Office 365 > Sites & OneDrive

Juin 2017

S. Charron

Sites SharePoint et bibliothèque OneDrive

Office 365 offre 3 lieux principaux où sont stockés les contenus d'affaires de votre entreprise. Ces lieux sauvegardent des contenus personnels aux membres (bibliothèque OneDrive), des contenus partagés entre membres (sites SharePoint d'un portail) et des contenus externes (sites SharePoint des extranets) échangés avec des clients et autres utilisateurs externes à votre entreprise. Ces contenus sont de plusieurs types (liste, document, vidéo...) pour répondre aux différents besoins de communication, de collaboration et de gestion de connaissances. Tous les membres ajoutent et mettent à jour des contenus en même temps dans ces lieux sécurisés.

Voici un survol des sites en 1m52. Dans la 2ème moitié de 2017, Microsoft déploiera une interface UX utilisateur plus moderne des sites qui méritera de mettre à jour cette vidéo.

Le portail et les extranets sont des hiérarchies de sites, nommées des collections de sites SharePoint. Par exemple le portail a un site de publication au 1er niveau, suivi au 2ième niveau des sites Références, Dossiers... Le site Dossiers a aussi des sites enfant qui se situent au 3ième niveau. Dans ce cas particulier, ce sont des sites dédiés aux projets.

Collections de sites SharePoint

On crée des sites surtout pour regrouper logiquement les contenus d’affaires et en faciliter la gestion des accès.

 

Un contenu d’affaire est stocké :

  • dans une liste si c’est un élément de données,

  • dans une bibliothèque (super liste) si c’est un fichier, ou

  • dans le portail vidéo ou une bibliothèque si c'est une vidéo.

 

La notion de fichier est très large. Elle inclut un document, une image, un bloc-note, ou une page web. Tel que schématisé ci-contre, il existe différents types de bibliothèques pour chaque type de fichiers.

 
 

Toutes les collections de sites ont accès à une banque de termes. Eh non ce n'est pas un banque pour un dépôt, ni pour un prêt ! C'est plutôt un dictionnaire hiérarchique de termes pour mieux classer vos documents selon vos spécialités d'affaires: finie la tour de Babel. Tous vos collègues utiliseront les mêmes termes pour désigner un appel d'offre, une proposition, un produit, un service, un client... Vous verrez, une fois que l'on commence à les utiliser, on ne peut plus s'en passer.

Une bibliothèque personnelle OneDrive est disponible à chaque membre abonné à Office 365. Chaque bibliothèque inclut des fichiers insérés dans des répertoires hiérarchiques tels que ceux sous Windows ou Mac. Cette bibliothèque est apte à répondre à vos besoins de stockage tout en permettant aussi de partager des fichiers avec vos collègues et personnes externes. Le logiciel OneDrive Entreprise s'occupe de synchroniser ces répertoires avec les postes locaux de chaque membre​. Ci-dessous une présentation des possibilités de OneDrive en 13m49 (mai 2016).

Banque de termes =

Listes hiérarchiques de termes

Jusqu'à 1000 GOctets

Avertissement: OneDrive d'Office 365 utilise une technologie et des fonctionnalités différentes du service OneDrive public  offert par Microsoft. Les deux noms étant identiques, ça prête à confusion:  Mauvais choix de nom de Microsoft , tout simplement !

La démonstration commence sur un Mac, se poursuit sur un PC et se termine sur un téléphone, avec les mêmes documents: 13m49, mai 2016

Dans la 2ème moitié de 2017, Microsoft lancera le nouveau service Files On-demand  qui méritera de remplacer cette vidéo. À partir d'applications bureautiques (Word, Excel,...) ou de l'explorateur de fichiers, vous pourrez ouvrir des fichiers de vos bibliothèques OneDrive et SharePoint Online. Un clic-droit suffira pour rendre vos fichiers ou dossiers synchronisés sur votre poste local (ordi, tablette et téléphone). Files On-Demand réduira le trafic sur votre réseau en évitant de synchroniser en continue les fichiers partagés sur plusieurs périphérique au fur et à mesure que les équipes collaborent.

