Mieux tirer parti de Microsoft en PME
J’aimerais vous convaincre de relancer votre déploiement 365, surtout si votre PME est stationné au camp de base. La relance que je propose est rapide et sans risque. La voici en un quart d'heure le long de ces 17 diapos :
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Univers Microsoft 365 (3 diapos).
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Votre cible (3 diapos).
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Usages des équipes (3 diapos).
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Mise en place (8 diapos).
Vidéo de 16min pour les gestionnaires de PME
Voici les diapos de la vidéo
Cliquer sur les images pour initier les diaporamas commentés
Votre univers Microsoft 365 selon trois perspectives
L’écosystème 365 requiert toujours des configurations techniques. Elles sont essentielles pour supporter les usages collectifs, la gestion des connaissances et la sécurité de vos contenus d’affaires.
Avec une attitude proactive, votre relance 365 sera assurée en un temps record
Vos gains seront proportionnels à l’intensité d’utilisation de l’écosystème 365. Il s’agit d’avoir l’information requise au bout des doigts et une logique des événements facile à suivre. Microsoft 365 se chargera des nombreux contenus partagés, quels que soient leurs formats : Rapports, plans, décisions, listes ou agendas. C’est beaucoup mieux que des fichiers et courriels sauvegardés dans des espaces « chacun pour soi ».
Votre cible
Place à votre cible en trois diapos.
Votre écosystème 365 intégrera ces trois plateformes : un intranet, des lieux de collaboration pour tous et des sites de gestion électronique de documents. Vous commencez votre relance avec un intranet, ce qui est naturel et sans risque, en particulier dans les entreprises à échelle humaine. De plus, le succès de l’intranet réduit la résistance globale au changement ce qui propulse la relance des deux autres plateformes.
Ces principes sont essentiels pour maintenir votre cap et obtenir des gains de plus en plus substantiels. Vous voudrez aussi promouvoir ces 5 tendances bénéfiques à tout écosystème infonuagique.
Je vous propose d‘évoluer le long de paliers du savoir agir en équipe. Cette approche prend exemple d’un immeuble qui se construit par niveaux et non pièce par pièce. Ici, c'est l’intégration des fonctionnalités des applications 365 qui diffère entre les paliers. Chaque palier débute avec des scénarios simples, mais utiles. Ensuite, les équipes les rehaussent ce qui les mènera à leur rythme au niveau d'expert. PASSAGE : Paliers Successifs du Savoir-AGir en Equipe
Usages des équipes
L’adoption de bons usages est un enjeu majeur., en particulier pour vite atteindre le point de non-retour. C’est le point où les équipes commencent à mentionner « Mais comment avons-nous pu vivre sans cette relance de Microsoft 365 ». Ce point est atteint grâce à trois types d’améliorations:
Mise en place
Poursuivons avec la mise en place de votre relance, avec des composants de la suite 365thèque, les licences de Microsoft, le matériel requis et le plan de relance
Promouvoir de saines habitudes à appliquer en tout temps, quels que soient les usages d’affaires. Vous remarquerez que les anciennes habitudes ont la vie dure. En particulier les courriels internes et les tours de table en réunion. Pour s’en débarrasser, d’abord prévoir des formations formelles, de la documentation, des tutoriels pour ensuite faire appel à des superutilisateurs formés à cet effet. Les communautés de veille et les équipements modernes contribuent aussi aux bonnes habitudes.
Toutes vos activités d’affaires s’inscrivent dans des processus métier. Dans ce contexte, les usages de Microsoft 365 s’agencent aux processus. Les usages sont rehaussés par des intégrations de + en + avancées qui apportent des gains d’efficience et de qualité du processus. Bonne nouvelle ! Les usages pourront être configurés en tirant parti de modèles intrinsèques à Microsoft 365. Quelques-uns sont illustrés à droite de cette diapo.
Certaines personnes endosseront de nouveaux rôles. Ici, les superutilisateurs représentent entre 10 et 15% du personnel. Ce sont des experts dans leurs domaines respectifs. Ils sont aussi technophiles et aiment offrir un support de proximité à leurs collègues. Toutes ces personnes auront accès à des équipes-teams dédiées. Elles verront aussi à résister à l’épreuve du temps.
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L’Intra-thèque est un kit qui crée un intranet moderne dans votre environnement 365. Il est apte à supporter toutes les activités actuelles et futures de votre PME. Aucun développement n’est requis ni d’abonnement mensuel coûteux. Les contenus y sont faciles à créer, à échanger et à trouver, ce qui inclut la capture de vos savoir-faire. De plus, vous avez accès à un intranet-vitrine pour vous inspirer. Y contribuer devient vite une douce habitude, voire un loisir.
Le kit Forma-thèque crée un centre privé d’apprentissage dans votre environnement 365. Il offre tous les services d'autoformations microlearning. C’est l’approche pédagogique moderne offrant des réponses juste-à-temps et qui s’adapte aux disponibilités de votre personnel. L’ensemble est apte à couvrir toutes vos activités d'affaires. Entre autres, pour composer avec la pénurie de main-d’œuvre, l’obsolescence des expertises et les responsabilités non couvertes par des remplaçants.
L'Exper-thèque est un portail pédagogique offert en abonnement annuel. Il offre des autoformations microlearning couplées à d'imposantes ressources technos. L’Exper-thèque cible les superutilisateurs de votre PME en leur offrant les meilleurs pratiques technos et usages 365, tout en évitant ceux piégés, dépassés et superflus de Microsoft. C’est l’équivalent d’un expert virtuel à ses côtés 24/7.
Les abonnés de l’Exper-thèque ont aussi accès aux gabarits du Centra-thèque, lequel couvre des dizaines d’usages usuels en PME. Ici, le personnel collabore en temps réel dans des équipes-teams tout en ayant un accès direct aux sites de gestion électronique de documents. Le tout offre une solide base intégrée en matière de collaboration et d’optimisation des flux documentaires. De plus, le nombre de sites GED demeure stable et la collaboration est répartie par usages.
La suite 365thèque intègre les services d’un intranet, d’espaces de collaboration et de sites de gestion électronique de documents. Des autoformations et des gabarits complètent le tout. Ces composants unissent leurs forces pour optimiser la gestion des flux d’informations en entreprise. Comme illustrée, l’approche étend la zone de confort du personnel en introduisant progressivement de meilleurs pratiques et usages technologiques, ce qui en facilite d’adhésion par tous.
Chaque membre de votre entreprise devra avoir une licence Microsoft 365. En matière d’équipement, je recommande de choisir des laptops avec les hautes capacités illustrées. Au bureau, ajoutez un deuxième moniteur. Si votre budget le permet, optez pour un 4k. N’oubliez pas le casque d’écoute avec micro unidirectionnel et une webcam détachée du laptop. En matière de navigateur, en choisir au moins deux, dont Microsoft Edge. Votre entreprise devra s’équiper d’un réseau WiFi rapide et sécurisé.
À la suite du GO de votre comité de direction, vous installez les kits, formez les superutilisateurs, suivi de la formation de base de votre personnel. Ensuite vous appliquez l’approche par paliers. Cette relance numérique n'est nullement risquée, car elle progresse à votre rythme et stimule la croissance. Votre retour sur l'investissement sera hors norme. En termes de budget, vos dépenses seront concentrées au début et nettement sous les 10 000 $ canadiens.