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Office 365 en images
Voici un modèle de l'interaction des membres avec les services d'Office 365 et vos contenus d'affaires: la base de votre future plateforme quotidienne de travail.
Depuis le printemps 2017, Office 365 permet aussi l'intégration de pages applicatives à développer avec la nouvelle plateforme SharePoint Framework (SPFx). SPFx rend Office 365 plus extensible. Elle est vouée à un bel avenir en tant que clef d'activation pour se lancer à 100% sur le cloud et ainsi se libérer des serveurs d'applications locaux et des plateformes hybrides complexes.
Voici en plus détaillé le même modèle que ci-dessus:
Le modèle ci-dessus met l'accent sur les lieux de stockage et les services/logiciels d'Office 365. Vous reconnaissez bien sûr plusieurs des icônes ci-dessus (Word, Excel,...).
Précisons quelques définitions :
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Poste de travail: Ordinateur de bureau (PC, laptop,...) ou mobile (tablette, téléphone intelligent,...) sur lequel est installé un système d'exploitation. Les plus connus sont Windows de Microsoft, OSx d'Apple, Android de Google et iOS d'Apple.
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Navigateur (aussi nommé fureteur ou browser): C'est le logiciel que vous utilisez présentement pour lire cette page et naviguer sur le web. Les plus connus sont Internet Explorer, Chrome, Firefox et Safari.
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Fournisseur d'accès Internet (FAI): Entreprise (telle que Vidéotron ou Bell) offrant une connexion rapide au réseau Internet où transitent les pages web, les courriels et les vidéo-conférences du monde entier (le FAI est non-imagé dans le modèle pour fin de clarté).
Voici un autre modèle très utile à mémoriser. Il met l'accent sur les points d'accès à Office 365 offerts aux utilisateurs. Il sera détaillé dans la section Usages du présent guide.
Prenez quelques secondes pour vous imprégner de ces modèles
Ce sont des images utiles à imprimer pour la suite
Vos besoins et scénarios d'affaires seront déterminants pour choisir quelles services/logiciels de ces modèles méritent leurs intégrations dans votre entreprise.
Besoin d'aide pour promouvoir Office 365 à l'intérieur de votre entreprise ? Voici une page qui devrait vous aider (à imprimer en orientation paysage 8.5" * 11", idéalement en couleur) :
Usages
Ce qui est remarquable avec Office 365 c'est le haut degré d'intégration entre toutes ses composantes et la liberté de l'utiliser de son bureau sur poste local, d'une salle de réunion sur une tablette ou à l'extérieur de votre téléphone intelligent. De plus, vous pouvez faire participer sans frais (0¢) vos clients et partenaires à l'intérieur d'espaces virtuels sécurisés selon vos besoins, ce qui constitue souvent un avantage concurrentiel.
De nos jours, les contenus d'affaires dans les entreprises sont presque tous numériques. Quand ils ne le sont pas, il est fréquent de les numériser. Office 365 est une plateforme qui permet de gérer ces contenus. En fin de vie, ils sont remplacés, archivés ou tout simplement supprimés ou oubliés s'il ne présentent plus d'intérêts. Ils ont de nombreux formats en plus des documents traditionnels (courriel, bloc-note, notification, alerte, nouvelle, wiki, contact, événement, réservation, tâche, compte-rendu, liste, sondage, appréciation, commentaire, question, image, audio, vidéo, tutoriel, billet, chat, conversation, visuel, tableau de bord, plan, historique, dictionnaire, catalogue ...).
Tous ces contenus sont créés et partagés pour fin de lecture ou d'édition par des collègues, des clients ou des partenaires. L'enjeu pour l'entreprise réside dans l'adoption et l'application des mêmes modèles d'usages des contenus par tous. Chaque modèle précise les étapes, les règles et les services d'Office 365 à appliquer. Il doit être sécuritaire, simple et flexible pour être converti en habitudes personnelles, de telle sorte que chaque employé en devient le promoteur et soit garant de son application par ses collègues. Ces modèles d'usages sont nombreux et font l'objet d'une partie dédiée de ce guide.
Shadow IT (informatique cachée)
La formation du personnel et leur adoption des services Office 365 contribueront à éliminer le Shadow IT dans votre entreprise. Le Shadow IT désigne l'emploi de services numériques (EverNote, DropBox, Slack, Google Forms, etc) dans un processus métier sans l'aval de la direction des TI, ce qui génère des sources officieuses de contenus, sans cohérence, ni fiabilité, ni sécurité adéquates. C'est aussi un véritable frein à l'innovation et brise l'expérience unifiée des utilisateurs.
S'adapter à l'évolution en continue des services numériques est aussi requis pour répondre aux attentes toujours plus pressantes des utilisateurs, ce qui contribuera à réduire l'attrait du Shadow it pour certaines personnes.
Juin 2017