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Sites de vos projets et migration des contenus

Avec ÉcoSphère, les sites de projets sont logés au 3ème niveau du portail et sont tous accessibles du site Dossiers  de 2ème niveau. Voici une vidéo de 1m05 qui présente les éléments d'un site de projets.

 

De combien de projets par an est-il question chez vous ? Question pertinente. Nous verrons ci-dessous qu'il est avantageux d'avoir un nombre limité et stable de sites de projets et qu'avec de petites astuces un seul site peut classer les contenus de 10, 100 ou même 10000 projets du même type, il n'y a pas vraiment de limites. Cela dit, il y a quand même des différences d'usages entre réaliser 2 projets par an versus 1000 par an :

  • à 2 par an, il est pratique de regrouper les activités. Par exemple, si ce sont des projets subventionnés de R&D, vous pouvez les subdiviser par objectif, par obstacle rencontré, par période... (dans ce cas précis, il serait avisé de tenir compte des règles imposées par ceux qui allouent ces subventions: vaut mieux ne pas les contrarier).

  • À 1000 par an, ce sont souvent des tâches plutôt que des projets ! Toutefois, les sites de projets demeurent pertinents. Vous n'aurez qu'à les renommer (ex: site de commandes, site d'achat ou site de support)  selon le type de tâches.

Avant de configurer ces sites de projets prenons d'abord un peu de recul en appliquant ces 3 étapes préparatoires. Ici, je fais appel à vos qualités intrinsèques d'analyste.

1) Fermez les yeux et remémorez-vous vos projets

Encore plus simple, affichez à l'écran le répertoire des projets de votre poste de travail (ie: celui de Windows Explorer). Souvent, ce répertoire est subdivisé par nom de clients. Est-ce votre cas ? Nous verrons ci-dessous, que ce type de classement n'est pas optimal avec Office 365 mais qu'il existe d'excellents compromis. Gardez l'antenne, en suivant les conseils ci-dessous, vous ferez les bons choix.

2) Établissez maintenant les types de vos projets

 

Pour chaque type de projets que vous vous remémorez (développement, consultation, évaluation, formation, construction, support...) listez ces caractéristiques:

  • Client et personnel impliqué;

  • Durée, fréquence et phases/étapes de réalisation;

  • Documents, services rendus et livrables;

  • Règles de gestion.

Nul besoin de faire un inventaire exhaustif, Vous devriez vite remarquer que dans votre entreprise :

C'est le type de projet
qui fixe ses autres caractéristiques
et non le client, la durée ou le personnel impliqué.
 

Il est souvent simple de lister hiérarchiquement ces types de projet. Par exemple :

Formation >

Gestion >

Cours formel

Coaching

Mentoring

Services comptables >

Démarrage d'entreprise

Gestion stratégique

Gestion comptable

Fiscalité

Vérifications

Une fois établie cette hiérarchie, inscrivez-la dans un ensemble de termes de votre banque de termes (ça ne prendra que quelques minutes). La page banque de termes liste les techniques d'édition d'un ensemble de termes. Rappelez-vous qu'un ensemble de termes est accessible de partout, incluant vos extranets.

3) Autres exercices prérequis pour la suite

Refaites maintenant l'exercice ci-dessus avec vos secteurs d'activités, vos clients, vos emplacements, vos services rendus, vos produits livrés, vos années fiscales et vos différents états d'un projet de votre entreprise. Inscrivez-les tous dans des ensembles de termes distincts. Ils sont déjà disponibles avec l'emploi d'ÉcoSphère, Il suffit de les éditer et les compléter avec vos propres termes d'affaires.

 

N'hésitez surtout pas à créer des hiérarchies: par exemple, les clients peuvent être regroupés par secteur d'activités ou par groupes alphabétiques (A-C, D-F, ... U-Z) Donnez-vous une trentaine de minutes: Nul besoin d'être exhaustif pour l'instant, cependant évitez d'inscrire ProduitA, ProduitB. Test1, Test2 dans vos ensembles de termes. 

Voilà un très bon départ de complété.

 

Vos projets de types différents seront donc dans des sites distincts. Le nombre de sites sera égal au nombre de vos principaux types de projets. Entre 3 et 7 sous-sites du portail sont souvent suffisants, dont "Offres de services" et "Projets internes". Les autres sites dépendent de votre domaine d'affaires. Par exemple

  • Construction xyz et CRM  pour un entrepreneur;

  • Testament, Immobilier  et Contrat  pour des notaires;

  • Startup, Litige  et Droit des Affaires pour des juristes;

  • Catalogues et Commandes spéciales pour un distributeur;

  • Étude, Coaching, Formation  pour des conseillers en gestion.