 

Les sites, quelque soit leur type, doivent être bien modélisés, complets, consistants entre eux et sujet à des droits d'accès. À ce sujet, voici quatre définitions utiles :

  • Membre: ​Abonné à Office 365. S'il a une licence payée mensuellement, c'est un membre interne, autrement c'est un membre externe avec bien sûr quelques droits d'accès en moins.

  • Groupe: Un ou plusieurs membres regroupés pour faciliter la gestion des autorisations dans une collection de sites. Un membre appartient à plusieurs groupes.

  • Niveau d'autorisations: ​Combinaison prédéfinie des actions permises dans le portail ou un extranet par un groupe de membres. Ex: accès, création, édition, suppression, approbation...

  • Approbation​: Accord d'un membre pour  publier un élément-brouillon afin qu'il soit visible aux autres membres.

 

Les documents sauvegardés dans Office 365 sont hautement sécurisés à tous les niveaux. Entre autres, il sont encryptés en tout temps tel que mentionné en 2m12 sur cette vidéo.

Voici les définitions des autres constituants des sites, listes et bibliothèques:

  • Pages wiki​: Pages web interreliées, utiles pour créer les pages prédéfinies d'un site​ dont des assemblages de listes, de bibliothèques et de fonctions de recherche.

  • Colonnes: ​Champs de données élémentaires détaillant une liste ou une bibliothèque​. Il existe plusieurs types de données : texte, date, nombre, membre, ...

  • Métadonnée gérée​: Donnée tirée de la banque de termes et sauvegardée dans une colonne.

  • Affichage​: Vue filtrée de colonnes préétablies d'une liste ou d'une bibliothèque. Différents types existent : liste, tableau, calendrier et diagramme de Gantt.

  • Notification​: Alerte par courriel renseignant de la modification d'un élément, d'une liste ou d'une bibliothèque​.

  • Boite aux lettres de site:Courriels transférés à un site spécifique pour fin d'archive​ (À éviter: sera bientôt retiré par Microsoft)

  • Site de discussions (a été remplacé par Yammer et Teams): Site où les membres discutaient de sujets d’intérêt commun regroupés par catégories.

  • Flux d'actualités (a été remplacé par Yammer): maintenant utilisé pour informer les membres des changements à un site (via une web part)

  • Web Part: composante visuelle possédant ses propres fonctionnalités pour personnaliser une page wiki (ex: les affichages sont  tous disponibles en web part)

  • Application: Objet autonome inséré dans un site et qui effectue une tâche ou répond à des besoins précis. Un magasin sur le web nommé SharePoint Store offre plusieurs centaines d'applications dont plusieurs sont gratuites. Voici celles de l'entreprise KwizCom:

 

La  nouvelle plateforme de développement SharePoint Framework (SPFx) rend Office 365 plus extensible en permettant de développer et d'intégrer vos propres applications. C'est une véritable révolution qui est en marche. Elle rapprochera développeurs, gestionnaires  et utilisateurs.

Les développeurs pourront vite créer des web parts et des pages SharePoint applicatives (Single page applications - SPA) pour ordi, tablette et cellulaire. Ils pourront utiliser les langages de programmation qu'ils connaissent déjà et sans nécessiter d'environnement de développement complexe et coûteux.

Les plus simples SPA amélioreront l’expérience UX des utilisateurs et faciliteront certaines tâches autour des documents et autres applications externes. Pour compléter le tout, des SPA de plus en plus complexes supporteront vos processus de travail. Ça sera le cas des formulaires électroniques intelligents (pour ordi, tablette et téléphone) avec des tâches automatisées et  des connexions sécurisées à d'autres systèmes.

 

 

Avec les nombreux avantages de SPFx (à la fois financiers, techniques et d’affaires, que je listerai bientôt sur une nouvelle page du guide), des milliers de firmes de développement à travers le monde (même chez celle utilisant Mac OS et Linux) l’adopteront vite (et réduiront leur développement avec les anciennes plateformes, ainsi qu’avec SharePoint Designer et InfoPath, logiciels moribonds depuis 2013). Nul doute que d'ci la fin de l'année plusieurs de ces firmes produiront des web parts commerciales qui deviendront populaires auprès des entreprises.

SPFx est voué à un bel avenir en tant que clef d'activation pour vous lancer à 100% sur le cloud et ainsi vous libérer des serveurs d'applications locaux et des plateformes hybrides complexes.

 

C'est définitivement à surveiller en 2017.

 

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