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Résumé et en savoir PLUS
Résumé
Un usage décrit des étapes et des règles informant quand et comment l'appliquer et où sauvegarder les contenus associés. Il est conseillé d'adapter tous ces usages, de favoriser leur adoption et de les élever en habitudes de telle sorte que chaque membre de votre personnel en devient le promoteur et garant de leur application par ses collègues.
Tous les usages présentés impliquent plus d'une personne et combinent les services d'Office 365 pour ainsi maximiser leurs avantages et en faciliter l'adoption. Ce sont :
Cette 4ème partie du guide a présenté des modèles d'usages de la solution de départ ÉcoSphère, bâtie sur Office 365. La présente page résume ces usages et se termine avec des liens et commentaires utiles.

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l'ajout, l'édition et le partage des documents personnels;
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l'ajout et l'édition et la diffusion de documents d'équipe;
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les activités de communications internes et départementales;
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la communication et le partage des courriels;
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la production, la sauvegarde et la diffusion de vidéos;
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l'ajout et l'édition et le partage de calendriers et de contacts;
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la planification/participation à des réunions en ligne de partout;
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l'usage de blocs-notes : lieux vivants de productivité d'équipe;
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la mise à jour et l'analyse visuelles de ses données d'affaires;
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le signalement automatique des activités courantes;
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la production et diffusion de courtes histoires en format multimédia.

Les contenus d'affaires qui circulent ont de nombreux formats en plus des documents traditionnels que l'on peut éditer dans OneDrive, le portail ou l'un des extranets. Les autres lieux sauvegardent des contenus aux formats spécialisés (courriel, bloc-note, notification, nouvelle, conversation, wiki, contact, calendrier, sondage, appréciation, commentaire, image, audio, vidéo, billet, sway, donnée, visuel, tableau de bord, plan...)

Je termine ce résumé avec cette aparté: Le courrier électronique est indispensable bien sûr comme outil de communication et de notification. Le bât blesse quand il est intensivement utilisé comme outil de collaboration.
En savoir PLUS
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Automatisation des logiciel d'Office, incluant Outlook (pour technophiles):
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Référence du langage Visual Basic for Application (VBA) pour Office : concepts, programmation, exemples et références en développement
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Cours en ligne :
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Cours Elephorm: Milliers de courts vidéos; Plusieurs dizaines en bureautique de quelques heures chacun; Téléchargement permis; 39 Euros/mois (en français)
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Cours Tuto.com: Milliers de vidéos; Plus d'une centaine en bureautique; Achat à l'unité autour de 10$ de l'heure; Téléchargement disponible (en français)
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Cours lynda.com: milliers de cours en ligne de 2 à 8 heures chacun; Excellent lecteur de vidéo; plus de 500 cours sur le web; plus de 200 sur MS Office; plusieurs centaines en gestion; 25$US/mois (en anglais)
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Aide en ligne Tell Me en 1m57 :
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Autres aides en ligne et plus :
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Centre de vidéo Excel: Milliers de vidéos de quelques minutes sur YouTube
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Foire aux questions sur Word et PowerPoint
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Gabarits pour les logiciels Office par centaines : rapport, album, brochure, carte, invitation, calendrier, mémo, ordre du jour, factures, certificat ...
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Raccourcis clavier pour Office 2016 en français (classement thématique) :
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Aspects humains et de gestion :
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Liste de plus de 200 qualités humaines: ça peut toujours être utile
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Plus de 100 compétences d'entrepreneur: Connaitre ses compétences entrepreneuriales, de gestion, personnelles et interpersonnelles (.pdf)
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Plus productif en 9 façons: tempérer le travail supplémentaire et le multitâche excessifs, travailler à la lumière du jour, apprendre à dire non, éviter le perfectionnisme, penser au repos, prendre une marche et une sieste et travailler par sprints de 90 minutes suivi de 20 minutes de pause.
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Trucs pour devenir un as de la communication : Pourquoi est-on mal compris et 9 règles pour mieux communiquer.
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Email, réunionite ... qui vous font perdre un temps fou: Les réunions inutiles (8 h/semaine) et le répondre à tous font perdre beaucoup de temps. Solution: les outils de visualisation de données et un RSE implanté par étapes avec un 1er fond de contributions pour éviter le phénomène de la boîte vide suite au lancement.
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L'autoformation une réalité nécessaire à être encouragée par l’employeur: Elle tient compte des intérêts personnels tout en encourageant le soutien, la stimulation et le partage des connaissances entre collègues.
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7 habitudes de gens très efficaces: Être proactif; Commencer avec la fin en tête; Commencer par le début; Créer des situations win-win; Commencer par comprendre avant de faire comprendre; Rechercher la synergie; Bien se préparer.
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6 mauvaises habitudes à corriger pour être plus productif: C’est souvent quand on essaie d’être le plus productif que l’on se met des bâtons dans les roues.
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10 pensées positives pour se garder motivé : Rester positif devant l’échec; Chaque échec vous grandit et vous rend plus fort; L’échec est une étape vers la réussite...
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6 façons de pratiquer son estime de soi: Une vie vécue consciemment; L'acceptation de soi; L'auto-responsabilité; L'affirmation de soi; La vie avec des objectifs; L'intégrité personnelle.
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Suggestions pour faciliter le télétravail et en récolter les bénéfices : Donner de l’autonomie; Communiquer souvent; Fixer les tâches et les objectifs; Planifier des rencontres en personne et fournir la technologie nécessaire.
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On doit rester dans un apprentissage permanent pour être en mesure d’agir. Nous devons avant tout être curieux, tirer le meilleur de nous même et harmoniser les intérêts de chacun pour engendrer la transformation.
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L'importance d'avoir des amis au travail: Statistiques qui confirment l'importance de l'amitié entre collègues pour accroitre le partage, le moral et l'engagement envers l'entreprise. Voilà un aspect à valoriser avec Office 365, sachant que la clef du succès réside dans l'emploi concerté d'espaces communs de travail, où tout le personnel y ajoute, met à jour et partage des contenus d'affaires.
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L'innovation commence avec la confiance: Les entreprises qui s'accrochent aux notions de contrôle et de méfiance deviennent de + en + des reliques. Souvent la méfiance s'est introduite dans les systèmes de ces entreprises. Il est suggéré de changer ses politiques de contrôle avec de réels signaux de confiance... suivi d'activités basées sur la confiance, la collaboration et l'innovation.
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Vidéos d'exercices pour garder la forme au bureau ou à la maison :
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Faites vos abdos devant l'écran en 2m24
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Étirer les bras en 46s
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Inspirer-retenir-expirer en 46s
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Voici un modèle pratique pour identifier les personnalités des personnes que vous côtoyez:

Selon une étude de Deloitte, les employés sont submergés, distraits et impatients :
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ils sont en moyenne interrompus au 5 minutes;
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ils ont de la difficulté à visionner au complet un vidéo de plus de 4 minutes;
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ils déverrouillent leurs téléphone intelligents jusqu'à 9 fois par heure;
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les 2/3 se plaignent de n'avoir pas assez de temps pour réaliser leurs tâches;
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ils perdent 41% de leur temps en futilités qui contribuent peu à leur tâches.
Terminons cette partie du guide sur une note amusante en 50s, 43s, 1m20 et 1m45 !