La configuration de ces sites de projets représente une tâche importante, mais les bénéfices le seront encore plus. Notez que des gabarits de sites de projets sont déjà inclus avec ÉcoSphère ce qui simplifiera cette tâche.

Configurons d'abord le gabarit de site de projets

L'emplacement de ce site est dans le site Office 365  à partir de l'un des gabarits de site déjà offert avec ÉcoSphère.

Créez d'abord une liste des caractéristiques de chaque projet. Les caractéristiques des projets seront incluses dans une liste qui inclura un nom de projet unique, une description, les dates pertinentes, des commentaires suivis des métadonnées qui détaille le client, le type de projet, l'année fiscale... Notez que ces métadonnées peuvent être plus détaillées que celles inscrites au tableau de bord du site parent: par exemple, Formation dans le tableau de bord et Formation > en gestion > coaching dans la liste de projets. D'autres colonnes peuvent être ajoutées, telles que des liaisons vers une bibliothèque d'images dans OneDrive ou un canal du portail de vidéos.

Le tout se termine par ces 3 colonnes:

  • La 1ère est la colonne Actif  de type Oui/Non  pour filtrer la liste des projets aptes à recevoir du contenu dans les autres listes et bibliothèques du site.

  • La 2ème est la colonne Actif  ? de type Valeur calculée  avec la formule : =SI(Actif; "Actif";"Non")

  • La 3ème est la colonne Projet actif  de type Valeur calculée  avec une formule similaire à celles-ci:

            =SI(Actif; [Nom du projet]; "")

ou

             =SI(Actif; [Nom du projet]&" - "&[Année]; ""). 

La colonne Projet actif  liste les projets où la colonne Actif  est cochée. Voyez l'exemple ci-contre:

​Créez ensuite les bibliothèques requises à l'aide des gabarits offerts avec ÉcoSphère. Ajouter à chacune de ces bibliothèques la colonne Projet actif de type Recherche et qui est connectée à la colonne Projet actif  de la liste des projets ci-dessus. L'illustration ci-contre précise comment. Prenez note que cette colonne doit toujours être ajoutée manuellement, n'étant pas incluse avec les gabarits de bibliothèques d'ÉcoSphère.

Avec la colonne Projet, seul un projet actif pourra être sélectionné lorsque l'on ajoute un document. Toutefois la colonne Projet:Nom du projet continuera à afficher le nom du projet même si celui n'est pas actif. Ce truc vous permet d'avoir des milliers de projets dans votre site, mais de ne permettre d'associer à vos nouveaux documents que les projets actifs.

Autre truc, pour créer un affichage qui n'inclut que les documents de projets actifs filtrez l'affichage avec le critère ci-contre (Eh oui ! Vous avez bien lu. C'est bien un point d'exclamation qui est utilisé, le caractère [blank] n'etant pas permis).

Créez aussi un bloc-note par projet ou un bloc-note par client. Le modèle d'usage Bloc-note en équipe renseigne sur l'art d'utiliser un bloc-note dans le cadre d'un projet. Ces blocs-notes peuvent être dans la bibliothèque des pièces jointes du site, dans les bibliothèques de documents mais aussi dans celles de l'extranet si le client y contribue activement.

Créez les autres listes requises. Toutes les listes du site doivent aussi avoir une colonne Projet actif  de type Recherche et qui est connectée à la colonne Projet actif  de la liste des projets ci-dessus.  En ce qui concerne les listes Calendriers et Contacts, celles-ci ont intérêt à être synchronisées avec Outlook: Trop utiles pour s'en passer.

 

Les dizaines de trucs de la page  Bibliothèques et listes s'avèrent aussi utiles.

Prenez la mesure de ce que vous vivez actuellement.
Vous êtes en train de créer une réelle plateforme de collaboration en simplifiant les flux d'information entre tous. 

​Backup-ez votre répertoire actuel de documents de projets.  Nous ne sommes jamais assez prudent.

Créez ensuite votre gabarit et un 1er site de projets. Voici comment le créer en 1m51.

 
 

​Backup-ez votre répertoire actuel de documents de projets.  Nous ne sommes jamais assez prudent.

Créez ensuite votre gabarit de sites et un 1er site de projets. Quand tout est testé et que vous êtes satisfait, créez un gabarit de sites et créez votre 1er site de projets. Ne créez pas tout de suite les autres sites. Commencez pas enrichir le site que vous venez de créer avec des documents de vos projets. Le plus laborieux ne sera pas de déplacer les documents, mais plutôt de leur donner des noms uniques. Voici un truc. Ajoutez le nom de code du client en tant que suffixe au nom de vos documents. Pour tous les documents qui portent le suffixe V1, V2, (ou l'équivalent) ne migrez que les documents les plus récents. Supprimez au fur et à mesure les documents que vous déplacez ou que vous ne voulez pas migrer.

