Usages personnels et d'équipe

 
 

Les activités humaines sont au cœur de votre entreprise. Associer des modèles d'usage à ces activités est très pragmatique. Ces modèles nous sauvent du temps, facilitent le travail en équipe et augmentent la qualité de nos livrables. De plus, ils sont flexibles pour s'adapter aux opportunités d'affaires et à la concurrence.

Un modèle d'usage précise des étapes, des règles et des conventions de classement des contenus en particulier s'il implique plus d'une personne.

Cette partie du livre détaille ces modèles d'usage, que je nommerai des usages  pour fin de concision. L'application de chaque usage dépend du contexte courant: avec qui vous êtes, l'urgence, l'impact souhaité... La plupart de ces usages combinent plus d'un service d'Office 365 pour maximiser leurs avantages. Pourquoi emprisonner tant d'informations dans les courriels, les téléphones et les disques locaux, quand le portail, OneDrive, les extranets, Yammer sont directement disponibles ?

Par exemple, pour la majorité d'entre nous, la réalisation de projets en équipe est au coeur de nos activités quotidiennes. L'application des usages recommandés vous rendront le contrôle de vos documents de projets, de vos échéanciers, de vos contacts... Vous mettrez à contribution les éléments suivants :

Sur ce schéma, l'élément central est bien sûr les sites de projets, présentés lors de la mise en place. Tous les projets sont listés dans un tableau de bord et sont connectés ou non à des sites clients de l'extranet. Vous utiliserez bien sûr les logiciels d'Office 2016, votre site OneDrive, mais aussi d'autres services pour collaborer avec vos collègues, clients et fournisseurs: en particulier Yammer, Outlook, OneNote, Skype et Delve. Le site de références et le portail vidéo seront aussi mis à contribution.  Ce schéma démontre à quel point Office 365 est unique par l'intégration qu'il offre de tous ses services.

Autre exemple, une réunion est planifiée avec Outlook, animée avec Skype, annotée dans un bloc note, lequel est sauvegardé dans un site de projets (du portail ou d'un extranet) avec souvent des entrées dans un calendrier, un plan de projet et le portail vidéo (si la réunion a été enregistrée). Soyez rassuré, ces étapes ne s'appliquent pas à toutes les réunions, mais il est bon d'en connaître le modèle d'usage exhaustif.

Ces nouvelles habitudes décupleront les avantages d'affaires d'Office 365. En guise d'apéritifs, voici des vidéos issues du marketing de Microsoft en 1m11 et 1m15.

Je vous propose d'adapter ces usages, de les adopter pour vos activités d'affaires et de les élever en habitudes. La clef du succès est de rendre évident les avantages personnels de ces modèles tout en s'assurant qu'ils demandent moins d'efforts à les adopter qu'à les contourner. Tel qu'un gaulois, chacun devient le promoteur irréductible des bonnes habitudes chez leurs collègues.

 

Dans la précédente partie de ce guide, j'ai recommandé une stratégie de lancement simultané de tous les services Office 365 pour bénéficier de l'intégration unique de ces services où chaque usage requiert souvent plus d'un service. 

 

Si vous n'avez qu'un marteau,
tout ressemble à un clou.

Pour sûr, la montée en puissance des utilisateurs se fera à différentes vitesses. En contrepartie, vous pourrez compter sur l'entraide des collègues technophiles et le fait que tous seront guidés par les mêmes usages stables toujours basés sur le meilleur emplacement où sauvegarder chaque brique d'informations.

La prochaine page liste les règles et politiques d'utilisation, prérequis au bon usage d'Office 365. Par la suite les modèles d'usage sont présentés. En complément, la dernière partie de ce guide présente des trucs et astuces d'utilisation qui augmentent l'efficacité de ces usages. Bonne lecture !