Vidéos partagées en équipe

 

La production de vidéos pourrait devenir virale au sein de votre entreprise.

Ce truc Filmez vos tâches ! est pratique pour enrichir la documentation technique. L'enregistrement de réunions Skype peut aussi devenir apprécié ainsi que les vidéos enregistrées sur votre téléphone intelligent. Nul doute que la vente de vidéos de formation deviendra très commune dans un proche avenir.  

Mais, où sauvegarder ces vidéos ? Avant février 2017 je vous aurait répondu à coup sûr dans le portail vidéo de votre environnement Office 365. Depuis février 2017 c'est différent. Microsoft m'a confirmé que le portail vidéo (../portals/hub) n’est plus disponible avec la licence Business Premium. Il faut une licence E3 ou + d'Office 365, ce qui augmente les frais d'abonnement de 10$Cdn/mois/utilisateurs. En contrepartie, il y a une bonne nouvelle pour les abonnés Premium, Microsoft permet enfin d'insérer des vidéos dans des bibliothèques SharePoint et OneDrive. On visionne la vidéo en cliquant simplement sur son lien. Ça fonctionne bien. On peut même imbriquer des vidéos dans une page wiki d’un site SharePoint. Petit bémol, il y un délai de chargement avant que la vidéo démarre. Si on garde la durée de chaque vidéo assez courte, ce délai ne devrait pas être problématique.

Les vidéos sauvegardées dans Office 365 ont l'avantage majeur de la sécurité par rapport à ceux de YouTube. Elles ne sont jamais précédées de publicité lors de leur visionnement et leur mise à jour est possible sans changer son URL, ce qui n'est pas le cas avec YouTube.

Commençons par ce vidéo de 1m34 de Microsoft

 

Les vidéos doivent être prétraitées suite à leur téléversement dans le portail vidéo. Une vidéo s'adaptera alors à la bande passante et l'espace d'affichage alloué pour rendre les saccades de lecture rarissimes sur PC, Mac, tablette ou téléphone intelligent. Le portail vidéo Office 365 effectue ce prétraitement automatiquement. Cette vidéo originale détaille comment en 3m27: Très bien fait par Microsoft.

Avant de débuter les téléversements, je suggère de créer des canaux d'avance puisqu'un canal est une collection de sites qui nécessite de quelques secondes à quelques minutes pour être créé. Voici quelques suggestions de canaux:

Communications d'entreprise, Publicité marketing, Formations aux nouveaux employés, Formations techniques, Procédures d'assistance, usages Office 365, Vidéo RH, Vidéo Finance, Vidéo administration Office 365, Vidéo R&D, Réunions de projets, Conférences et événements, Activités sociales [année]...

IMPORTANT: Identifiez aussi les groupes qui auront accès à chaque canal. En général, il y a une certaine correspondance entre les canaux et les sites de votre portail et vos extranets. Si nécessaire, scindez les canaux car les droits d'accès y sont appliqués par canal et non sur chaque vidéo. Chaque canal a une énorme capacité, entre 2000 et 3000 heures d'enregistrements.

 

Consommez vos vidéos au bon endroit. En pratique, les canaux et les bibliothèques SharePoint ne sont souvent pas adéquats pour y visionner des vidéos. Il est possible de les intégrer dans des pages de votre portail et de vos extranets via les web parts Vidéo et audio (si la vidéo est dans une bibliothèque) ou Office 365 Vidéo (si la vidéo est dans le portail vidéo).

Bien sûr, il est possible d'ajouter autant de vidéos que vous le désirez sur une page, de leur ajouter d'autres contenus tel qu'un titre, une date, une transcription, une photo de l'auteur... À ce sujet, Office 365 surclasse des solutions propriétaires coûteuses telle que celle de ModOp d'Axaune pour documenter des modes opératoires en entreprise. Voici comment :

  1. Vous prenez en vidéo les séquences d'opérations requises avec ses variantes et ses exceptions (à l'aide d'un caméscope numérique, d'un téléphone intelligent, etc).

  2. Vous éditer ces séquences dans le logiciel gratuit Active Presenter (zoom, surbrillance, annotation, image, découpage, combinaison, ajustement du son, etc).

  3. Vous exportez la(les) vidéos résultantes dans le portail-vidéo d'Office 365. 

  4. Vous intégrez cette(ces) capsules à une documentation complémentaire sous forme de pages web, de bloc-notes OneNote ou de documents (pdf ou autres).

L'ensemble de la documentation multimédia pourrait par exemple être disponible dans le site de références du portail d'ÉcoSphère.

À ce propos, tous les sites ont une bibliothèque de pages web: elle se nomme Pages du site. Souvent elle ne contient que sa page d'accueil uniquement modifiable par son propriétaire. Pour ouvrir la publication des vidéos à d'autres membres du site, il suffit que son propriétaire crée une autre bibliothèque de pages, par exemple Vidéos  et brise l'héritage des droits d'accès. La page Gérer les autorisations  présente comment.

 

OneNote 2016 Windows accepte les vidéos telle que démontrée au début de cette vidéo:

 

Les formats de vidéos acceptés par Office 365 sont très standards, ce sont les suivants.

Voici une excellente vidéo de 5m53 des nouveautés en mars 2016 relatives aux vidéos:

Parmi ces nouveautés, j'applaudis la possibilité de télécharger la vidéo pour fin d'édition ce qui vous permettra de la retirer de votre disque rigide ou de votre OneDrive une fois déposée dans le portail.

Eh oui ! Il y a une application Office 365 Vidéo spécifique à votre iPhone: Les propriétaires d'iPhone ont une application native pour regarder et découvrir le contenu des vidéos. Ils peuvent aussi produire et téléverser des vidéos directement de leur iPhone. Si vous avez un iPhone et Office 365, je vous invite à nous faire part de votre expérience. Merci à l'avance.

Rien ne vaut la concision et un bon repérage. Voici trois trucs: 

  1. Avant de déposer la vidéo sur le portail, éditez-la pour y retrancher les temps morts, les hésitations, les moments discutables... Une réunion et une présentation peuvent facilement être réduites de plus de la moitié en durée. Le logiciel gratuit Active Presenter sur Windows est idéal pour ce traitement et il permet les surbrillances, les zooms et les encarts en un éclair. La page Filmez vos tâches donne plus de détails.

  2. Dans la page où est intégrée une longue vidéo, ajoutez-y une table des matières horodatée et pourquoi pas, des mentions telles que À ne pas manquer, En cours de révision, A été remplacé par...

  3. Pour les très longues vidéos, pourquoi ne pas créer une courte vidéo d'extraits ! C'est très simple avec Active Presenter.

 

Avez-vous des suggestions de logiciels d'édition de vidéos pour le Mac ? Merci à l'avance.

La vidéo est en pleine expansion... Comparez cette documentation technique avec les vidéos ci-dessus pour vous convaincre. Laissez-vous tenter !

 

Fév 2017