Au cours de cette migration, prenez le temps d'ajuster les colonnes et les vues de votre site. Si nécessaire, appliquez ces mêmes changements au site qui vous sert de gabarit.

Donnez-vous suffisamment de temps pour effectuer cette migration
et surtout les ajustements à votre gabarit de sites.

Place aux autres sites de projets

 

Avec la version améliorée du gabarit, créez les autres sites de projets et poursuivez la migration. N'oubliez pas aussi de renseigner le tableau de bord dans le site parent.

Le déplacement de milliers de fichiers d'une centaine de projets peut nécessiter entre quelques minutes et quelques heures. Le plus long sera sûrement de catégoriser ces documents: le mode d'affichage Feuille de données vous sera alors très utile. N'oubliez tout simplement pas de cliquer le lien Arrêter  en haut à gauche de l'affichage quand vous aurez terminé.

 
Avec ou sans dossiers ?

La grande question que sûrement vous vous posez actuellement. Est-ce que je reproduis ou non les dossiers (folders) Windows actuels dans les nouvelles bibliothèques ? En d'autres mots, est-ce que l'utilisation exclusive de métadonnées pour filtrer mes documents entraînera un rejet de la solution par mon personnel ? Si vous répondez par l'affirmative ou par un peut-être, sachez qu'il y a place à un excellent compromis.

Listons d'abord pourquoi les dossiers créent des limitations. Dans son article 12 reasons folders are a bad idea Gregory Zelfond énumère 12 raisons de ne pas utiliser de dossiers dans vos bibliothèques. Voici mes trois préférées :

  1. La structure des dossiers est souvent connue que de la personne qui l'a créée.

  2. Sans métadonnée, vous ne pouvez pas créer de vues pour lister des documents par client, par projet, etc. L'expérience de navigation qui en résulte est moins riche étant donné que vos documents sont physiquement dans des dossiers.

  3. La structure des dossiers est difficile à mettre à jour. C'est beaucoup plus simple avec des métadonnées.

Les métadonnées ont aussi leurs propres limitations, en particulier lorsque vous synchronisez une bibliothèque avec votre explorateur local de fichiers ou lorsque vous créez un emplacement réseau sur Windows. Dans ces deux cas, tous les fichiers seront affichés dans une longue liste sans les métadonnées.

Voici donc un compromis intéressant. Il consiste à ajouter à une bibliothèque des dossiers (en autant qu'ils ne soient pas trop nombreux): par exemple, un dossier par client ou par année et de garder quand même les métadonnées équivalentes (ex: un dossier client inclut aussi la colonne de métadonnée Client ). Créez ensuite au moins un affichage qui liste les dossiers (parmi lesquels il y aura l'affichage par défaut) et créez-vous d'autres affichages qui listent tous les fichiers sans les dossiers: Voici où cliquer dans la page d'édition de l'affichage pour éviter d'afficher les dossiers.

Avec cette solution, vous obtenez les avantages à la fois des dossiers et des métadonnées. Vous vous dites qu'il vous faudra quand même choisir la métadonnée Client  à l'intérieur du dossier assigné au client. Eh non ! car il existe un truc très simple. Le voici.

  • Créez des dossiers dans la bibliothèque,

  • Approuvez ces dossiers, seulement si l'approbation de contenu est active,

  • Cliquez l'onglet Bibliothèque et accédez à la page des Paramètres de la bibliothèque,

  • Cliquez le lien Paramètres des valeurs de colonne par défaut,

  • À gauche de la page, s'affichera l'arborescence des dossiers de la bibliothèque:

    1. Cliquez un des dossiers,

    2. Cliquez une des métadonnées dans la liste de gauche,

    3. Dans la boite de dialogue, cliquez le lien Utiliser cette valeur par défaut,

    4. Cliquez la double étiquette à droite du champ Valeur par défaut

    5. Double-cliquez la métadonnée par défaut qui convient à ce dossier + OK + OK,

    6. Répétez les étapes 2-3-4-5 pour les autres métadonnées, si nécessaire,

    7. Répétez tous ces étapes pour chaque dossier.

En appliquant ce truc simple, vous pourrez donc assigner une valeur par défaut distincte à chaque métadonnée selon le dossier où est déposé ou créé un fichier.

 

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