifiées par ses métadonnées (à moins que cela ne soit utile pour rendre le nom du fichier unique dans la bibliothèque),
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des métadonnées, dont souvent une catégorie parmi celles prédéfinies dans la banque de termes et un état d'activité (ex: actif ou inactif),
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un titre facultatif et des mots clefs facultatifs qui donnent des détails sur le contenu que n'offre pas le nom du fichier.
2) Emplacement de sauvegarde d'un document simple à choisir. Il en découle que:
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la bibliothèque d'un document devrait être la plupart du temps choisie en un clic parmi celles favorites ou suggérés au membre;
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chaque membre n'a les accès en écriture qu'aux emplacements pertinents à ses activités. Ces accès sont octroyés selon son appartenance à des groupes spécifiques;
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la sécurité intrinsèque de chaque emplacement doit être bien connue des membres pour qu'ils soient conscients de l'impact de leur choix à l'échelle de l'entreprise. Par exemple, choisir un site départemental au lieu d'un site de projets donnera une visibilité différente de leur document aux autres membres.
3) Document édité sur place à un et un seul emplacement.
Il en découle :
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de créer des liens, et non des copies d'un document;
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que seul le lien est transmis par courriel à des destinataires ayant des accès directs;
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que le contrôle de version doit demeurer actif en tout temps afin d'éditer un document sans changer son nom (car quelqu'un possède peut-être un lien vers celui-ci);
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que l'édition d'un document en ligne est préférée à son téléchargement sur un poste de travail. Si vous voulez être le seul à pouvoir l'éditer, il suffit de l'extraire (check-out) avant et de l'archiver (check-in) par la suite.
4) Bien distinguer l'édition de la publication d'un document.
Se rappeler que:
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même si un document ne devrait être édité que d'un seul endroit, il peut être publié à plus d'un emplacement, tels que dans le Centre de références ou dans une bibliothèque de livrables destinées aux clients;
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la publication peut ou non être précédée d'une conversion (ex : document .docx en document .pdf) ou être assujettie à une approbation.
5) Auteurs responsables de leurs contenus. Il en découle que :
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chaque membre du portail s'identifie avec son login /mot de passe personnel (i.e. il n'y aucun compte commun associé à plusieurs utilisateurs);
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chaque document d'une bibliothèque et élément d'une liste a un auteur actif;
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tous les auteurs et propriétaires de sites sont responsables de leurs contenus pour qu'ils soient fiables, pertinents et complets;
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la mise à jour à temps des contenus, et en particulier de leurs métadonnées, est sous la responsabilité de leurs auteurs;
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les droits d'accès des contenus sont gérés selon leur emplacement respectif dans les différents sites, bibliothèques et listes;
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les contenus inactifs sont soient: retirés du site, déplacés dans une autre bibliothèque ou liste, ou identifiés comme inactifs.
6) Réutilisation des gabarits de sites, de listes et de bibliothèques. Il en découle que :
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des gabarits sont gérés par les administrateurs des collections de site;
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qu'un sous-site, une liste ou une bibliothèque est ajouté en
privilégiant d'appliquer les gabarits en place ou de demander
à l'un des administrateurs de la collection d'en créer un
nouveau pour répondre à ses besoins.
7) Français concis à l'honneur, la lecture à l'écran est plus lente de 25% que sur papier:
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Un titre doit rendre invitant le sujet;
- Une description peut compléter le titre : Répondez d'abord au qui et quoi;
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Une idée par paragraphe et l'essence de l'idée au début du paragraphe;
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Guidez visuellement le lecteur sur l'information à se souvenir,
avec des caractères gras ou italique, des listes, des tableaux; -
Utiliser LE bon verbe plutôt que de s'appuyer sur un adverbe ou un adjectif;
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Éviter les inconsistances, les images animées et les abus de couleurs.
8) Aucun essai technique ni de pollution dans le portail et les extranets.
Il en découle :
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d'utiliser les sites de tests mis à la disposition des membres pour ne pas polluer le portail ou les extranets de contenus ou de fonctionnalités non pertinents;
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de garder peu de documents de tests pour minimiser l'espace;
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de n'inclure dans les sites de tests que des contenus sans valeur d'affaires ou des copies temporaires de contenus non-confidentiels;
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qu'une nouvelle collection de sites de tests peut être activée par l'administrateur pour remplacer (ou s'ajouter à) celle existante dans le cas où cette dernière ne serait plus techniquement adéquate.
Politiques d'utilisation
Les politiques d'utilisation précisent les conditions que le personnel s'engage à respecter en toute temps lorsqu'il utilise les services d'Office 365 dédiés à votre entreprise. Voici les politiques d'utilisation incluses avec ÉcoSphère (à adapter selon votre contexte d'affaires).
Politique d'utilisation du portail qui s'applique à tout le personnel sans exception :
L'utilisateur protège en tout temps l'intégrité et le caractère privé des ressources informatiques mis à sa disposition, incluant les logiciels et les données. En particulier :
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Il ne partage aucun code d'accès, mot de passe ou autre autorisation qui lui a été assigné. Il est aussi de sa responsabilité d'informer le gestionnaire concerné de tout usage clandestin ou illicite de ses autorisations.
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Il respecte les droits d'auteurs des logiciels et données qu'il utilise.
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Il se déconnecte du portail dès qu'il quitte son poste dans un environnement public, tel qu'un café-internet (il clique sa photo dans le coin supérieur droit suivi de l'item de menu Se Déconnecter et ferme le(s) navigateur(s)).
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Il évite les opérations qui pourraient interrompre le fonctionnement normal du portail ou d'un des systèmes connectés.
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Il évite d'accéder à des informations privées de d'autres groupes d'utilisateurs. Il est aussi de sa responsabilité d'informer le gestionnaire concerné lorsque des informations sont mal protégées.
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Il se tient au courant et applique les mises à jour de cette politique d'utilisation.
Politique d'utilisation du courrier électronique qui s'applique en tout temps à tout le personnel sans exception :
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s'abstenir d'utiliser le service de messagerie à des fins commerciales personnelles, illégales ou entrant en conflit avec les intérêts de l'entreprise;
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s'assurer que ses courriels n'entravent pas le fonctionnement des
ressources informatiques, n'y les activités du personnel; -
identifier sans ambiguïté sa correspondance électronique;
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collaborer avec les gestionnaires concernés afin d'identifier
et corriger des anomalies pouvant se présenter; -
éviter tout comportement nuisible ou malveillant tels les suivants, indiqués à titre d'exemples:
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usage de subterfuges pour transmettre du courrier électronique de façon anonyme ou au nom d'une autre personne;
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transmettre un courriel de menaces ou de harcèlement;
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dépôt de matériel ou d'informations illicites sur un courriel ou sur un des sites.
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La direction se réserve le droit de faire des vérifications et le cas échéant bloquer tout accès aux contrevenants de ces politiques d'utilisation. La direction se réserve aussi le droit d'entamer toute autre procédure jugée nécessaire.
Nom du responsable
Date
